Elke dag staat u om dezelfde tijd op, kust u uw partner gedag en vertrekt u naar uw werk. In de auto hoeft u niet na te denken waar de versnellingspook zit en het lukt u soms zelfs om op de automatische piloot door het verkeer te manoeuvreren, terwijl u luistert naar de radio of diep in gedachten verzonken bent. Routines zorgen ervoor dat u deze dingen kunt doen zonder er bij na te hoeven denken. Dat is heel nuttig!
Elke dag staat u om dezelfde tijd op, kust u uw partner gedag en vertrekt u naar uw werk. In de auto hoeft u niet na te denken waar de versnellingspook zit en het lukt u soms zelfs om op de automatische piloot door het verkeer te manoeuvreren, terwijl u luistert naar de radio of diep in gedachten verzonken bent. Routines zorgen ervoor dat u deze dingen kunt doen zonder er bij na te hoeven denken. Dat is heel nuttig! Vanwege automatismen kunt u uw aandacht verdelen: thuis, in de auto en op het werk. Als u dingen volgens een vast stramien doet bespaart u ook veel moeite.
Oud en vertrouwd Michel Hoetmer had gelijk toen hij onlangs in zijn artikel Van denken word je moe beschreef dat je voor veranderingen van spijs eerst je denkpatroon dient te veranderen. Meestal doen we dat niet. Nadenken is inderdaad een vermoeiende bezigheid, die we maar liever achterwege laten als dat niet persé noodzakelijk is. En als het om ingesleten routines gaat staan we er gewoonlijk niet eens bij stil dat we iets zouden kunnen veranderen, laat staan dat we dat werkelijk van plan zijn.
Bij de supermarkt koopt u steeds hetzelfde merk boter. Niet omdat deze boter naar uw idee zoveel beter is, maar gewoon omdat u het altijd koopt. U komt niet op het idee om iets anders in uw karretje te leggen, al staan de schappen vol alternatieven. Als u in het winkelwagentje van anderen kijkt kunt u zich er zelfs over verbazen hoeveel dingen deze mensen kopen die u nooit zou aanschaffen. Ons leven zit vol vastgeroeste gewoontes. Hoe je deze vaste patronen kunt doorbreken is daarom werkelijk een kopbreker voor de marketing.
Alles heeft een ritme! Alles heeft een ritme zong Frizzle Sizzle in 1986 op het songfestival. En daar hadden ze zeker een punt. Ook op uw werk zullen zaken volgens vaste patronen verlopen, zonder dat medewerkers daar al te veel bij stilstaan. Toch beďnvloeden deze gewoontes en regelmaat voor een groot deel het werk, de communicatie en de meningsvorming in uw team. Vaak zullen vaste gewoontes nuttig zijn en bijdragen om zaken soepel te laten verlopen. Op andere momenten kan een vast stramien beperken in de mogelijkheden. Routines zijn vaak een blok aan het been bij veranderingsprocessen.
Zeker als veranderingen worden geďnitieerd door een interim-manager - die er immers maar tijdelijk zal zijn - is de weerstand groot. Veel medewerkers houden hun poot zo lang mogelijk stijf en hopen dat de interim-manager zijn ideeën met zich meeneemt bij zijn vertrek.
Liever niets veranderen Uw medewerkers hebben zich een bepaalde manier van werken aangeleerd, waaraan ze bij voorkeur niets veranderen. ‘Zo hebben we het altijd gedaan!’ is vaak het motto en geldt als motivering om het maar liever niet anders te doen. Hierin zullen medewerkers elkaar ook graag ondersteunen. Het komt regelmatig voor dat nieuwe collega’s - met briljante, nieuwe plannen - onder druk worden gezet om zich maar zo snel mogelijk te conformeren aan de bestaande normen en gewoontes.
