Oplossingsgericht management blijkt een uiterst respectvolle, eenvoudige en effectieve manier te zijn om managementproblemen aan te pakken. Coert Visser en Gwenda Schlundt Bodien maken dit concept nu heel concreet en hanteerbaar door middel van een acroniem: POWERS. Dankzij de praktische adviezen kunt u er gelijk mee aan de slag.
In een eerder artikel schetsten wij een zeer effectieve benadering van coaching, oplossingsgericht werken. Wij gebruiken deze benadering niet alleen in management coaching maar tevens in organisatie-advisering, training en management. Het is uiterst respectvol, eenvoudig en effectief. Dit artikel is niet bedoeld om een aantal van de uitstekende boeken die er zijn over oplossingsgerichte advisering te vervangen (zie onder het artikel). In plaats daarvan hebben wij gezocht naar een zeer eenvoudige en korte omschrijving van oplossingsgericht werken die toegankelijk is en eenvoudig te onthouden. We bedachten het Engelstalige acroniem POWERS, dat staat voor:
P - problems are acknowledged but NOT analyzed O - outcomes desired are specified W - where are you now on the scale? E - exceptions to the problem are keys to solutions R - relationships are enhanced and made productive S - small steps forward lead to larger change
Hieronder leggen wij het POWERS acroniem letter voor letter uit.
P - Problems Are Acknowledged, Not Analyzed (problemen worden onderkend maar niet geanalyseerd)
Problemen vormen een belangrijk startpunt bij oplossingsgericht werken. Soms denken mensen dat oplossingsgericht werken een positieve veranderbenadering is (klopt!) en dat zij daarom geen aandacht moeten besteden aan problemen (klopt niet!). Het onderkennen van problemen is belangrijk. Aandacht besteden aan waar je last van hebt verschaft je motivatie om je situatie te veranderen en is daarom nuttig. Maar de manier waarop je er aandacht besteed is cruciaal. Bij oplossingsgericht werken besteed je aandacht aan wat het probleem is en hoe je er last van hebt. Maar daar houdt het dan ook mee op. Er komt geen verdere analyse of diagnose van het probleem aan te pas. Waarom niet? Omdat het in complexe systemen (zoals organisaties) meestal onmogelijk is om DE oorzaak te vinden. In plaatst daarvan vindt je meer en meer oorzaken. Dit komt doordat de meeste problemen in organisaties ontstaan door interacties tussen vele mensen. Oplossingen zijn meestal niet direct verbonden aan de oorzaken van oplossingen. De oorzaken van een probleem kennen betekent niet noodzakelijkerwijs dat je ook een oplossing zult vinden die werkt.
Dus, erkennen van problemen is essentieel, zoeken naar oorzaken niet. Nog twee opmerkingen hierover. Ten eerste: als iemand werkelijk overweldigd is door een probleem dan kan de adviseur of coach, terwijl hij de ernst van de situatie onderkent, helpen door de situatie te normaliseren. Bijvoorbeeld door te zeggen: "Wij komen dit probleem vaak tegen in ons werk”. Of hij zou kunnen zeggen: “Wow, ondanks de ernst van deze situatie lijk jij behoorlijk overeind te blijven!” Een tweede opmerking: het woord ´probleem´ zoals wij het gebruiken, verwijst niet per se naar de aanwezigheid van iets slechts (bijvoorbeeld een bemoeizuchtige baas) maar kan net zo goed slaan op de afwezigheid van iets goeds (bijvoorbeeld een onvervulde ambitie).
O - Outcomes Desired Are Specified (Gewenste uitkomsten worden specifiek gemaakt)
Wanneer je hebt vastgesteld wat het probleem is, dan kun je als manager vragen wat je medewerker in plaats van het probleem zou willen hebben. Het is belangrijk om te begrijpen dat een doel niet simpelweg de afwezigheid van een probleem is. Bijvoorbeeld, wanneer een werknemer ontevreden met zijn werk is, vraag hem dan wat hij in plaats daarvan zou willen doen. De gewenste situatie wordt in gedragstermen omschreven. Als coach kun je hierbij helpen door vragen te stellen als “Wat zou er anders zijn als het probleem opgelost is?" En: “Hoe zou je je gedragen als je je doel bereikt hebt?"
Een techniek die vaak door oplossingsgerichte adviseurs wordt toegepast is de zogenaamde wondervraag. De cliënt wordt gevraagd in detail te beschrijven hoe de situatie zou zijn als een wonder zou hebben plaatsgevonden en de huidige problemen zouden zijn opgelost. De cliënt uitnodigen om zijn of haar situatie te visualiseren zonder het probleem heeft vaak een verbazingwekkend sterk effect. Het verschaft hoop op een betere toekomst en start een positieve kettingreactie.
W - Where Are You Now On The Scale? (Waar sta je nu op de schaal?)
