Volgens de socioloog Wilbert van Vree, die in 1994 promoveerde op de vergadercultuur in Nederland, is de gemiddelde werknemer een kwart van zijn werktijd kwijt aan vergaderingen. Hoeveel rendement levert een vergadering immers op? Als u de kosten van een vergadering berekent vanuit het uurloon van de deelnemers komt u vaak op extreem hoge bedragen uit. Het is maar de vraag of u dit terugverdient met de resultaten van het overleg.
Er wordt enorm veel vergaderd in het Nederlandse bedrijfsleven. Volgens de socioloog Wilbert van Vree, die in 1994 promoveerde op de vergadercultuur in Nederland, is de gemiddelde werknemer een kwart van zijn werktijd kwijt aan vergaderingen. Steeds vaker worden vraagtekens gezet bij het nut van zo’n grote hoeveelheid overleg. Dit gaat gepaard met zorgen over de kosten van deze bijeenkomsten. Hoeveel rendement levert een vergadering immers op? Als u de kosten van een vergadering berekent vanuit het uurloon van de deelnemers komt u vaak op extreem hoge bedragen uit. Het is maar de vraag of u dit terugverdient met de resultaten van het overleg.
Informatie uitwisseling en afstemming Managers klagen veel over de vergadercultuur die bestaat in hun eigen organisatie. Toch verandert er vaak weinig aan. Pogingen om de hoeveelheid vergaderuren te verminderen stranden vaak, omdat de participerende medewerkers te kennen geven toch veel belang te hechten aan deze bijeenkomsten. De deelnemers ervaren de vergaderingen vooral als plek waar belangrijke informatie wordt uitgewisseld, eerder dan als een bijeenkomst waar persé beslissingen genomen dienen te worden. Goede informatie-uitwisseling en onderlinge afstemming ervaart men als een belangrijke voorwaarde om het werk goed te kunnen doen. Overleg biedt hen overzicht in de complexe werksituatie. Afgeschafte vergadermomenten verschijnen om deze reden vaak op een later moment weer in volle omvang ten tonele.
Geen echte zorgen om de kosten Om inzicht te geven in de kosten van een vergadering ontwikkelde Van Vree de vergadermeter, een klok die de gezamenlijke uurtarieven van de deelnemers en de overheadkosten meteen omrekent in kosten van de vergadering. Zo kunt u aan het eind van zo’n vergadering tot de schrikbarende ontdekking komen dat de bijeenkomst bijvoorbeeld tweeduizend euro heeft gekost.
In de praktijk maken de deelnemers, maar ook managers zich echter weinig zorgen om deze kosten. Hun werkdag duurt van negen tot vijf en als ze er immers toch zijn, wat maakt het dan nog uit wat ze in die tijd precies doen? Het is maar de vraag of een medewerker zijn tijd altijd nuttiger besteedt wanneer hij niet deelneemt aan de vergadering. Bijvoorbeeld het feit dat ook niet-commerciële internetsites tijdens werkuren de meeste bezoekers krijgen, kan u soms aan het denken zetten: wat doen uw medewerkers precies in werktijd? Zolang dat onduidelijk is heeft u de medewerker misschien liever - in zicht - aan de vergadertafel…
Deze gelegenheid mag ik niet missen! Hoe hoger de functie, des te meer er wordt vergaderd. Vergaderen heeft status! Praten wordt hoger gewaardeerd op de maatschappelijke ladder dan doen. Als je inspraak wilt hebben moet je dus meevergaderen! Verder is vergaderen een sociaal gebeuren waar spanningen en conflicten worden gereguleerd. Behalve verbale interacties heeft ook vergadergedrag invloed op de onderlinge sfeer en samenwerking. Veel medewerkers ervaren vergaderingen dan ook als belangrijke momenten om hun status te tonen en hun invloed te laten gelden. Leuk of niet… je moet erbij zijn om je positie in de organisatie te behouden of te verbeteren. Dit is de reden dat sommige mensen geen vergadering aan zich voorbij willen laten gaan.
Hoe meer zielen hoe meer vreugd? Het aantal koppen vergroot in veel gevallen de feestvreugde, maar dit geldt meestal niet tijdens vergaderingen. Het vormt geen uitzondering dat bij bedrijven en instellingen van de rijksoverheid dagelijks tien tot vijftien mensen rond een vergadertafel zitten. De effectiviteit is daarbij ver te zoeken! Om zichzelf belangrijk te maken heeft iedereen wel wat te zeggen over een bepaald onderwerp. Vooral over onbelangrijke onderwerpen - waarvan iedereen verstand heeft - wordt langdurig gesproken. Met zoveel mensen aan tafel ontstaat er over deze onderwerpen een ratjetoe aan persoonlijke ervaringen, anekdotes en uiteenlopende meningen. De meningsvorming wordt ook nog gekleurd door de onderlinge verhoudingen van de deelnemers. Vaak is er geen touw meer aan vast te knopen, laat staan dat er iets zinnigs besloten kan worden. De bespreking van verschillende agendapunten duurt lang en de besluitvorming verloopt traag. Het proces vordert zeer moeizaam met zoveel mensen. Het is nog eerder om deze reden dat u er voor zou moeten kiezen om minder mensen aan de vergadertafel te laten aanschuiven, dan vanwege het hypothetische kostenplaatje.
U kunt efficiënter vergaderen! U dient niet te vergaderen omdat het toevallig tijd is om te vergaderen! Het doel van de vergadering moet voor iedereen die deelneemt duidelijk zijn. Dit laatste ontbreekt er nog wel eens aan. Metacommuniceren over de vergadercultuur in uw bedrijf is daarom een zinvolle bezigheid. Daarbij belegt u een vergadering over het nut van de vergadering zelf. Kijk daarbij of het werkelijk nodig is dat steeds zoveel mensen deelnemen aan de vergadering.
Neem in overweging of het mogelijk is om sommige medewerkers slechts een deel van de vergadering te laten bijwonen. Na afhandeling van één of meerdere agendapunten verdwijnen zij van tafel. Dit druist misschien in tegen ons natuurlijke gevoel van: waar je aan begint, dat moet je ook afmaken - maar het werkt uiteindelijk veel effectiever. De aanwezige medewerkers zijn dan actief betrokken bij slechts één of enkele onderwerpen en hoeven niet in te dutten bij de bespreking van zaken waarmee zij toch niets van doen hebben.
Let op de tijd! Draag als voorzitter zorg voor een duidelijke agenda met tijdsafspraken. Reserveer voor elk agendapunt een bepaalde tijd. Maak eens gebruik van een eierwekker om de tijd te bewaken. Het voordeel daarvan is dat iedereen zich meteen bewust is van de tijd die is gepasseerd. Verder houdt dit hulpmiddel - gelukkig - geen rekening met deelnemers die persé hun zin willen afmaken of anderen die op de valreep nog wat willen inbrengen.
Meer over effectief vergaderen Andere tips voor effectief vergaderen kunt u vinden in het artikel: Zo haalt u meer rendement uit vergaderingen, dat Gerrit Visser en Jon Jenkins eerder schreven voor Managersonline.nl Een overzicht van literatuur over effectief vergaderen kunt u hier vinden.
De tweede golf In april dit jaar leerde ik u een handige methode voor systematische herhaling: De tweede golf. Lees deze week mijn twaalfde artikel voor Managersonline.nl: De kunst van het complimenteren.
