Managers zijn zich goed bewust van het feit dat luisteren een wenselijke en gewaardeerde vaardigheid is. Tegelijkertijd blijkt goed luisteren geen vanzelfsprekendheid. Er zijn verschillende manieren van luisteren. U kunt luisteren met de bedoeling om te helpen, om informatie te winnen, of om de informatiestroom van anderen te sturen.
Goed luisteren is één van de belangrijkste kunsten die elke manager zou moeten beheersen. Dit bleek ook uit de reacties die ik kreeg op mijn vorige artikel Leer luisteren met aandacht. Luisteren brengt wat teweeg! Managers zijn zich goed bewust van het feit dat luisteren een wenselijke en gewaardeerde vaardigheid is. Tegelijkertijd blijkt goed luisteren geen vanzelfsprekendheid. Er zijn verschillende manieren van luisteren. U kunt luisteren met de bedoeling om te helpen, om informatie te winnen, of om de informatiestroom van anderen te sturen. Vandaag kunt u inzicht krijgen in uw luistervoorkeuren en daarop anticiperen.
Onverdeelde aandacht Misschien hebt u wel eens meegemaakt dat iemand na het eind van een gesprek tegen u zei: 'Ik heb zeer prettig met u gesproken. Uw advies heeft me fantastisch geholpen!'. Als u er dan nog eens goed over nadacht, besefte u dat u eigenlijk niet eens zoveel gezegd had. Het waren niet uw adviezen waarmee u de ander zo goed van dienst was geweest, maar uw luisterende oor en onverdeelde aandacht. Als u deze luisterkunst op een goede manier toepast, helpt u de ander als het ware zichzelf van advies te voorzien. Bent u daarmee ook een goede luisteraar?
Wat is een goede luisteraar? Hoe zou u een goede luisteraar beschrijven? Het kan zijn dat u iemand in gedachten heeft die, evenals hierboven, veel geduld heeft om problemen aan te horen. Hij kan actief luisteren en weet steeds de juiste feedback te geven om de ander op weg te helpen. Dit is zeker een goede luisteraar, maar de kans bestaat dat deze persoon bij het aanhoren van een grote hoeveelheid technische informatie afhaakt.
Vier luistertypen Iedereen luistert niet op dezelfde manier en even graag naar dezelfde informatie. De Amerikaanse luisterdeskundigen Larry Barker en Kittie Watson beschreven in hun boek De kracht van luisteren vier verschillende luistertypen:
De mensgerichte luisteraar
De handelingsgerichte luisteraar
De inhoudsgerichte luisteraar
De tijdgerichte luisteraar1. De mensgerichte luisteraar De mensgerichte luisteraar stelt de persoon naar wie hij luistert centraal. Het lukt hem goed om al zijn aandacht op zijn gesprekspartner te richten. Dit maakt het hem mogelijk de gevoelens van de ander goed te begrijpen. Door te luisteren helpt hij zijn gesprekspartner bij het oplossen van zijn problemen. Hij toont intense belangstelling in de ander en spreekt graag met hem over diens persoonlijke interesses. Hij is in staat om hechte persoonlijke relaties op te bouwen, maar zijn betrokkenheid kan gemakkelijk overslaan in overbetrokkenheid. Hij maakt zich snel zorgen om het leed van anderen en is soms niet in staat hun fouten te zien.
2. De handelingsgerichte luisteraar De handelingsgerichte luisteraar stelt zijn werkzaamheden centraal. Hij luistert het liefst naar beknopte informatie die nodig is voor de uitvoering van zijn taken. Als hij spreekt komt hij snel tot de kern van de zaak en dat verwacht hij ook van anderen. Hij richt zich het liefst op belangrijke zaken. Het kost hem moeite geconcentreerd te luisteren naar een wijdlopig verhaal als een samenvatting volstaat. Hij toont daarom nogal eens ongeduld. Hij onderbreekt, loopt vooruit op zaken en komt soms tot voorbarige conclusies. Hierdoor komt hij bot en kritisch over. Hij toont weinig aandacht en gevoel voor emotionele zaken en persoonlijke zorgen die de voortgang in het werk belemmeren.
