Wat maakt een besparingsproject succesvol? Uit de praktijk van CostFocus blijkt dat de juiste mix van mensen, professionaliteit en commitment hiervoor doorslaggevend zijn. Hieronder volgt een praktijkvoorbeeld van een succesvol besparingsproject. Bij onderstaand project werden vier facilitaire kostengebieden onderzocht bij verschillende business units, te weten kantoorartikelen, koeriersdiesnten, wagenpark en uitzendkrachten.
Wat maakt een besparingsproject succesvol? Uit de praktijk van CostFocus blijkt dat de juiste mix van mensen, professionaliteit en commitment hiervoor doorslaggevend zijn. Hieronder volgt een praktijkvoorbeeld van een succesvol besparingsproject. Bij onderstaand project werden vier facilitaire kostengebieden onderzocht bij verschillende business units, te weten kantoorartikelen, koeriersdiesnten, wagenpark en uitzendkrachten. Op alle kostengebieden bleken besparingen mogelijk variërend van 9 tot 43 procent per onderdeel. Deze case beschrijft de projectstappen, de personele aspecten en de resultaten.
Criteria Dit project werd geďnitieerd vanuit het facilitair bedrijf en de afdeling control. In eerste instantie is een scan uitgevoerd op alle facilitaire kostengebieden. Deze stap heeft geleid door tot een shortlist van 4 kostengebieden. Bij de keuze hiervan waren twee hoofdcriteria gebruikt; (1) de mogelijkheid om het kostengebied op korte termijn te beďnvloeden (2) de kostengebieden waren niet eerder centraal onderzocht. Daarnaast was een aantal specifieke criteria per kostengebied van toepassing:
Kantoorartikelen De verschillende business units werkten met verschillende leveranciers. Daarnaast waren de inkooppakketten slecht gedefinieerd. Zo waren bij een aantal business units verschillende leveranciers geselecteerd voor kantoorbenodigdheden, toners en papier.
Koeriersdiensten Door het hoge volume aan koeriersdiensten bij verschillende business units zou een kostenbesparing op deze post een aanzienlijke invloed hebben op het totale facilitaire kostenniveau.
Wagenpark Het volledige wagenpark was ondergebracht bij 1 leverancier. Hierdoor ontstond een gevoel van afhankelijkheid bij het inzetten van nieuwe leasecontracten. Bovendien was er nooit vanuit een kostenoogpunt naar de interne leaseregeling gekeken.
Uitzendkrachten Verschillende business units en afdelingen maakten gebruik van verschillende uitzendbureaus. De huidige contracten waren tot stand gekomen in de overspannen arbeidsmarkt van 3 jaar geleden. Door een verandering van de arbeidsmarkt leek herziening van deze contracten opportuun. Daarnaast bleek dat op een aantal afdelingen ongeveer 40% van de uitzendmedewerkers meer dan 6 maanden in dienst te blijven van het bedrijf.
Stappenplan Na het vaststellen van de te onderzoeken kostengebieden is conform het volgende stappenplan gewerkt:
Inventarisatie: gedurende de inventarisatie fase werd alle relevante informatie per kostengebied per business unit verzameld. Naast het voeren van intake gesprekken werd onder andere informatie verzameld vanuit facturen, contracten, specificaties en interne processen & regelingen.
Onderzoeksfase: op basis van de intake gesprekken en de verzamelde informatie werd de daadwerkelijke behoefte vastgesteld. Daarna werd gekeken op welke wijze de inkooppakketten optimaal gedefinieerd konden worden en welke alternatieven de markt kon bieden. Dit deel van het onderzoek is uitgevoerd conform de methodiek die in hoofdstuk 3 “Opzetten van een besparingsproject” wordt toegelicht.
Keuze van de verbetermogelijkheden: Uit de verschillende besparingsmogelijkheden welke uit het onderzoek naar voren kwamen zijn keuzes gemaakt. Hierbij werd steeds een afweging gemaakt tussen het besparingspotentieel en de haalbaarheid van de benodigde implementatie.
