De zaken staan er slecht voor. Uw bedrijf ervaart de ene financiële catastrofe na de andere. Er hangt een grote dreiging in de lucht voor de personeelsformatie binnen uw team. En dat terwijl u alle beschikbare handen optimaal zou willen gebruiken: moeizaam haalbare deadlines dringen zich aan u op. Er wordt het onmogelijke van u verwacht en dit heeft groot effect op de gemoederen. Kortom: er is paniek in de tent en er heerst een tamelijk negatieve atmosfeer. Heeft u als manager de zaken nog onder controle? Welke gemoedsrust straalt u uit en wat is het effect daarvan op uw medewerkers?
De zaken staan er slecht voor. Uw bedrijf ervaart de ene financiële catastrofe na de andere. Er hangt een grote dreiging in de lucht voor de personeelsformatie binnen uw team. En dat terwijl u alle beschikbare handen optimaal zou willen gebruiken: moeizaam haalbare deadlines dringen zich aan u op. Er wordt het onmogelijke van u verwacht en dit heeft groot effect op de gemoederen. Kortom: er is paniek in de tent en er heerst een tamelijk negatieve atmosfeer. Heeft u als manager de zaken nog onder controle? Welke gemoedsrust straalt u uit en wat is het effect daarvan op uw medewerkers?
Toon vertrouwen op een goede afloop Vanzelfsprekend zijn uw medewerkers in een dergelijke situatie van slag! Er wordt van alles aan extra's van hen verwacht terwijl hun baan misschien wel op het spel staat. Uiteraard vergroot dit de motivatie niet bepaald. Hoe meer uw medewerkers gepusht worden, hoe erger het waarschijnlijk wordt. Uw aandeel hierin is zeer bepalend. Als een schip dreigt te vergaan kijkt de bemanning naar de reacties van de stuurman. Al is het gat in de romp nog zo groot; zolang de stuurman toont dat hij de situatie nog onder controle heeft zullen de bemanningsleden hun vertrouwen op een goede afloop behouden. Zij zullen zich optimaal blijven inzetten in plaats van bij de pakken neer te zitten.
Het meest gestresst van allemaal Terwijl u zich van binnen nog het meest gestresst voelt van allemaal, dient u als manager over te komen alsof u alles nog geheel onder controle heeft - al weet iedereen beter. In de communicatie is er altijd sprake van wederzijdse beďnvloeding. Wat u laat zien heeft dus effect op anderen. Anderzijds kunt u ook in de ban raken van de paniekerige sfeer die in uw bedrijf bestaat en daardoor op soortgelijke wijze gaan reageren.
Hoog oplopende emoties zijn zeer besmettelijk en paniek dient u daarom te allen tijde te voorkomen. Dat paniek een slechte raadgever is, kun u bemerken tijdens een voetbalwedstrijd waarbij een rel tussen verschillende groepen supporters uitbreekt. Het is zelden de onrustige situatie zelf die soms zoveel doden eist, maar het resultaat van de ontstane paniek bij de andere supporters. Een kat in het nauw maakt rare sprongen - om nog maar eens een spreekwoord aan te halen - dus u kunt ook verwachten dat er in moeilijke omstandigheden op uw werk van alles wordt ondernomen met averechtse resultaten. En dan heb ik het nog niet eens over de onderlinge samenwerking en communicatie, want in panieksituaties vecht ieder voor zich - als een kip zonder kop. Kalmte kan je redden! In het artikel Heeft u uw emoties onder controle? kunt u meer lezen over de beheersing van uw gevoelsuitingen.
Spreek in alle rust over de catastrofes Veel managers zijn zich welbewust van het feit dat slecht nieuws over negatieve resultaten van de organisatie paniekreacties bij medewerkers te weeg kan brengen. Soms kiezen deze managers er dan voor om hun personeel niet, of zo laat mogelijk over de stand van zaken te informeren. In veel gevallen blijkt dit een ongelukkige keuze. Als de medewerkers er achter komen dat zij in het ongewisse worden gelaten over de slechte stand van zaken zult u veel van hun vertrouwen verspelen. En vertrouwen heeft u nu juist zo hard nodig!
Zoals bij vele zaken is bij het brengen van slecht nieuws niet alleen de boodschap zelf bepalend, maar vooral ook de manier waarop deze gebracht wordt. U hoeft het nieuws zeker niet mooier te brengen dat het is, maar dient wel te laten merken dat u zelf het vertrouwen op een goede afloop niet verloren heeft. U kunt wel spreken over deadlines, personeelstekort, mogelijke inkrimpingen of noodzakelijke hogere productie, maar tegelijkertijd dient u met uw lichaamshouding, mimiek en gebaren een positieve instelling te laten zien. Wat u toont heeft een ander effect dan hetgeen u zegt. Natuurlijk mag u met uw lichaamstaal best wel laten blijken dat u zich zorgen maakt, maar paniek mag u nooit laten merken. Wees in uw optreden kalm, daadkrachtig en doelgericht, ongeacht de situatie. Over slechtnieuwsgesprekken kunt u meer lezen in mijn artikel Hoe brengt u slecht nieuws?
De rust zelve U kunt nog zulke plausibele verklaringen geven voor de ontstane situatie en zich overtuigend verwoorden over hoe de ellende naar uw idee allemaal wel meevalt; medewerkers kijken in dergelijke situaties vooral naar hoe u zich gedraagt. Als u hakkelt, te snel spreekt, een verwrongen mimiek toont en veel aan uw gezicht poetst, zullen uw medewerkers minder vertrouwen hebben in de oprechtheid van uw verbale boodschap dan wanneer u in staat bent te laten zien dat u in elke situatie uw kalmte kunt bewaren.
Juist in tijden dat alles voor u niet zo zeker is, dient u zekerheid uit te stralen. U dient te tonen dat u iemand bent die zich niet zomaar uit het veld laat slaan en waar anderen steeds op kunnen rekenen. U dient krachtig, bedaard en zelfverzekerd over te komen. Neem de tijd om de medewerkers te informeren. Spreek langzaam en met krachtige stem. Pauzeer zo nu en dat tijdens het spreken. Hiermee toont u zich rustig, gecontroleerd en overtuigend. Tegelijkertijd biedt dit u de gelegenheid om uw woorden zorgvuldig te kiezen. Toon geen twijfel in uw manier van doen. Kijk uw gesprekspartners aan. Sta rechtop met uw schouders naar achteren, en hoofd opgericht. Beweeg u rustig als u spreekt, maar loop met flinke pas en doelgericht. Toon steeds blijk van volhardend enthousiasme en positief vertrouwen.
In het artikel Zo komt u zelfverzekerd over kunt u lezen hoe u nog op andere manieren kunt laten blijken dat u zich zeker voelt over wat u uitdraagt. Een bijkomend voordeel: als u zich sterk voordoet helpt dit ook om u zich daadwerkelijk sterker te voelen en de moeilijke situatie beter de baas te kunnen.