Oplossingsgerichte adviseurs werken veel met schalen van 0 (het probleem op z´n ergst) tot 10 (de doelen zijn helemaal gerealiseerd). De cliënt wordt gevraagd waar hij of zij nu staat op die schaal. De aandacht wordt gericht op hoe de cliënt dat punt op de schaal heeft weten te bereiken. Als hij/zij nu op een 5 staat dan zou de adviseur kunnen zeggen: “Een vijf? Geweldig. Wat maakt het een vijf?” Dit helpt de cliënt te ontdekken welke oplossingen hij/zij heeft bereikt om van 0 naar 5 te komen. Als de cliënt zich zeer laag plaatst (bijvoorbeeld op een 2) dan zou de cliënt kunnen vragen: “Aha, hoe komt het dat het geen 0 is?” En zelfs als de cliënt zegt dat het wel 0 is, is een schaal nuttig. Een goede reactie zou kunnen zijn: “Hoe slaag jij erin om het vol te houden, zelfs nu je probleem op z´n ergst is?” Gebruik van schalen is buitengewoon behulpzaam. Het helpt cliënten om te herontdekken welke hulpbronnen en effectieve methoden ze nu al tot hun beschikking hebben. Schalen helpen om het glas als half vol te zien in plaats van als half leeg.
E - Exceptions To The Problem Are Keys To Solutions (Uitzonderingen op het probleem zijn sleutels tot oplossingen)
Een basisaspect van oplossingsgericht werken is dat geen enkel probleem constant optreedt. Er zijn altijd uitzonderingen op het probleem. En deze uitzonderingen vormen de sleutel tot het vinden van oplossingen voor het probleem. Een voorbeeld: Wanneer twee collega’s een slechte werkrelatie hebben, dan zoek je naar positieve uitzonderingen op dit probleem. Je zou bijvoorbeeld kunnen vragen: Wanneer was de werkrelatie tussen jullie beter, of in ieder geval minder slecht?” Vervolgens zoem je in op deze positieve uitzonderingssituatie door te onderzoeken welke gedragingen en omstandigheden het mogelijk hebben gemaakt dat deze situatie (wat) beter was. en dan probeer je deze gedragingen en omstandigheden opnieuw te creëren.
R - Relationships Are Enhanced And Made Productive (Relaties worden verbeterd en productief gemaakt)
Problemen worden gecreëerd en gedefinieerd in een sociale context en dat geldt ook voor oplossingen. Oplossingsgerichte coaches doen de volgende dingen die helpen om relaties te verbeteren vanaf het eerste begin. Ten eerste, ze respecteren de zienswijze van de medewerker volledig, ook al zien ze zaken zelf misschien anders. Ten tweede, Ze laten zichzelf leiden door wat hun medewerkers willen bereiken. Deze twee principes brengen snel een vertrouwensrelatie tot stand tussen manager en medewerker. En bovendien worden oplossingen in een relationele context verkend door vragen te stelen als “Hoe zou je collega merken aan jouw gedrag dat je probleem is opgelost?" Of: “Wat zou mogelijk zijn als het probleem tussen jullie zou zijn opgelost? Hoe zou je houding ten opzicht van de andere persoon in dat geval zijn?”
S - Small Steps Forward Lead to Larger Change (Kleine stappen vooruit leiden tot grotere verandering)
Een belangrijk onderdeel van oplossingsgericht werken is om kleine stapjes vooruit te zetten in plaats van grote sprongen. Waarom is dat? Er zijn verschillende redenen. Ten eerste: het is vaak veel makkelijker om de motivatie te vinden om een kleine stap te nemen dat een grote stap. Mikken op een grote stap leidt te vaak tot helemaal niets doen. Ten tweede: kleine stappen leiden vaak tot het op gang brengen van grotere veranderingen. Vergelijk dit met het gooien van een steen in een vijver: de rimpelingen kunnen ver komen. Een ander extreem maar realistisch! voorbeeld is het beroemde vlinder-effect uit de chaostheorie: een vlinder die zijn vleugel flappert in Brazilië zou kunnen zorgen voor een weersverandering in Texas.
Kleine stapjes werken het best en hoe meer je vast zit in je probleem, hoe kleiner de stap moet zijn.
Conclusie en uitnodiging Onze ervaring is dat oplossingsgericht werken uitzonderlijk goed werkt. POWERS is een eenvoudige manier om mensen ermee bekend te maken. Het is helemaal geen rigide model. Oplossingsgericht werken verzet zich tegen dit soort starre standaardisatie. Als u ermee wilt experimenteren, gebruik het dan op iedere manier die u aanspreekt. Voelt u zich vrij om letters over te slaan of om de volgorde te veranderen.
Wij nodigen u uit om POWERS te gebruiken. Als u dat doet, dan zouden we graag horen hoe het ging!