Implementatie: Doordat in een vroeg stadium bewust draagvlak werd gecreëerd voor het slagen van dit project is de implementatie zonder weerstand verlopen.Personele aspecten Bij het uitrollen van dit kostenbesparingsproject was de juiste samenstelling van het projectteam een kritische succesfactor. Het kernteam bestond uit de facility manager, de inkoopspecialist en de financieel directeur. In dit geval was de inkoopspecialist CostFocus, in uw praktijk kan dit uiteraard ook een inkoper of de inkoopmanager zijn. Tenslotte waren voor specifieke kostengebieden en business units operationeel verantwoordelijke projectleden betrokken. Gedurende het project was de rolverdeling van de projectleden van groot belang.
Betrokkenheid en draagvlak In de beginfase was het vooral van belang om betrokkenheid en draagvlak te creëren. In eerste instantie stonden verschillende personen sceptisch tegenover het besparingsproject. Door alle relevante personen in het project te betrekken heeft de facility manager in deze fase een cruciale rol gespeeld. Draagvlak was van essentieel belang voor het verzamelen van de juiste gegevens. Alle betrokken personen, afdelingen en/of business units hebben de gelegenheid gekregen om hun eisen en wensen bekend te maken. Doordat het draagvlak voor het project al in deze fase werd gecreëerd kwamen betrokkenen veelal met goede besparingsideeën en tips.
Analyse Met de informatie uit de inventarisatiefase als uitgangspunt nam bij de onderzoeksfase de inkoopspecialist de centrale rol over. In deze fase werd een diepgaande analyse van de behoefte en het verbruik gemaakt. Daarna zijn alle alternatieven voor de invulling van deze behoefte in kaart gebracht. In de markt werd vervolgens gekeken naar de economisch meest interessante invulling hiervan. Door de kennis en ervaring van de inkoopspecialist werden voor alle kostengebieden aanzienlijke besparingsmogelijkheden gevonden.
Keuze Bij de keuze van de besparingsalternatieven was de beslissingsbevoegdheid van de financieel directeur van groot belang. Door direct na de presentatie van de besparingsmogelijkheden keuzes te maken bleef het 'momentum' van het project behouden. Het eerder gecreëerde draagvlak en de betrokkenheid vanuit de directie hebben in dit geval gezorgd voor een probleemloze implementatie.
Beperkte impact Een voordeel van het opstarten van een besparingsproject op de facilitaire inkoop is de beperkte impact op het dagelijkse functioneren van het bedrijf. Door contracten met leveranciers goed uit te onderhandelen wordt een besparing gerealiseerd die (meestal) niet ten koste gaat van het personeel. Bovendien zorgt het huidige economische klimaat voor een verhoogde acceptatie. Nog geen drie jaar geleden werden adviseurs van CostFocus nog wel eens geconfronteerd met de opmerking: “Waarom zouden we kosten besparen, het gaat toch goed met het bedrijf?”.
Resultaten downloaden Bent u geďnteresseerd in de resultaten van deze praktijksituatie? Dan kunt u deze hier downloaden.
Bob Oord
Klik hier voor meer informatie over het boek Effectief kosten besparen voor het facilitair bedrijf van Bob Oord.
Klik hier voor de 25 laatst verschenen artikelen op Managersonline.nl.
Bob Oord is partner bij CostFocus en initiatiefnemer van www.managementbase.com, een website met managementartikelen uit de praktijk van de deelnemende bedrijven. CostFocus publiceert regelmatig artikelen over facilitaire inkoop op www.kostenverlaging.nl. Met kennis en ervaring op het gebied van tactische inkoop kan CostFocus u op "no cure, no pay" basis helpen met het selecteren van de meest geschikte leveranciers voor uw facilitaire inkopen.
