Sinds een half jaar ben ik directeur van een zorgorganisatie. Ik volgde iemand op die al vele maanden ziek thuis was. Om die reden heeft het bestuur van de stichting veel van haar taken overgenomen. Het was de bedoeling dat ik dat ging doen en het bestuur weer meer zou terugtreden. Het wil echter helemaal niet vlotten tussen mij en het bestuur. Het bestuur bemoeit zich overal mee en mijn functie heeft nauwelijks inhoud. We hebben voortdurend onenigheid en ik word in mijn werk belemmerd. Wat moet ik doen
Vraag: Sinds een half jaar ben ik directeur van een zorgorganisatie. Ik volgde iemand op die al vele maanden ziek thuis was. Om die reden heeft het bestuur van de stichting veel van haar taken overgenomen. Het was de bedoeling dat ik dat ging doen en het bestuur weer meer zou terugtreden. Het wil echter helemaal niet vlotten tussen mij en het bestuur. Het bestuur bemoeit zich overal mee en mijn functie heeft nauwelijks inhoud. We hebben voortdurend onenigheid en ik word in mijn werk belemmerd. Ik heb met nog niet ziek gemeld, maar heb binnenkort wel een afspraak met de bedrijfsarts. Wat moet ik doen? [ingekort door de redactie]
Antwoord: Als ik even de kern pak van je verhaal, dan is er sprake van een onwerkbare situatie tussen twee partijen, het bestuur en jou -de directeur- ontstaan, wat door jou nu als ziekmakend wordt ervaren. Het is verstandig om deze situatie zo niet door te laten gaan. Je vertoont al vormen van mentaal verzuim en er lijkt een conflictsituatie te ontstaan.
Wat heeft de afspraak met de bedrijfsarts opgeleverd? Mijn ervaring is dat het in dergelijke gevallen nuttig is een derde partij erbij te halen om de communicatie tussen de twee partijen te verbeteren en van daaruit verder te gaan met oplossingen voor deze situatie.
Er is een hoop waar je mee te maken hebt. Ik ga hieronder op enkele zaken in.
Jouw functie Je bent nu ruim een half als directeur/coördinatrice actief. De onduidelijkheid begint al met deze dubbele functie. Wat is de reden van het samenvoegen van deze functies? Ik ga er vanuit dat je voorgangster dezelfde functie(s) had. Hoe vervulde ze de functie in de dagelijkse praktijk, werkte dat, en welke verschillen vind je tussen jullie in de uitoefening van de functie? Vergelijk dat met de functieomschrijving die je nu toch in je bezit hebt, want dat is iets concreets. Informeer ook naar de beleving van de situatie door diegenen die je aanstuurt en andere betrokkenen. Je kunt je functie niet uitoefenen als je niet weet wat het inhoudt en hoe het beleefd wordt.
Kom hoe dan ook in gesprek met het bestuur. Het zal wellicht geen prettig gesprek zijn, maar daar gaat het nu ook niet om. De verwachting van het bestuur moet duidelijker worden voor jou. Aan de ene kant zeg je dat het bestuur zich met de titel naar buiten toe wil profileren. Aan de andere kant dat de functie in de praktijk duidelijk moet worden. Wat wordt hiermee bedoeld? Is het een wellicht een kans waar jij zelf sturend in kunt zijn om de functie vorm te geven of is het een vorm van diskwalificatie? Krijg dat duidelijk. Analyseer wat de organisatie nodig heeft van de directeur, wat het in werkelijkheid is, welke lacunes er zijn, wat jij kunt bieden en wat je visie is op het geheel. Kijk ook naar je deskundigheid in deze rol. Wat zijn de competenties die nodig zijn voor de functie van directeur/coördinatrice en in hoeverre bezit je die? Wat heeft het inwerken opgeleverd en hoever ben je daarmee? Er is veel emotie in je verhaal. Probeer een helder en duidelijk verhaal neer te zetten en gebruik de emotie op de juiste wijze als het opspeelt, door bijvoorbeeld te benoemen waarom je zo emotioneel bent. Dan werkt het versterkend, vóór jou, de rest en niet tegen jou.
