Tijdens een vergadering zijn bepaalde figuren voortdurend aan het woord, terwijl anderen zich soms de hele bijeenkomst hullen in zwijgzaamheid. De ene persoon is extraverter dan de ander en tegelijkertijd heeft niet iedereen een even grote belang bij een bepaald agendapunt. Maar bij de inbreng tijdens vergaderingen gaat het ook om de onderlinge verhoudingen: wie is de baas, hoor ik erbij, wie weet het meest, vinden ze mij aardig? De non-verbale reacties van de aanwezigen geven veel informatie over hun rol en belangen in de vergadering.
Tijdens een vergadering zijn bepaalde figuren voortdurend aan het woord, terwijl anderen zich soms de hele bijeenkomst hullen in zwijgzaamheid. De ene persoon is extraverter dan de ander en tegelijkertijd heeft niet iedereen een even grote belang bij een bepaald agendapunt. Maar bij de inbreng tijdens vergaderingen gaat het ook om de onderlinge verhoudingen: wie is de baas, hoor ik erbij, wie weet het meest, vinden ze mij aardig? De non-verbale reacties van de aanwezigen geven veel informatie over hun rol en belangen in de vergadering. Willen ze hun mening koste wat het kost ventileren of laten zij liever het achterste van hun tong niet zien?
In het artikel De impact van vergadergedrag beschreef ik eerder hoe het tijdens een vergadering soms niet gaat om wat een spreker precies zegt, maar om wat hij daarmee ‘eigenlijk’ bedoelt. De reden van een opmerking wordt soms duidelijker door de lichaamstaal van de spreker dan door zijn woorden. Spreken of juist zwijgen tijdens een vergadering kan ook veel verduidelijken over onderliggende intenties.
Zwijgen of spreken De vergadering is een plek waar belangrijke besluiten worden genomen. Besluitvorming heeft voor een groot deel te maken met zaken als macht, respect en waardering. Als er uiteenlopende meningen zijn over een belangrijk agendapunt, staan vaak ook de onderlinge verhoudingen op scherp. Niet alleen het gespreksonderwerp, maar ook het verlangen naar erkenning en waardering bepalen wie er het meest aan het woord zijn.
Bepaalde mensen doen als een gevoelig onderwerp wordt besproken hun mond niet meer open, slechts om de lieve vrede te bewaren. Anderen voeren steeds opnieuw het hoogste woord in conflictueuze situaties, ongeacht het onderwerp. Hun voornaamste belang lijkt hier eerder het uitvechten van persoonlijke vetes en het strijden om aanzien en macht, dan het bieden van een constructieve inhoudelijke bijdrage.
Onbelangrijke zaken Veel vergadertijd gaat verloren met het uitvechten van meningsverschillen maar ook door discussies over relatief onbelangrijke zaken. Sommige mensen hebben altijd wel wat in te brengen als het over onbenulligheden gaat. Zij nemen het woord slechts om ook wat gezegd te hebben. Hiermee wordt immers de kans kleiner dat hen later - bij een ingewikkeld agendapunt - gevraagd wordt: ‘We hebben jouw mening nog niet gehoord… wat vind jij hiervan?’. Langdurig praten over onbelangrijke zaken geeft bovendien uitstel, zodat er minder tijd overblijft om uit te wijden over hetgeen wat wel belangrijk is. Onbelangrijke zaken worden soms uitgekauwd om maar te kunnen zwijgen op moment dat het cruciaal wordt.
