Vergaderen neemt gemiddeld 25 procent van de werktijd in beslag. Dat is veel en vaak helemaal niet nodig. Informatieoverdracht kan bijvoorbeeld prima per email of via een brief. Ook kunnen veel besluiten uitstekend door één of twee personen of door een klein werkgroepje genomen worden, zonder er met een grote groep over te vergaderen. Soms is vergaderen wel nodig. En daarbij gaat het nodige mis. Natasja Stolwijk en Annemieke Spies geven een korte bloemlezing en acht tips om deze vergadermissers te voorkomen.
Vergaderen neemt gemiddeld 25 procent van de werktijd in beslag. Dat is veel en vaak helemaal niet nodig. Informatieoverdracht kan bijvoorbeeld prima per email of via een brief. Ook kunnen veel besluiten uitstekend door één of twee personen of door een klein werkgroepje genomen worden, zonder er met een grote groep over te vergaderen.
Tien vergadermissers Soms is vergaderen echter noodzakelijk. De mening of inbreng van diverse mensen is dan kennelijk gewenst. Daarbij gaat er nogal wat mis. Een korte bloemlezing:
Onderwerp, agenda en doel van de vergadering zijn niet duidelijk;
De vergadering verloopt zonder enige structuur en ‘spelregels’;
De tijd wordt niet in de gaten gehouden en de vergadering loopt uit;
De vergadering wordt afgesloten zonder een duidelijk besluit of een concrete lijst met actiepunten;
Er zitten mensen aan tafel die niets met het onderwerp te maken hebben, maar er wel uitgebreid over mee praten;
De beslissingsbevoegden (aangaande het betreffende onderwerp) zijn niet uitgenodigd;
Men wil net zo lang doorgaan met vergaderen tot iedereen het over alle onderwerpen 100 procent met elkaar eens is;
Mensen raken in oeverloze discussies met elkaar (vaak over details);
De vergadering wordt door enkelen gedomineerd, de overige deelnemers worden niet of nauwelijks inhoudelijk bij de discussie betrokken;
De deelnemers maken de vergadertafel tot hun persoonlijk strijdtoneel.Deze valkuilen zijn niet nodig. Wat kunt u doen om ze te voorkomen?
1. Denk na over het onderwerp en de agenda, per onderwerp de tijdsduur aangeven en de maximale spreekduur per deelnemer Heeft u wel eens ervaren dat de voorzitter de tien deelnemers vraagt om voordat de discussie begint allemaal alvast kort hun menig te geven? Het gebeurt niet zelden dat dit eerste ‘meningenrondje’ een half uur of langer in beslag neemt. Zorg er, om het rondje echt kort te houden, voor dat u in dergelijke gevallen altijd uitermate duidelijk bent: iedereen mag maximaal twee zinnen gebruiken, of iedereen heeft maximaal 30 seconden de tijd. Grijp in als iemand zich hier niet aan houdt! Let er ook op dat de tijdsduur per vergaderonderwerp niet alleen bij u bekend is, maar ook bij de deelnemers: zo ligt de verantwoordelijkheid voor de tijd bij iedereen gezamenlijk.
2. Nodig de juiste mensen bijtijds uit Bij voorbereiding hoort ook dat de juiste mensen bijtijds worden uitgenodigd en ruim van tevoren over de nodige materialen beschikken. Als u merkt dat u, ondanks uw goede voornemens en planningen, hiermee elke keer te laat bent, ga dan op zoek naar een collega of medewerker die deze voorbereidende taak van u kan overnemen.
3. Wees duidelijk over de doelstelling van de vergadering Alleen het noemen van het vergaderonderwerp is niet voldoende. Wees duidelijk over de doelstelling van de vergadering.
Wellicht herkent u de volgende situatie.
Een manager opent de vergadering met “Vandaag gaan we het hebben over de indeling van ons nieuwe bedrijfspand.”? Het wordt dan heel verwarrend als u slechts meningen wilt peilen, terwijl de deelnemers het idee hebben dat er in deze vergadering een definitief besluit genomen dient te worden. De vergadering zal dan waarschijnlijk voornamelijk door argumenten over en weer en “ja, maar” reacties worden gedomineerd. De voorzitter krijgt dus geen breed en diep beeld van de meningen die er leven.
Geef dus altijd aan wat het doel van de vergadering is: wilt u de mensen informatie verschaffen, hun meningen peilen of wilt u gezamenlijk een besluit nemen? Uw doelkeuze heeft ook invloed op de manier waarop u de vergadering wilt laten verlopen. Wilt u bijvoorbeeld eerst een rondje maken om alle meningen te horen, of wilt u eerst de voorstanders aan het woord laten, daarna de tegenstanders en vervolgens een inhoudelijk discussie? Mogen de deelnemers al direct op elkaar reageren of wilt u dat ze wachten tot iedereen zijn mening heeft gegeven?
4. Wie wilt u erbij hebben Denk na over de wie aanwezig moeten zijn bij de vergadering. Vuistregel: alleen de mensen die er écht toe doen. Vermijd notoire kwebbelaars of twee mensen die altijd met elkaar zitten te ruziën.
5. Geef ruimte aan minder mondigen Minder mondige deelnemers hebben vaak wel wat te melden. Geef ze de ruimte, door ze bijvoorbeeld bij naam aan te spreken en gerichte vragen te stellen.
6. De notulen Wilt u iemand een rol (bijvoorbeeld notulist) toekennen? Geef deze persoon dan duidelijke instructies. Het is niet prettig als u een uitgebreid discussieverslag verwacht en de notulist reikt u slechts een beknopt lijstje met genomen besluiten aan.
7. Bereid u voor op emotionele reacties Soms verwacht u dat er in een vergadering heftige reacties of emoties van de deelnemers zullen komen. Wees daar op voorbereid.
Stel voor dat u een voorstel over een nieuw, strenger anti-rookbeleid gaat bespreken: het zal voor u dan niet al te lastig zijn te bedenken wat de deelnemers zoal aan tegenargumenten zullen opperen. Roken bevordert de productiviteit, niemand heeft er last van, nog nooit klachten gehoord et cetera. Bereid u alvast voor op uw reactie daarop: welke argumenten kunt u weerleggen, welke argumenten kunt u in een positieve richting buigen? Ga niet te lang in discussie, maar neem ‘die-hards’ in een 1-op-1-gesprek later apart.
8. Wees duidelijk over de besluitvorming Als u een besluitvormende vergadering wilt beleggen, vertel de deelnemers dan voor aanvang van de vergadering hoe deze besluitvorming plaats zal vinden. Het gebeurt nogal eens dat iedereen blij is dat er na lang vergaderen uiteindelijk gestemd gaat worden, maar dat er vervolgens nog ellenlang gekissebis ontstaat over wat als een meerderheid van stemmen mag worden beschouwd: is dat de helft plus één, is dat tweederde, of nog iets anders…?
Natasja Stolwijk Annemieke Spies
Klik hier voor meer informatie over de training Vergadertechnieken.
Klik hier voor meer artikelen van Natasja Stolwijk.
Klik hier voor de 25 laatst verschenen artikelen op Managersonline.nl.
Natasja Stolwijk heeft in 1996 Search & Results Trainingen BV opgericht. Search & Results is gespecialiseerd in praktische training en coaching op het gebied van management-, verkoop- en communicatievaardigheden.
