U komt 's ochtends op uw werk en treft twee medewerkers bij het koffiezetapparaat. Dat is een goede zaak, want onderzoek heeft uitgewezen dat de informele contacten die plaatsvinden nabij het koffiezetapparaat goed zijn voor de gezondheid en de arbeidsvreugde vergroten. Lessen in ditjes en datjes van Frank van Marwijk.
U komt 's ochtends op uw werk en treft twee medewerkers bij het koffiezetapparaat. Dat is een goede zaak, want onderzoek heeft uitgewezen dat de informele contacten die plaatsvinden nabij het koffiezetapparaat goed zijn voor de gezondheid en de arbeidsvreugde vergroten.
Nu wilt u ook graag gezond zijn, dus u besluit deel te nemen aan het gesprek. U luistert waarover gesproken wordt. Het gaat over het warme weer deze zomer, over het aantal functies van de nieuwe mobiele telefoon van een medewerker en over de smaak van de kroketten in de kantine. Er wordt gepraat, maar eigenlijk wordt er niet veel gezegd.
U hebt tenminste niet de indruk dat een van de gesprekspartners erg veel wijzer zal worden van dit onderhoud. Toch is dit nou juist wat zo ontspant en bijdraagt aan de gezondheid. Smalltalk: praten over ditjes en datjes, niet te verwarren met de computertaal smalltalk, waarover u meer kunt vinden op de http://smalltalk.pagina.nl.
Van onschatbare waarde Smalltalk heeft verschillende functies in de communicatie. Het helpt bij het aangaan van een contact, het openen en het onderhouden van een gesprek. Ook op zakelijk terrein is smalltalk van onschatbare waarde. U kunt daarom maar beter bedreven raken in de vaardigheden van smalltalk.
Daarbij dient u ook de ongeschreven regels van deze communicatievorm te kennen. Er zijn bepaalde zaken waarover bij smalltalk niet gesproken mag worden. Er zijn ook onderwerpen die het juist 'goed doen'. Sommige items dienen slechts ter inleiding van een gesprek, terwijl over andere zaken verder gesproken kan worden. U dient afhankelijk van de context de juiste openingszin te kiezen om met de smalltalk aan te vangen.
Kies de juiste openingszin Het woord 'openingszin' wordt vaak gebruik in de context van de 'versierkunst' in de liefde. Een openingszin gebruiken we echter ook in andere situaties, waar het er om gaat contact met een ander aan te gaan en te onderhouden. Bij een acquisitie bijvoorbeeld, kan de juiste openingszin zeer bepalend zijn. Ook als u bestaande relaties contacteert valt u liever niet zomaar met de deur in huis. De inleiding van een dergelijk gesprek heeft niet altijd relatie met het onderwerp waar men het uiteindelijk over wil hebben. Smalltalk zorgt hier voor de nodige ontspanning, alvorens tot zaken te komen. Smalltalk kan op diverse manieren dienst doen, en de openingszin die u kiest zal verschillen, afhankelijk van de situatie die zich voordoet.
1. Het terloopse contact Hierbij doet smalltalk dienst om een groet te verlengen en een gedwongen samenzijn dragelijk te maken. Het is niet de bedoeling om verder te praten over het aangeroerde onderwerp. U zegt bijvoorbeeld iets over het weer als u met een collega in de lift staat. De collega dient dan een antwoord te geven in de trant van: 'pfff nou, het is zeker warm!' of 'tja, ik hoorde dat dit weer nog een tijdje aanhoudt'. Daarna is het meestal klaar. Als de lift zijn bestemming heeft bereikt, dient het gesprek voorbij te zijn.
2. Het aanloopje Het aanloopje is de smalltalk die u gebruikt voordat u met een zakelijk gesprek begint. Het is ook hier niet de bedoeling om lang bij een onderwerp te blijven hangen. Daarom kiest u bij uw openingszin een onderwerp dat uitnodigt om slechts enkele zinnen uit te wisselen. Voor aanvang van een sollicitatiegesprek kunt u bijvoorbeeld aan de kandidaat vragen of hij of zij het gemakkelijk heeft kunnen vinden. De kandidaat dient aan te voelen dat het niet de bedoeling is om dan een uitgebreid reisverslag te doen.
Het aanloopje wordt ook vaak gebruikt om wat ontspanning te brengen bij het aangaan van een moeilijk gesprek. Het gevaar is dat dit gebruikt wordt om het spreken over het moeilijke onderwerp uit te stellen. Bij een slechte beoordeling of een slechtnieuws gesprek wordt om deze reden vaak te lang gesmalltalkt. De medewerker voelt vaak allang dat er wat mis is en dit maakt de smalltalk geen ontspannende maar juist een zenuwslopende aangelegenheid. Wat u beter kunt doen kunt u lezen in het artikel: Hoe brengt u slecht nieuws?