Ingeslopen gewoontes Sommige gewoontes ontstaan geleidelijk en gaan een eigen leven leiden. ‘Eerst een bakkie, dan ga ik beginnen’ kan uitgroeien tot een terugkerende pauze aan het begin van de dag die u liever niet op het rooster heeft staan. Sommige medewerkers ontwikkelen misschien de gewoonte om er de kantjes vanaf te lopen, maar proberen tegelijkertijd druk over te komen. Andere medewerkers maken er een gebruik van om steeds te laat te komen. Zo’n medewerker heeft blijkbaar de gewoonte ontwikkeld om elke dag op het nippertje van huis te vertrekken, waardoor elk rood stoplicht zijn werktijd een minuut verkort. Vaak accepteren collega’s deze tekortkoming. Het gaat tenslotte maar om een paar minuten en als zij deze medewerker credit geven, krijgen ze die zelf op een ander moment van hem terug.
Als laat komen een routine wordt, kunnen die enkele minuten echter aardig oplopen. In stilte hopen op verbetering werkt dan niet. U dient deze medewerkers aan te spreken en hen bewust te maken van dergelijke patronen. Het gaat echt om bewust maken, want net als bij het kopen van boter staan mensen er op een gegeven ogenblik niet meer bij stil wat ze elke dag doen en wat dat betekent voor uw bedrijf.
Beperkende gewoontes Naast de ingeslopen - foute - gewoontes, bestaan er ook beperkende gewoontes. Om het leven draaglijk te maken maakt iedereen gebruik van routines, maar sommige medewerkers houden zich angstvallig vast aan vaste patronen. Om overzicht te bewaren op alles wat zich op het werk afspeelt, ontwikkelen ze graag vaste structuren en houden daar ook anderen aan. Alles moet volgens het boekje - dat ze vaak zelf geschreven hebben - en strikt volgens de klok. Zij bemerken niet eens dat te rigide tijdsafspraken hen belemmeren in hun flexibiliteit.
Het zijn de mensen die zeggen: ‘Ik heb erge trek in koffie, maar ik moet nog twee minuten doorwerken dan is het pauze’. Het lijkt positief om zulke gestructureerde medewerkers te hebben, maar door hun dwangmatig vaste stramien kunnen ze ook werkelijk niet anders meer. Hun strikte werkwijze wordt hun enige en beperkende houvast. Tegelijkertijd beschouwen anderen hen soms als saaie collega’s. Trek zo’n medewerker eens op een ander moment van zijn stoel voor een break! Maak duidelijk dat flexibiliteit een belangrijk goed is.
Voortdurend volgens de klok werken is vaak weinig bevorderend voor de communicatie. Houd dit ook voor uzelf in gedachten. Timemanagement heeft ook zijn beperkingen; neem soms liever de tijd!
Houd rekening met routines Soms dient u vaste gewoontes te doorbreken, maar doe dat niet de hele tijd. Zoals gezegd hebben routines wel degelijk een belangrijk functie. Doordat u en uw medewerkers bepaalde dingen automatisch kunnen doen verlopen deze soepel. Probeer te ontdekken wat de routines zijn van uzelf en van de mensen om u heen. Bewustwording kan veel verhelderen. Het maakt u ook duidelijk waarom bepaalde zaken die zo vanzelfsprekend lijken opeens niet meer goed verlopen als de bestaande patronen en ritmes op de dag worden doorbroken.
Een duidelijk voorbeeld daarvan is een vergadering waarvoor u een uur heeft uitgetrokken. Het laatste agendapunt is echter nog niet afgerond en u meent dat het zinvol is dat de vergadering uitloopt. Houd er dan rekening mee dat sommige medewerkers op klokslag het hele uur de inputkraan dichtdraaien. U kent het misschien nog uit uw opleiding: Als de docent nog even door wilde gaan, begon iedereen ondertussen zijn tas in te pakken en nam niets meer op van wat er nog verteld werd. Ook bij uitlopende vergaderingen schuiven medewerkers soms hun stoel al naar achteren en zitten startklaar. Met name aan het eind van de dag zijn medewerkers in gedachten al bezig met andere routines: hun routines thuis!
