Functioneringsgesprekken zijn een bron van hoofdbrekens voor managers. Natasja Stolwijk beschreef reeds acht valkuilen. Michel Hoetmer gaat nog een stapje verder. Volgens hem zijn functioneringsgesprekken volstrekt nutteloos. Dat komt, volgens hem, omdat mensen -en dus managers- eigenlijk nog primitieve wezens zijn. Hij heeft wel tips hoe het anders kan.
Functioneringsgesprekken zijn sinds de jaren zeventig gemeen goed in vrijwel elke organisatie. Helaas sorteren functioneringsgesprekken zelden het beoogde effect. Wel leiden functioneringsgesprekken regelmatig tot spanningen, ergernis en een hoop administratieve rompslomp. We voelen allemaal aan ons theewater dat de schoen een beetje wringt, maar kunnen niet goed de vinger op de zere plek leggen.
Wat is er mis met het functioneringsgesprek? Het functioneringgesprek is de “quality time” voor manager en medewerker. Maar is het niet een illusie te denken dat je een persoon kunt motiveren door één of twee keer per jaar een goed gesprek te voeren? Op het eerste gezicht lijkt het een logische gedachte, maar het idee houdt weinig rekening met de manier waarop mensen zich gedragen.
De bekende marketingdeskundige, Paul Postma, doet over dit onderwerp in Verstandig denken, infantiel handelen een boekje open. Volgens hem is het menselijke brein een rommeltje. De mens is verwikkeld in een gevecht tussen de primitieve hersenen - het neurale chassis, het reptiele brein en het limbische systeem - die zijn handelingen bepalen en de neocortex, het ontwikkelde deel van zijn brein, dat de gedachten bestuurt. Kijkt u maar eens om u heen, de resultaten zijn duidelijk zichtbaar. Als het er op aan komt zijn het juist onze meest primitieve gedachten - zoals overlevingsinstinct, macht, status, jaloezie, aandacht, lust en gemakzucht - die in ons hoofd de lakens uitdelen. Onze primitieve gedachten laten zich maar moeilijk beheersen door het hoog ontwikkelde deel van onze hersenen.
De logica ontbreekt Voor het menselijke gedrag is in veel gevallen geen logische verklaring te vinden, anders dan de primitieve krachten in ons brein. Ik geef enkele voorbeelden: de leider van de Westerse wereld laat een stagiaire met een sigaar spelen. Anderen halen zonderlinge toeren uit om op TV te komen en zo bevredigen ze hun primitieve aandrang naar aandacht. Dat ook de manager maar een mens is, bleek tijdens een onthullende proef die ooit op de BBC werd uitgezonden. Het was allemaal een grap, maar de managers namen het bloedserieus. De toenmalige wereldkampioen darts werd uitgenodigd een managementseminar te geven. Het ging over het raken van doelen. Het experiment moest worden gestaakt omdat de deelnemers pijltjes naar elkaar gingen gooien.
Alles netjes in vakjes indelen Het ontwikkelde deel van ons brein heeft een onstilbare behoefte alles netjes in vakjes en modellen te willen indelen. Het is lekker overzichtelijk en biedt een aardige (schijn)houvast. Vervolgens geven mensen toe aan hun primitieve impulsen. Het functioneringsgesprek is een goed bedoelde poging die in theorie heel aardig lijkt. In de praktijk heb je er helaas niet zoveel aan. Twee voorbeelden. U vindt uw medewerker, Jan, om de een of andere reden een heel aardige vent. En gelukkig is het genoegen wederzijds. U gaat prettig met elkaar om. En nu Piet: vanaf het moment dat u zijn pokdalige kop zag, mocht u hem niet. Uw primitieve gevoelens kwamen direct bovendrijven. U past op uw tellen. Het functioneringsgesprek lijkt op de sfeer in de wachtkamer van de tandarts. Uw mening is beide gevallen al lang gevormd en een functioneringsgesprek verandert daaraan helemaal niets.
