Om kostenbesparingen te bereiken doet u er goed aan eens in uw crediteurenadministratie te duiken. Met was optellen en aftrekken kunt u in een mum van tijd een besparing van 20 tot 40 procent realiseren op uw facilitaire kosten. Bob Oord legt uit hoe dat werkt.
Kostenbesparing is in deze turbulente economische tijden een actueel thema in het managementteam. Een effectieve manieren om een bijdrage te leveren aan de realisatie van kostenbesparingen is verbetering van de facilitaire inkoop. Door de diversiteit van de uitgaven, van uitzendkrachten tot energie en van drukwerk tot schoonmaak, is echter niet altijd duidelijk waar het besparingspotentieel ligt. En dat is er wel degelijk; een professioneel besparingsproject uitvoeren, kan een besparing van 20 tot 40 procent per kostengebied opleveren (link toevoegen naar besparingsproject).
Om een goede indicatie te krijgen van de facilitaire-inkoopgebieden waarop nog een behoorlijke besparing te realiseren is, kunt u gebruik maken van de crediteurenadministratie. Indien u de crediteurenadministratie van uw bedrijf induikt kijkt u om een besparingspotentieel te herkennen naar twee zaken:
Met hoeveel leveranciers doet u zaken voor per inkooppakket?
Hoeveel facturen worden verstuurd per leverancier?
De leveranciers per inkooppakket Een inkooppakket stelt u samen door gelijksoortige producten en diensten welke door gelijksoortige leveranciers geleverd kunnen worden te combineren in 1 pakket. Hoe groter u het pakket kunt maken des te groter uw inkoopkracht wordt.
Voorbeeld Onlangs onderzocht CostFocus bijvoorbeeld de inkoop van kantoorbenodigdheden van een middelgrote zakelijke dienstverlener. Het bedrijf met een vestiging in Den Haag en een vestiging in Rotterdam had hiervoor 6 leveranciers. Per locatie was een aparte leverancier voor kantoorartikelen, papier en toners. Door alles onder te brengen in één inkooppakket werd de inkoopkracht aanzienlijk vergroot. Over het gehele pakket bleek hierdoor een gemiddelde besparing 26 procent mogelijk.
Indien uit de analyse blijkt dat u veel verschillende leveranciers gebruikt per inkooppakket, kunt u daar uw winst behalen. De bekende 80/20-regel is ook hier vaak van toepassing. 80% van de uitgaven per kostengebied worden gemaakt bij 20% van de leveranciers. Dit werpt direct twee vragen op:
Is de beperkte selectie van 20% van de leveranciers de juiste groep? Indien de verkeerde leveranciers zijn geselecteerd en dan ook nog eens in combinatie met grote uitgaven, dan zijn hierop de grootste besparingen mogelijk. De selectie van de juiste voorkeursleverancier(s) per kostengebied is van groot belang om de facilitaire inkoop te structureren.
Wat is de functie van al die overige (80%) kleine leveranciers? Kunnen hun leveringen wellicht worden overgenomen door de voorkeursleverancier(s)?Een kerntaak bij de organisatie van facilitaire inkoop is het opbouwen van een stabiel bestand van hoogwaardige leveranciers. Dit brengt de volgende voordelen met zich mee:
Door het maken van bewuste keuzes bent u er zeker van dat de leveranciers worden geselecteerd die het beste bij uw bedrijf passen.
Door een hechte en op lange termijn gebaseerde relatie zijn leveranciers meer gemotiveerd om gericht te investeren in de zaken die voor u als klant van belang zijn.
Door de beperkte selectie leveranciers is het eenvoudiger om hen te ‘managen’. Als uw bedrijf veel leveranciers heeft, brengt dit onder andere hierdoor veel verborgen kosten met zich mee. U moet immers toch een bepaalde hoeveelheid tijd investeren in iedere leverancier, zelfs als hij verder ‘vlekkeloos’ levert en factureert.
Door te werken met voorkeursleveranciers kunt u uw organisatie optimaal op hen afstemmen.
De facturen per leverancier U kunt ook waardevolle informatie achterhalen door u te verdiepen in de facturen. Analyseer ze eens. Indien u veel leveranciers heeft per inkooppakket zullen er automatisch (te) veel facturen worden verstuurd. Door een stabiel en hoogwaardig leveranciersbestand op te bouwen, kunt u hier al een eerste opschoning in realiseren. Heeft u daarna nog steeds veel facturen met kleine bedragen erop, dan wordt het hoog tijd om afspraken met uw leveranciers te maken. Als u daar nog niet eerder aan toe was gekomen, impliceert dit dat u ook geen afspraken heeft gemaakt over de prijs. Hoogstwaarschijnlijk betaalt u dus teveel! Bovendien leiden afspraken over periodieke facturatie – als deze grootschalig zijn inclusief een codering per afdeling – tot een efficiëntere verwerking in de administratie. De controle op en het vergaren van informatie op basis van in het verleden bestelde producten en diensten wordt vele malen eenvoudiger.
Klik hier voor de 25 laatst verschenen artikelen op Managersonline.nl.
Bob Oord is partner bij CostFocus en initiatiefnemer van www.managementbase.com, een website met managementartikelen uit de praktijk van de deelnemende bedrijven. CostFocus publiceert regelmatig artikelen over facilitaire inkoop op www.kostenverlaging.nl. Met kennis en ervaring op het gebied van tactische inkoop kan CostFocus u op "no cure, no pay" basis helpen met het selecteren van de meest geschikte leveranciers voor uw facilitaire inkopen.
