Hoe zit u tijdens een zakelijk gesprek op de juiste manier? Dient u respect te tonen door rechtop te zitten of is het beter om een meer ontspannen houding te laten zien? Sollicitanten piekeren zich suf hoe zij het beste kunnen zitten om goed over te komen. Zakenmensen zijn ook niet altijd zo zeker van zichzelf als het om hun gesprekshouding gaat.
Hoe zit u tijdens een zakelijk gesprek op de juiste manier? Dient u respect te tonen door rechtop te zitten of is het beter om een meer ontspannen houding te laten zien? Sollicitanten piekeren zich suf hoe zij het beste kunnen zitten om goed over te komen. Zakenmensen zijn ook niet altijd zo zeker van zichzelf als het om hun gesprekshouding gaat. De manier waarop u zit in het bijzijn van anderen kan in communicatief opzicht veel betekenen. Maar net als bij andere vormen van lichaamstaal dient u voor een goede beoordeling van uw eigen lichaamshouding en die van uw gesprekspartner, de hele situatie in ogenschouw te nemen.
Ontspannen en vol zelfvertrouwen De manier waarop u aan tafel zit tijdens een gesprek, vertelt bijvoorbeeld veel over uw zelfvertrouwen, maar die boodschap kan verwarrend zijn. Zelfverzekerde mensen nemen vaak ontspannen houdingen aan, maar ook mensen met een hogere positie doen dat. Tegelijkertijd kan een ontspannen lichaamshouding ook duiden op nonchalance of een zeker gebrek aan respect. Hoe kunt u aan uw relaties laten blijken dat u zich op uw gemak voelt in hun aanwezigheid en tegelijkertijd een respectvolle benadering tonen?
Afhankelijk van situatie, persoon en wisselwerking Hoe u zit, hangt af van de situatie waarin u zich bevindt en de persoon met wie u samen bent. Als u met iemand spreekt, waarmee u reeds goed vertrouwd bent en waarbij u zich op uw gemak voelt, zit u misschien ontspannen achterover of leunt u zijwaarts tegen uw stoelleuning. U voelt dat u dit kunt doen omdat u met deze persoon al een bepaalde band heeft. U weet dat hij u niet zal aankijken op de manier waarop u erbij zit en evenals u kan hij zich ontspannen. Er is namelijk sprake van wisselwerking. Uw informele houding en de relaxte pose van uw gesprekspartner zullen er voor zorgen dat ook het gesprek een ontspannen karakter heeft.
Op andere momenten die meer officieel aandoen, kunt u zich in een zekere mate gedwongen voelen om meer rechtop te zitten. Wellicht doet u dit om u goed te kunnen concentreren, maar het kan ook zijn dat u dit slechts doet om een respectvolle indruk op uw gesprekspartner te maken. Ook hier is wisselwerking. Uw gesprekspartner zal uit oogpunt van respect zijn lichaamshouding aanpassen aan die van u: rechtop en symmetrisch. Het gesprek zal hierdoor een formeel en enigszins gespannen karakter krijgen.
Rechtop met een rechte rug Ouders stellen het op prijs als hun kinderen tijdens het eten rechtop aan tafel zitten, zonder te leunen. Dit is niet alleen vanwege de kleinere kans dat ze knoeien. Rechtop zitten wordt algemeen gezien als ‘netjes’ en degelijk gedrag. Later, als de kinderen volwassen zijn en aanzitten aan een diner, zal ook van hen verwacht worden dat zij zich ‘aanpassen’ en rechtop zitten als respect voor de andere gasten. De ouders doen er goed aan om zelf het goede voorbeeld te geven, zoals u dat zou moeten doen in het bijzijn van uw medewerkers. Helaas heb ik menig manager onderuit zien hangen tijdens vergaderingen. Waarom zij dit doen heeft waarschijnlijk een andere functie. Dit heeft te maken met status; daarover later meer.
Behalve respect geeft een rechte houding ook betrokkenheid weer. Iemand die tijdens een vergadering wat naar voren leunt in plaats van dat hij naar achteren hangt, heeft minder kans dat hij indut. Hij zal meer opnemen van wat er gezegd wordt en zal vanwege zijn houding ook een actievere deelname laten zien. Van de mensen die tijdens een vergadering met hun billen op het puntje van hun stoel en hun schouders tegen de rugleuning zaten, heb ik er weinig plotseling overeind zien springen om een briljant nieuw idee te presenteren.