Gespreksregulatie Non-verbale signalen zijn belangrijk in gespreksregulatie. Dit geldt misschien nog wel het meest tijdens bijeenkomsten met meerdere aanwezigen. Juiste interpretatie van de lichaamstaal van de gespreksdeelnemers helpt u bij het in banen leiden van een vergadering. Het is van belang te herkennen welke signalen mensen tijdens de communicatie afgeven en wat die betekenen. De verschillende non-verbale signalen die de gespreksdeelnemers elkaar geven tijdens een vergadering kunnen tot doel hebben:
zelf niet aan het woord te komen
het woord aan een persoon over te geven
de spreker te onderbreken
het woord zelf te behouden
Laat mij maar… Iemand die liever niet aan het woord wil komen, zal zich letterlijk onzichtbaar trachten te maken. Hij vermijdt het oogcontact met de sprekers en de voorzitter. In plaats daarvan buigt hij zijn hoofd wat naar voren kijkt hij omlaag terwijl hij doet overkomen alsof hij afgeleid is. Misschien maakt hij tekeningen. Zijn lichaamshouding is die van de persoon die weinig belangstelling heeft: hij zit onderuit, al dan niet met armen over elkaar en/of is afgekeerd van de persoon die aan het woord is. Deze houding is niet actief en nodigt de spreker niet uit om deze persoon te betrekken in het gesprek. Het bedekken van de mond met hand of vinger kan ook een teken zijn waarmee iemand aangeeft dat hij liever niet aan het woord komt. Overigens betekenen deze signalen niet persé dat deze persoon ook slecht luistert. Mogelijk luistert hij aandachtig en kritisch, maar heeft hij - om tactische redenen - weinig behoefte om te reageren.
En wat vind jij ervan? Een spreker kan de beurt overgeven aan een ander naar keuze. Dit is bijvoorbeeld slim op het moment dat een tegenstander hem tracht te interrumperen, maar hij liever wil dat iemand die het met hem eens is het woord overneemt. Hij doet dit door de interruptiesignalen van de opponent volledig te negeren en zich volledig te richten op de persoon die het met hem eens is. Hij draait zich naar deze medestander toe, houdt zijn hoofd een beetje schuin en trekt zijn wenkbrauwen op. Hij verlaagt zijn stem aan het eind van zijn zin, waarmee hij aangeeft dat hij uitgesproken is. Om het nog duidelijker te maken kan hij knikken of zijn handpalm omhoog draaien in de richting van de persoon aan wie hij het woord wil geven.
Nu ben ik aan de beurt! Misschien heeft u zelf wel eens meegemaakt hoe moeilijk het is om aan het woord te komen als er een heftige discussie gaande is. Iemand die het woord wil overnemen, moet opvallen! Een persoon die het niet met de spreker eens is en zijn mening wil laten horen, probeert de aandacht van de spreker te trekken. Hij leunt naar voren, kijkt hem aan met een frons, schudt snel met zijn hoofd, ademt diep in en strekt zijn hand vooruit met handpalm omlaag. Als de spreker hem geen pauze laat, zal hij er met enige stemverheffing doorheen spreken. Dit laatste is echter een noodgreep. Alvorens de onderbreker hiertoe overgaat zal hij een blik op de voorzitter werpen om te zien of die hem wellicht spreekruimte wil geven.
Een onderbreker die het met de spreker eens is leunt ook naar voren. Daarbij knikt hij hevig met opgetrokken wenkbrauwen en wijdopen ogen. Ook hij ademt zichtbaar diep in om te laten blijken dat hij wil spreken. Als hij zijn hand uitstrekt is dat met opgerichte handpalm. Hij toont zich hiermee positief. De kans dat de spreker hem ruimte zal geven is veel groter omdat deze zijn inbreng dan als een aanvulling zal zien. Om deze reden is het slim om eerst in woord en daad aan te sluiten op de gedachte van de spreker en vervolgens diens mening te weerleggen.
Ik ben nog niet uitgesproken! Als een spreker aan het woord wil blijven, laat hij met zijn lichaamstaal merken dat hij nog niet is uitgesproken. Hij vermijdt langdurig oogcontact. Zodra hij het woord neemt blikt hij weg, en kijkt de aanwezigen hoogstens kort aan om bepaalde woorden te accentueren. Hij laat zijn zinnen pauzeloos aaneensluiten en verandert niet van toon in de overgang tussen de zinnen. Daarbij maakt hij gebaren om woorden te benadrukken en zinsdelen aaneen te sluiten. Als de spreker meerdere dingen wil zeggen kan hij met zijn vingers per punt meetellen. Ook dit betekent: ‘wacht, ik ben nog niet klaar!’ Sommige sprekers houden een hand bewegingloos in de lucht zolang ze aan het woord zijn. Iemand die aan het woord wil blijven keert zich af van de personen die hen willen onderbreken en verheft zijn stem als iemand hem tracht te interrumperen.
De tweede golf In april vorig jaar leerde ik u een handige methode voor systematische herhaling: De tweede golf. Lees deze week mijn twintigste artikel voor Managersonline.nl: De kracht van een verzorgd uiterlijk.