Het bestuur De hetze tegen jou is voor mij nog niet concreet bewezen. Vul niets in, maar vraag door tot het achterliggende verhaal cq de intentie van de uitlatingen of gedrag duidelijk is. Is het e.e.a. persoonlijk tegen jouw bedoeld (waaorm dan) of is het een manier van reageren gezien de onduidelijke situatie in de organisatie. Of is het een gevolg van het werken op afstand van het bestuur? En er is een bestuurswisseling geweest, waar je als directeur de reden van zou moeten weten. Het geeft je informatie over het reilen en zeilen van de organisatie en dus de knelpunten die misschien ook dezelfde zijn als die van jou. Vindt de gezamenlijke doelen en problemen (en dan de oplossingen). Het past bij je functie om dat te doen.
De organisatie Er gebeurt veel langs elkaar heen in de organisatie en er wordt niet op tijd, helder en volledig gecommuniceerd. Het geheel komt vrij versnipperd over. Hoe doet de organisatie het als geheel en wat zijn de bedrijfsresultaten. Zie je een tendens? Wat is nodig om mensen goed te laten functioneren in de organisatie. Betere organisatie van zaken, duidelijkheid in beleid en rollen, visie? Wees concreet en geef voorbeelden. Je hebt het over de noodzaak van veranderingen in de informele welzijn en zorgbranche. Een goede waarneming en conclusie. Welke zijn dringend nodig bij jullie volgens jou en ga hierover vervolgens ook in gesprek.
Je kunt het niet in je eentje oplossen. Thuis zitten en zaken niet duidelijk hebben lijkt mij een onbevredigende situatie, tenzij het niet anders kan omdat je ziek bent! Zorg voor je stappen onderneemt, eerst voor wat antwoorden en gezamenlijke conclusies. Benut daar die 20 uur voor. Laat je op deze manier ook gelden als directeur. Partijen staan te veel tegenover elkaar en de neuzen wijzen zeker niet dezelfde kant uit. Als er een conflict dreigt, dan zullen jij en het bestuur een oplossing in de vorm van coaching/begeleiding moeten zoeken. Anders lopen de organisatiekosten op termijn te hoog op.
Nogmaals, kom in gesprek en zorg ervoor dat je eerst je eigen verwachtingen en knelpunten duidelijk op een rij hebt, vertaal die naar heldere thema’s die aansluiten bij de problematiek van de organisatie en communiceer ze op een deskundige, krachtige wijze.
Balans privé-werk Zorg dat je je kunt ontspannen en alsnog wat vrije tijd creëert om zaken te laten bezinken en om te relativeren. Als het niet spontaan lukt om te ontspannen, plan dan momenten in die je daarvoor benut. Die tijd verdien je dubbel en dwars terug! Plan ook wat tijd in voor je afstudeeropdracht. Probeer werk en privé goed te verdelen. Ze zijn beiden belangrijk.
Klik hier voor de 25 laatst verschenen artikelen op Managersonline.nl.
Asha Kalijan is directeur van Adimco en houdt zich op het gebied van organisatie- en persoonlijke ontwikkeling bezig met advies, implementatie en coaching. De wederzijdse invloed tussen mens en organisatie staat centraal in haar benadering. Ze coacht tevens managers bij het verbeteren van hun persoonlijke effectiviteit.
Vraag het Asha Heeft u een vraag voor Asha, stuur deze in. De vraag wordt volledig anoniem en niet herleidbaar op de site geplaatst. U kunt onderstaand formulier gebruiken (naam en emailadres worden niet op de site gepubliceerd). Velden met een * zijn verplicht. Naam
Emailadres * (op dit adres ontvangt u direct het antwoord van Asha)