Of toch onderuit? Behalve respect kan een rechte zithouding ook een bepaalde mate van onderdanigheid aanduiden ten opzichte van iemand die er gemakkelijk bij zit. De manager die in gesprek met een personeelslid nadrukkelijk zijn benen kruist, terwijl hij onderuit in zijn stoel hangt, kan ermee demonstreren dat hij zich lekker op zijn gemak voelt, maar hij kan er ook op uit zijn duidelijk zijn rang of status te tonen: ‘Ik heb van jou niets te vrezen’ of zelfs: ‘voor jou tien anderen!’. Het personeelslid toont zich tegelijkertijd welwillend door juist rechtop te zitten. Helaas heeft een dergelijk gesprek minder rendement omdat de gespreksdeelnemers onvoldoende op elkaar afstemmen; in NLP-termen: er is geen “rapport”.
Uw houding als statussymbool Zoals gezegd kunnen mensen die zich - in een ontspannen houding - nonchalant achterover laten zakken in hun stoel, daarmee groot zelfvertrouwen uitstralen of hun status laten blijken. Een directeur kan een brief aan zijn secretaresse dicteren, terwijl hij achterover hangt in zijn stoel, in extreme gevallen met zijn voeten op zijn bureau. Maar als die secretaresse er telkens nonchalant bij zit zal zij een uitbrander of zelfs een slechte beoordeling riskeren. Deze directeur zal haar dan vertellen dat zij op deze wijze niet representatief is naar klanten.
Een groep studenten zal vol aandacht rechtop zitten in het bijzijn van een gerespecteerde (hoog-)leraar; vooral wanneer zij van diens beoordelingen afhankelijk zijn. Pubers die met hun ouders in een strijd om de macht verwikkeld zijn, zullen juist graag onderuit hangen en daarmee een zekere onverschilligheid en nonchalance tonen.
Op uw gemak door een ontspannen houding Uw houding bepaalt hoe u bij anderen overkomt, maar heeft ook direct effect op hoe u zich voelt. In een verkrampte en stijve houding is het zeker niet eenvoudig, rustig een gesprek te voeren. Veel mensen gaan in zo'n situatie hakkelen of geven verkeerde antwoorden. Op die manier ontstaat er een visuele cirkel: Uw houding wordt zo mogelijk nog meer verkrampt en zo zult u zich ook gaan voelen. Een ontspannen houding kan er daarentegen toe bijdragen dat u zich meer op uw gemak voelt.
Stem u af op het gesprek Hier lijkt een tegenstrijdigheid met betrekking tot de verwachtingen. Het idee leeft toch immers bij velen dat hoe rechter je op zit, hoe beter dat over komt? Veel managers vragen zich af hoe ze er nu het beste bij kunnen zitten wanneer ze bijvoorbeeld een selectiegesprek voeren, met een nieuwe klant spreken of in een andere zakelijke bespreking participeren met een hen nog onbekende gesprekspartner. Het antwoord hierop is tweeledig:
Toon eerst respect en betrokkenheid In het begin van het gesprek kun u het best rechtop en symmetrisch zitten met uw handen losjes op de stoelleuningen of op tafel en uw voeten naast elkaar op de grond. Daarmee toont u respect voor de ander. U laat zien dat deze persoon en wat hij te bieden heeft belangrijk voor u is. U toont dat u de sollicitant of klant ziet als een gerespecteerd persoon. Blijf echter niet de hele tijd zo zitten. In dat geval zou uw gesprekspartner u kunnen zien als een stijve hark of onzeker persoon waarmee niet veel te bereiken is. Houd in gedachten dat ook in formele situaties juist een zeker ontspannen contact wenselijk is om de besprekingen prettig en effectief te doen verlopen.
Toon daarna ontspanning Laat in de loop van het gesprek enige asymmetrie zien: links en rechts ongelijk. Beschouw dit niet als een uitnodiging om meteen onderuit te hangen, maar wel om een natuurlijke vorm van ontspannenheid te tonen. Buig bijvoorbeeld enigszins zijwaarts naar voren in de richting van uw gesprekspartner, terwijl u met uw handen uw woorden ondersteunt. Houd uw hoofd een beetje schuin en leun wat naar achteren terwijl u luistert naar het antwoord. Beweeg mee met het gesprek en reageer met uw lijf op de houding en bewegingen van uw gesprekspartner.
De ander kan nu zien dat u zich kunt ontspannen in zijn bijzijn en zal zichzelf daardoor ook meer vrij en ontspannen voelen. Bovendien laat u door op deze manier te luisteren blijken dat wat de ander u vertelt goed bij u over komt. Uw gesprekspartner zal later zeggen: ‘het was een integer maar tegelijkertijd ontspannen gesprek.’ Hij herinnert zich dan niet uw precieze lichaamshouding, maar wel de sfeer die u daarmee heeft weergegeven. Een zakelijk maar tegelijkertijd relaxed gesprek is een goede basis voor een ontspannen vervolgcontact.
De tweede golf In april vorig jaar leerde ik u een handige methode voor systematische herhaling: De tweede golf. Lees deze week mijn negentiende artikel voor Managersonline.nl: De impact van vergadergedrag.
