De afstand die u bewaart ten opzichte van uw medewerkers, klanten en andere relaties zegt veel over de verhouding die u met hen heeft en het contact dat u op dat moment met hen wenst. In contact met anderen passen we voortdurend onze afstand tot hen aan, afhankelijk van de situatie waarin we verkeren en de mate waarin we ons vertrouwd voelen. Frank van Marwijk over de fysieke afstand tussen mensen en de functie daarvan.
De afstand die u bewaart ten opzichte van uw medewerkers, klanten en andere relaties zegt veel over de verhouding die u met hen heeft en het contact dat u op dat moment met hen wenst. In contact met anderen passen we voortdurend onze afstand tot hen aan, afhankelijk van de situatie waarin we verkeren en de mate waarin we ons vertrouwd voelen. De afstand die we in acht nemen tijdens onze interacties heeft meerdere functies.
Zakelijk of intiem Zo kan het iets zeggen over de mate van persoonlijkheid van de onderlinge relatie of de vertrouwelijkheid van het gespreksonderwerp. Grote afstand duidt op status en respect. Nabijheid staat voor vriendschappelijkheid en intimiteit. De hoeveelheid ruimte tussen de gespreksdeelnemers bepaalt of een gesprek afstandelijk, zakelijk of intiem is.
Gespreksregulatie Het variëren in afstand heeft ook een rol in de gespreksregulatie. Wanneer u bijvoorbeeld een gesprek wilt beëindigen, vergroot u gewoonweg de afstand tot uw gesprekspartner. Door de afstand juist kleiner te maken, kan het gesprek intiemer worden. U moet daarbij wel opletten dat u dat op het juiste moment én bij de juiste persoon doet. Als u een gesprek heeft met een relatie waarmee u nog geen vertrouwelijke band heeft opgebouwd is het beter wat meer afstand te houden. Als u te dichtbij komt zonder dat de ander daar op rekent, kunt u hem juist afschrikken.
De juiste afstand De afstand die u aanhoudt tot anderen is van wezenlijke invloed op de interactie die plaatsvindt. De Amerikaanse antropoloog Edward Hall heeft uitgebreid onderzoek gedaan naar de betekenis van afstanden die mensen aanhouden tijdens verschillende contacten. Hij onderscheidde de volgende zones:
De intieme zone (0-45 cm)
De persoonlijke zone (45-120 cm)
De sociale zone (120-360 cm)
De publieke zone (360-750 cm of meer)
Dit zijn afstanden die in Noord-Amerika gebruikelijk zijn. Deze komen redelijk overeen met de norm die wij in West-Europa hanteren. Het is natuurlijk niet de bedoeling dat u de afstand die u tot anderen aanhoudt steeds op de centimeter nauwkeurig nameet. Toch kunnen deze afstanden globaal veel vertellen over de aard van het contact dat u op een bepaald moment heeft.
De intieme zone Deze zone is geschikt om uw geliefde diep in de ogen te staren of voor een gesprek van zéér persoonlijke aard. Voor een zakelijk gesprek is deze afstand echter minder geschikt. Uw gesprekspartner kan zich door de vermeende intimiteit snel opgelaten voelen. Bovendien is het op deze afstand niet goed mogelijk elkaars gezichtsuitdrukkingen te beoordelen. U kunt het gezicht van de ander op deze afstand slechts wazig zien. Van zo dichtbij zijn gebaren ook niet goed waar te nemen; de geringe ruimte maakt het zelfs lastig om gebaren te maken.
De persoonlijke zone In deze zone vinden de meeste gesprekken plaats; dit geldt ook voor zakelijke gesprekken. Op deze afstand kun u een gast een uitnodigende hand geven. U kunt uw gesprekspartner gemakkelijk aankijken en zowel zijn mimiek als gesticulatie goed waarnemen. Tijdens het gesprek heeft u genoeg mogelijkheid om elkaar aan te kijken en ook weg te kijken. Iedere gezichtuitdrukking en armbeweging van de ander is goed te zien. Deze zone biedt ruimte aan twee gespreksdeelnemers, maar kan ook een eventuele derde persoon de gelegenheid bieden om deel te nemen aan het gesprek.
Toch biedt deze zone ook nog genoeg veiligheid om ook over vertrouwelijke zaken met elkaar te kunnen spreken. Als u een grotere afstand dan deze zou aannemen, zou het veel lastiger zijn om op vertrouwelijke basis met elkaar van gedachten te wisselen. Indien u dit toch probeert, zal uw benadering door uw gesprekspartner waarschijnlijk als afstandelijk worden beschouwd.
De sociale zone In de sociale zone vinden veel formele, maar kortdurende en oppervlakkige contacten plaats. In deze zone kunnen zich objecten bevinden, die de onderlinge afstand benadrukken zoals een bureau of een balie. Het behouden van zo'n afstand kan soms functioneel zijn. Enige tijd geleden bracht ik bijvoorbeeld een aantal artikelen terug naar de groothandel. Tussen mij en de medewerkster bevond zich een balie van anderhalve meter breed. De afstand die hierdoor ontstond maakte het voor de medewerkster gemakkelijk om mij formeel en afstandelijk te woord te staan. Dit was geheel in tegenstelling tot het moment van aankoop van de artikelen, toen ik door een zeer vriendelijke verkoopster tot zeer nabij werd benaderd. Het bedrijf nodigt mij op deze wijze meer uit om iets te kopen, dan om iets terug te brengen.
De publieke zone Deze afstand is niet erg geschikt voor een face-to-face contact, maar wel voor een presentatie aan een grote groep. De grotere afstand maakt het mogelijk om iedereen, vanaf de voorste rij tot achteraan, in gelijke mate aan te kijken. Zou u een kortere afstand aanhouden, dan kijken de mensen op de voorste rijen tegen uw buik terwijl u zich richt tot de mensen achter in de zaal. Als u vervolgens omlaag kijkt om ook aandacht te geven aan de mensen op de voorste rijen, zien de anderen alleen uw kruin. Door afstand te nemen kunt u de groep als een geheel toespreken in plaats van als een verzameling individuele personen.
Pas uw afstand aan De afstand die u aanhoudt tot uw gesprekspartner bepaalt voor een groot deel de aard van het contact. Het is goed om daarbij rekening te houden met de zone waarin u zich bevindt. Toch is het ook belangrijk dat u beseft dat de juiste afstand per persoon kan verschillen. De afstand die prettig is tijdens een gesprek is afhankelijk van onder andere de bekendheid met uw gesprekspartner, zijn leeftijd en geslacht, de hiërarchische verhouding die u met hem heeft en de cultuur waaruit hij afkomstig is. Om van dit laatste een voorbeeld te noemen: iemand van Arabische afkomst zal een korte gespreksafstand op prijs stellen. Telkens als u een stapje naar achteren doet, zal hij juist een pas voorwaarts maken om de onderlinge afstand te herstellen. Maar zelfs in Nederland kan het per streek verschillen of mensen een iets grotere of geringere afstand waarderen. Het is daarom goed om te observeren welke gespreksafstand de ander op prijs stelt en daar uw eigen afstand op aan te passen.