Objectiviteit is een illusie Tegenwoordig wordt er een keurige grens getrokken tussen functionerings- en beoordelingsgesprekken. Objectief bezien klinkt het logisch. Het zijn ten slotte verschillende zaken. Was dat maar waar! U voert een constant gevecht met uw primitieve brein, dat niet in staat is het functioneren van de medewerker en uw oordeel over deze persoon uit elkaar te halen, en de logica van uw ontwikkelde brein dat zegt: “wees verstandig en denk na over wat je zegt.” De scheiding tussen het beoordelingsgesprek en het functioneringsgesprek bestaat uitsluitend op papier. In de praktijk komt er bar weinig van terecht. Dat is ook helemaal niet verwonderlijk want functioneren is een ingewikkeld samenspel van daden, gedrag en de beoordeling er van. Het wordt door beide partijen subjectief ervaren. En daar komt nog bij dat er per definitie sprake is van een onevenwichtig gesprek, want deze gesprekken kunnen niet los gezien worden van de machtsverdeling tussen de gesprekspartners. Het nut van functioneringsgesprekken is dus twijfelachtig. Maar helaas komt u er niet onderuit. U zult er dus het beste van moeten maken. Enkele tips:
1. De voorbereiding Beperk u tot enkele punten en denk vooral goed na over de formulering van uw woorden. Wat wilt u precies bereiken? Hoe pakt u dat het beste aan? Concentreer u op de primaire gevoelens van uw medewerker.
2. Wees oprecht Vertel oprecht wat u van het gedrag van de ander vindt. Gek genoeg verstaan wij onder eerlijkheid allemaal iets anders, maar wij hebben meestal wel een goed gevoel voor oprechtheid. Pas op voor zinnen waarin een “ja maar” zit verpakt. Dat volgt meestal na een compliment. Het compliment wordt echter vergeten en alles wat na de “ja maar” volgt komt des te harder over.
3. Geef ruimte aan impulsieve opwellingen Het is helemaal niet zo erg om af en toe uw gevoelens te laten spreken en andere paden in te slaan dan van te voren is gepland. Een goed gesprek is een kwestie van actie en reactie. Dus waarom zou u de onnatuurlijke situatie creëren waarin uitsluitend gesproken wordt over de onderwerpen op de agenda? Denk erom het gaat om het effect dat u wilt bereiken.
4. Pas op met concrete afspraken Het gedrag van anderen veranderen is een moeizame zaak, zo niet onmogelijk. Gedragsverandering is zo moeilijk omdat het gedrag verankerd ligt in ons onderbewustzijn. Ons primitieve brein negeert de rationele afspraken en laat zich daardoor niet sturen. Richt u dus op één ding tegelijk!
5. Pas op met de schriftelijke verslaglegging In een schriftelijk verslag is het bijna onmogelijk om alle ingewikkelde nuances van het functioneringsgesprek goed vast te leggen. Per definitie is de schriftelijke weergave van het gesprek subjectief en onvolledig. Regelmatig gaat de “zwart op wit” genoteerde boodschap een eigen leven leiden en krijgt de tekst een onbedoelde lading. Beperk u tot enkele afspraken en laat de ander daarvoor tekenen.
6. De laatste en belangrijkste tip Geef elke dag zelf het goede voorbeeld. U hebt een voorbeeldfunctie en kunt dus een positieve invloed uitoefenen op uw team. Want dat is waar de medewerker zich aan spiegelt. De leiding en het management zijn cultuur en sfeerbepalend binnen een organisatie. Mensen hunkeren naar aandacht. Geef deze in ruime mate en u wordt daarvoor beloond. En laat als het even kan al die moderne communicatiemiddelen voor wat ze zijn. Want onze primitieve hersenen weten daar geen raad mee. Probeer dat nog eens over 50.000 jaar als onze hersenen een beetje verder zijn ontwikkeld!
Klik hier voor de 25 laatst verschenen artikelen op Managersonline.nl.
Michel Hoetmer is acquisitiecoach en directeur van SalesQuest. Hij helpt verkopers bij de verbetering van hun prestaties. SalesQuest richt zich op speciale acquisitietrainingen en is daarbij toonaangevend in Nederland.
