Sinds een klein jaar ben ik leider van een groep van tien vertegenwoordigers waar ik zelf eerst als vertegenwoordiger deel vanuit maakte. De vertegenwoordigers werken zelfstandig vanuit huis. Ik ondervind problemen met het feit dat men voor alles een excuus zoekt om de gestelde doelen (waarin ze mochten meedenken) niet te halen. Rapportages worden door lang niet iedereen ingestuurd, naar mijn idee ze te weinig buiten bij de klanten en stoppen ze te weinig energie in werk en voorbereiding. Ik reis circa 15 dagen per maand mee als ondersteuning. Hoe kan hier verandering in brengen?
Vraag: Sinds een klein jaar ben ik leider van een groep van tien vertegenwoordigers waar ik zelf eerst als vertegenwoordiger deel vanuit maakte. De vertegenwoordigers werken zelfstandig vanuit huis. Ik ondervind problemen met het feit dat men voor alles een excuus zoekt om de gestelde doelen (waarin ze mochten meedenken) niet te halen. Rapportages worden door lang niet iedereen ingestuurd, naar mijn idee ze te weinig buiten bij de klanten en stoppen ze te weinig energie in werk en voorbereiding. Ik reis circa 15 dagen per maand mee als ondersteuning. Hoe kan hier verandering in brengen?
Antwoord: Gebruik je eigen ervaring als vertegenwoordiger om je team aan te spreken. Dat werkt heel goed, omdat de vertegenwoordigers dan bewuster worden van het feit dat je weet waar je over praat en dat je met ze meeleeft. Het hebben van excuses om hun doelen te halen kan te maken hebben met een vorm van demotivatie of gebrek aan inspiratie. Een reorganisatie gaat je niet in je koude kleren zitten. Vaak houd je er een onbehagelijk, onzeker gevoel aan over, omdat veranderingen nu niet altijd direct duidelijkheid met zich meebrengt. Het zou kunnen dat ze extra informatie en uitleg nodig hebben over de reorganisatie, om gemotiveerd en geïnspireerd verder te gaan.
In deze tijd kun je trachten gedeeltelijk een andere leiderschapsstijl te gebruiken, wat meer gericht is op het geven van structuur, aanmoediging, duidelijkheid, instructies, hoor en wederhoor.
Reisfrequentie hoog Ik vind je reisfrequentie voor ondersteuning hoog. Je zult daar een goede reden voor hebben, onderzoek dat, en kijk ook of je je tijd niet effectiever kunt gebruiken om de hoge druk het hoofd te bieden. Ik ga er vanuit dat een groot deel van je vertegenwoordigers ervaren zijn. Je verhaal doet mij echter wel twijfelen aan hun zelfstandigheid.
Als je met ze meereist, kun je een dialoog aangaan ten aanzien van de vele excuses en het niet nemen van hun verantwoordelijkheden. En je kunt nagaan wat je werkelijk van hun (acquisitie)gedrag vindt in relatie tot de klant en of je daar zelf bij nodig bent en waarom.
Feedback geven en krijgen Dat je feedback geeft (en krijgt) is belangrijk in deze fase. Het kan zijn dat ze extra begeleiding nodig hebben. Thuiswerken lijkt vaak een ideale situatie, maar ik weet uit eigen ervaring dat je het contact mist met anderen. Dat contact hebben we soms nodig om scherp te blijven, de relatie met de klant optimaler te krijgen, je een teamgenoot te voelen en om klankbord te geven en te ontvangen. Weet je hoe ze hun werk voorbereiden (kan dat anders/beter) en kunnen ze een aantal uren per week buiten zijn bij klanten of klankborden met teamgenoten? Want je analyse is goed. Het face-to-face contact met een klant, geeft een andere dynamiek dan telefonisch of schriftelijk contact.
Begeleiding en/of oplossingen Observeer en bespreek of er extra begeleiding of coaching nodig is en of je die kunt verzorgen in de zaken die nodig anders moeten (je hoeft dat niet zelf te doen). Steek je tijd in het vinden van oplossingen om het functioneren van de medewerkers beter te krijgen en nogmaals, om de hoge druk te verlagen. Ook voor jezelf.
Ga verder bij je zelf na, wat jouw verwachtingen en groeimogelijkheden zijn voor de komende tijd, met betrekking tot je functie, je organisatie en de medewerkers.
Klik hier voor de 25 laatst verschenen artikelen op Managersonline.nl.
Asha Kalijan is directeur van Adimco en houdt zich op het gebied van organisatie- en persoonlijke ontwikkeling bezig met advies, implementatie en coaching. De wederzijdse invloed tussen mens en organisatie staat centraal in haar benadering. Ze coacht tevens managers bij het verbeteren van hun persoonlijke effectiviteit.
Vraag het Asha Heeft u een vraag voor Asha, stuur deze in. De vraag wordt volledig anoniem en niet herleidbaar op de site geplaatst. U kunt onderstaand formulier gebruiken (naam en emailadres worden niet op de site gepubliceerd). Velden met een * zijn verplicht. Naam
Emailadres * (op dit adres ontvangt u direct het antwoord van Asha)