3. Het onderhoud Deze vorm van smalltalk is het meest bekend en populair tijdens koffiepauzes, recepties en verjaardagen. Het idee daarbij is: je bent bij elkaar en dan moet je het toch ergens over hebben… Waarschijnlijk heeft u het zelf ook wel meegemaakt. Tijdens een bruiloft zat u aan tafel bij een relatief onbekende. U sprak over van alles, maar na afloop kon u zich van het gesprek weinig meer herinneren. De enige doelen van het gesprek waren: onderhouden van het contact en wederzijds vermaak. Deze vorm van smalltalk wordt overal toegepast en - zoals u in de inleiding van dit artikel las - ook op de werkvloer. Hier volgen de onbesproken regels voor de onderhoudende smalltalk:
a. Kies een onderwerp dat de ander interesseert Bij een terloops contact of aanloopje kiest u een onderwerp waar weinig over gezegd kan worden. Bij onderhoudende smalltalk snijdt u juist een onderwerp aan waarbij veel uitwisseling mogelijk is. Dit kan bijvoorbeeld sport zijn of hobby's. Begin in dit geval liever over een sport of hobby waarmee uw gesprekspartner zich bezig houdt. Als u over uw eigen bezigheden begint, loopt u het risico dat u voortdurend aan het woord bent, terwijl uw gesprekspartner het misschien niet eens interessant vindt. Als u praat over wat de ander doet, luistert u meer dan dat u spreekt. U kunt vragen stellen en u een actieve luisteraar tonen. Meer hierover kunt u lezen in mijn artikel: Leer actief te luisteren. Ook bij smalltalk geldt dat luisteren een hogere waarderingsgraad heeft dan spreken.
b. Vermijd belastende onderwerpen Bij smalltalk mag over alles gesproken worden dat opbouwend is voor het contact. Bepaalde onderwerpen kunt u echter beter vermijden. Politiek en religie zijn onderwerpen waarover de meningen nogal uiteen kunnen lopen. Raakt u verzeild in een discussie hierover, dan is het positieve effect van smalltalk geheel weg. Een dergelijke discussie is vaak ook moeilijk te stoppen omdat een ieder hierbij vaak het laatste woord wil hebben. Als u merkt dat u ongeacht het onderwerp in een woordenstrijd verwikkeld raakt, is het beter om van onderwerp te veranderen
c. Spreek niet negatief over anderen Zoals u hebt kunnen lezen in mijn artikel: Herken de elf roddeltypes in uw team, is roddelen functioneel. Het maakt de verhoudingen in het team duidelijk en geeft de medewerkers de gelegenheid om hun eigen mening over derden, te toetsen aan die van de anderen. Als u graag op de hoogte bent van de laatste nieuwtjes over collega's en daar graag over praat, is daar niet altijd wat op tegen. Dit is een onschuldige vorm van roddelen. Vermijdt echter u negatief uit te spreken over anderen. Hiermee maakt u zich niet populair. Als u zich ergert aan een ander, kunt u daar beter serieus over in contact treden met de persoon in kwestie.
d. Wees niet bang om af te dwalen Tijdens zakelijke besprekingen is het belangrijk om het onderwerp van gesprek duidelijk af te bakenen. Bij smalltalk is dat niet nodig, want het onderwerp van gesprek is van ondergeschikt belang. Veel smalltalkers springen daarom van de hak op de tak. Het voordeel is dat het gespreksonderwerp niet zo snel verveelt. Het gaat immers om het contact en het vermaak.
e. Laat het contact niet onnodig lang duren Tijdens een receptie of informele gelegenheid is het prettig om met verschillende mensen in contact te treden en daarbij over ontspannende zaken te spreken. Over zaken mag ook best gesproken worden, maar houd het wel oppervlakkig. Maak voor serieuze zaken liever een afspraak op een ander moment. Aangezien de inhoud van het gesprek bij smalltalk van niet al te groot belang is, is het geen probleem om u na enige tijd te excuseren en met een ander in gesprek te treden.
Positieve effecten Smalltalk vergemakkelijkt het samenzijn. Het maakt het eenvoudiger om met anderen in contact te treden. Het haalt de scherpe kantjes af van moeilijke gesprekken, zorgt voor aanknopingspunten in de communicatie en biedt ontspanning in conversaties. Bedrevenheid in smalltalk maakt u een geliefde gesprekspartner, een prettige manager of een succesvolle verkoper.