3. De inhoudsgerichte luisteraar De inhoudsgerichte luisteraar is gefocust op concrete zaken. Hij luistert graag naar nieuws, inhoudelijke problematiek en technische details. Daarbij vindt hij het prettig om dieper op bepaalde achtergronden in te gaan. Voor een zo groot mogelijke kwaliteit van informatie luistert hij graag naar deskundigen en betrouwbare bronnen. Om de boodschap zo goed mogelijk tot zich te nemen stelt hij ook voorbeelden op prijs. Hij bekijkt de zaken van verschillende kanten en gaat daarover graag in discussie. Hij is traag in het nemen van beslissingen omdat hij eerst uitvoerig geïnformeerd wenst te worden.
4. De tijdgerichte luisteraar De tijdgerichte luisteraar vindt timemanagement belangrijk. Hij tracht zijn tijd zo efficiënt mogelijk in te delen. Daarbij maakt hij merkbaar gebruik van klokken, horloges en piepjes die hem waarschuwen als de tijd voorbij is. De tijdgerichte luisteraar kan binnen de afgesproken tijdsduur van een gesprek met alle aandacht luisteren naar menselijke of inhoudelijke zaken, maar als de eindtijd nadert, wordt hij ongeduldig en neemt hij niets meer in zich op. Door tijdsdruk op te leggen beperkt hij de creativiteit van anderen en belemmert hen om vrij te spreken over onderwerpen die langduriger aandacht behoeven.
Luistervoorkeuren kunnen veranderen Luistervoorkeuren zijn geen karaktereigenschappen die aan een persoon vastgebakken zitten. Iemands voorkeur van luisteren kan verschillen per situatie. Zo kan het zijn dat u tijdens uw werk vooral tijdgericht luistert, terwijl u thuis een mensgerichte luistervoorkeur laat blijken. Het kan dan ook wel eens voorkomen dat uw gezinsleden u niet geheel zullen begrijpen als u niet snel genoeg omschakelt. Tijdens een workshop kan uw inhoudsgerichte luistervoorkeur opeens om de hoek komen. Dan vraagt u de spreker het hemd van het lijf. Tenminste, tot vijf minuten voor het eind want dat domineert uw tijdgerichtheid weer.
Uw luistervoorkeur kan ook veranderen in verloop van tijd. Er zijn misschien periodes waarin u zeer empathisch kunt luisteren naar de beslommeringen van uw medewerkers, maar ook momenten waarin u hen liever zult aansporen tot efficiënte uitwisseling van informatie ten behoeve van de uitvoering van hun taak.
Aanpassing aan de luistervoorkeuren van anderen Het is mogelijk dat uw luistervoorkeur op een bepaald moment niet aansluit bij de luistervoorkeur van een ander. Zo kan het zijn dat uw klanten weinig geduld tonen als u een uitvoerig betoog houdt, terwijl zij beknopte informatie verwachten. Op een ander moment kan het u storen als medewerkers tijdens een vergadering hun emotionele ervaringen willen uitwisselen terwijl u op dat moment de agenda en de tijd bewaakt.
Om de communicatie zo goed mogelijk te laten slagen, kunt u zich afstemmen op uw gesprekspartners door elementen uit hun luistervoorkeur te gebruiken. U kunt de belangstelling van mensgerichte luisteraars bijvoorbeeld vergroten door hen aan te spreken bij hun voornaam en door te spreken in de wij-vorm in plaats van in de ik-vorm. De handelingsgerichte luisteraars kunnen zich goed concentreren als u uw overdracht kort en zakelijk laat zijn. U kunt uw argumenten ondersteunen met statistieken of grafieken voor de inhoudsgerichte luisteraars en voor de tijdsgerichte luisteraar kunt u overbodige voorbeelden schrappen, waardoor u uw boodschap binnen de gestelde tijd kunt presenteren.
De tweede golf In april dit jaar leerde ik u een handige methode voor systematische herhaling: De tweede golf. Lees deze week mijn vijftiende artikel voor Managersonline.nl: Hoe herkent u uw blinde vlekken.
