Ik ben opleidingsmanager en ga binnenkort van start met een nieuw project. Om dit project tot een succes te brengen wil ik weten wat het verschil is tussen routinematig en projectmatig werken? Waar moet ik op letten en hoe pak ik het aan? En wat is mijn rol als projectmanager?
Vraag: Ik ben opleidingsmanager en ga binnenkort van start met een nieuw project. Om dit project tot een succes te brengen wil ik weten wat het verschil is tussen routinematig en projectmatig werken? Waar moet ik op letten en hoe pak ik het aan? En wat is mijn rol als projectmanager?
Antwoord: Bij routinematig, ook wel taakgestuurd werken, maak je gebruik van standaardprocedures en dient hetzelfde resultaat vaker gerealiseerd te worden, onder gelijkblijvende omstandigheden en met efficiënte inzet van mensen en middelen.
Bij projectmatig werken, gebruik je een gestructureerde aanpak en een controleerbare inzet van mensen en middelen. Het resultaat is nieuw en concreet.
Verder kennen we nog een methode, namelijk improviserend werken. Hierbij is de werkaanpak vaag, zelfs adhoc en is het resultaat onduidelijk.
Projectmatig werken en het leer- en verandervermogen van de organisatie Om te beginnen is het goed om stil te staan bij de reden van projectmatig werken. Is het de juiste manier voor het gestreefde doel?
Projectmatig werken is een beproefde manier om op een controleerbare manier iets tot stand te brengen. Het gaat om het stellen van meetbare doelen en het tijdelijk bij elkaar brengen van verschillende disciplines om een resultaat te halen. Projectmatig werken kan worden toegepast in een situatie waarin iets nieuws in de (gehele) organisatie moet worden geïntroduceerd of bij het invoeren van een efficiëntere werkwijze in een organisatie. Het ondersteunt de structuur en de cultuur van een organisatie, maar is geen doel op zich. Een resultaatgerichte cultuur helpt en ondersteunt projectmatig werken.
Projecten zijn risicovol, want het gaat om iets nieuws. Ze zijn gericht op veranderingen van de organisatie en/of het gedrag van medewerkers. In veel situaties kan (tijdelijk) door projectmatig werken sneller en beter resultaten worden opgeleverd, waarbij bedrijfsprocessen optimaler worden en organisatieleden in principe zelfstandiger, omdat ze meer verantwoordelijkheid en beslissingsbevoegdheden krijgen. Het leer- en verandervermogen van de organisatie worden aangesproken.
Kenmerken van een project zijn: het is eenmalig en tijdelijk, levert een concreet, afgesproken en meetbaar resultaat op, heeft een afgesproken begin- en einddatum, is afgebakend, heeft beschikbare middelen, tijd, geld en mensen en heeft een opdrachtgever, een projectleider en een projectteam.
Het projectplan Het projectplan kan heel uitgebreid zijn. Zie de volgende onderwerpen die eventueel van toepassing zijn: introductie, aanleiding, accordering en bijstelling, projectopdracht, projectomgeving, doelstelling project, opdrachtformulering, op te leveren producten en diensten, eisen en beperkingen, borging. Verder de organisatie, het personeel, de administratieve procedures, de financiën, de informatievoorziening, de overleg- en rapportagestructuren, de techniek.
De (sub)plannen die je oplevert verschillen per project.
Aandachtspunten Geef aan of het een resultaat- of een inspanningsverplichting betreft.
Een project is probleem georiënteerd. Controle, coördinatie en bijsturen is daarom belangrijk.
Is de impact op de organisatie ingrijpend, veranderen (werk)processen en is het standaardiseren te automatiseren? Behalve de technisch veranderingen in processen, techniek en regelgeving is het communiceren en het opleiden niet te verwaarlozen, om de kennis, de kunde en het gedrag in de organisatie te sturen. Neem weerstand serieus en betrek de gebruikers, de betrokkenen erbij.
Fasen De fasen van een project kunnen bestaan uit: de definitie (van idee naar opdracht), de analyse (het resultaat in eisen), het ontwerp, het implementeren (inclusief pilot of testfase) en de borging (overdraagfase).
Bij de borging, het daadwerkelijk overdragen van het project is een kwaliteitsaudit belangrijk. Aandachtspunten bij de controle van de oplevering van de overdracht: product/dienst, proces, aanverwante maatregelen, zoals opleidingsplan, systeemontwikkeling, testplan, audit, communicatieplan, documentatieplan.
Je zoekt deskundigheid of een bepaalde vaardigheid gedurende een bepaalde periode. Deze moet ook beschikbaar zijn. Let op de dynamiek binnen je team. Kies de mensen, behalve op hun deskundigheid, uit op andere aanvullende talenten zoals op vaardigheden als inspireren, motiveren, beheren, rationaliseren, ondersteunen, communiceren en ondernemen.
Leiderschap Bij leiderschap is van belang hoe leiding wordt gegeven en ontvangen. De stijl is in principe sturend/directief en ondersteunend/begeleidend (situationeel leiderschap).
Commitment van het management is essentieel. Zij moeten overtuigd zijn dat het project(matig werken) de organisatie succesvoller maakt, omdat het sneller kan reageren op de marktontwikkelingen. Richt de focus op de interne en de externe organisatie.
Klik hier voor de 25 laatst verschenen artikelen op Managersonline.nl.
Asha Kalijan is directeur van Adimco en houdt zich op het gebied van organisatie- en persoonlijke ontwikkeling bezig met advies, implementatie en coaching. De wederzijdse invloed tussen mens en organisatie staat centraal in haar benadering. Ze coacht tevens managers bij het verbeteren van hun persoonlijke effectiviteit.
Vraag het Asha Heeft u een vraag voor Asha, stuur deze in. De vraag wordt volledig anoniem en niet herleidbaar op de site geplaatst. U kunt onderstaand formulier gebruiken (naam en emailadres worden niet op de site gepubliceerd). Velden met een * zijn verplicht. Naam
Emailadres * (op dit adres ontvangt u direct het antwoord van Asha)
