Verkopers houden niet van rapporteren. De administratie doen is niet hun lievelingswerk en kost alleen maar tijd. Bovendien houden verkopers er niet van om gecontroleerd te worden. Toch zijn verkooprapportages voor salesmanagers belangrijke sturings- en coachingsinformatie. Michel Hoetmer beschrijft een eenvoudige en snelle manier om uw verkopers effectief te laten rapporteren.
Jaren geleden, toen ik zelf nog verkoper was, werd ik regelmatig op de huid gezeten door mijn manager. Ik kreeg dan op dinsdag of woensdag een nijdig telefoontje met het vriendelijke, doch ook erg dringende verzoek, om mijn weekrapport in te leveren. Ik vond het maken van zo’n rapport altijd een vervelende klus. Soms vergat ik het gewoon of wou ik er niet aan denken. Omdat ik het rapport beschouwde als een controlemiddel. En als het louter om de controle gaat, dan vinden verkopers dat bijzonder vervelend. Want verkopers stellen erg veel prijs op hun vrijheid. Vrijheid mag in dit verband natuurlijk nooit vrijblijvendheid en onverantwoordelijk gedrag betekenen. Maar hoe verkoop je dat aan je verkoper?
Waartoe dient het rapport? Veel verkopers zien het nut niet in van al dat gerapporteer en ze beschouwen het als een stomme klus. Voor de verkoopleider bevat een dergelijk rapport echter belangrijke informatie over de vorderingen van zijn verkopers. Aan de hand van deze rapportages kan hij zijn meerderen weer inlichten en de verkoopprognoses voor de komende periode vaststellen. En dat wordt vaak vergeten, het dient als uitgangspunt voor de voortgangs- en coachingsgesprekken met de verkoper!
Zo min mogelijk administratie Ik denk dat op dat punt mijn toenmalige managers faalden. De rapportage werd nooit besproken. Geen wonder dat de verkoper het nut er niet van inzag! Voor de verkoper was het weinig meer dan een gedwongen geschuif met cijfertjes en papiertjes. Bovendien werden er allerlei gegevens gevraagd die men, intern, aan de hand van de ingeleverde contracten ook had kunnen bijhouden. Tip: belast verkopers met zo min mogelijk administratie. Ze zijn er vaak niet goed in en kunnen hun tijd veel nuttiger besteden bij hun klanten in plaats van thuis met hun administratie te spelen.
Hoe moet het dan wel? Ten eerste moet een verkooprapport vooral die gegevens bevatten, die niet op een andere manier binnen de eigen organisatie kunnen worden verkregen. Het gaat om het monitoren van de vorderingen van de verkoper zelf. De verkoper moet, afhankelijk van het verkoopproces, aangeven hoeveel klanten zich in elke fase van het verkoopproces bevinden. In het uitstekende boekje 23 meetpunten voor activity management geeft auteur Harrie van Heck prima voorzetten.
SPATOCO Hoe zit het met de SPATOCO’s van uw verkopers? Van Heck deelt het verkoopproces in duidelijk te onderscheiden stappen in. De SPATOCO-formule staat voor:
Suspects
Prospects
Aandacht(sfase)
Tonen van product of dienst
Offertes
Close
Opdracht
Prestaties meten Door achter elke stap in het verkoopproces grenspaaltjes neer te zetten krijgt de verkoopleider een duidelijk beeld van de prestaties van zijn verkopers. De prestaties worden bovendien ook onderling vergelijkbaar. Wij geven een voorbeeld. Een verkoper is in zijn gebied in het bezit van ruim 435 adressen (= suspects). Uiteindelijk lukt het hem om bij 56 van deze adressen een opdracht uit het vuur te slepen. Dat is een conversieratio van 12,8 procent. Als dat te laag is, kan de verkoopleider aan de hand van de verkregen rapportages samen met de verkoper het verkoopproces evalueren. De vraag is natuurlijk waar, voor deze individuele verkoper, de bottlenecks zitten. In welke fase van het verkoopproces loopt hij vast? Stel deze verkoper heeft 158 offertes uitgebracht. Omdat slechts 56 van deze 158 offertes worden omgezet in een opdracht, lijkt het er op dat in deze en de volgende stappen iets misgaat. Wellicht kwalificeert de verkoper zijn prospects niet goed genoeg en brengt hij veel te snel een offerte uit. Of hij vergeet de offertes op te volgen. Aan de hand van deze cijfers is de verkoopleider in staat om de vinger op de zere plek te leggen en is hij in staat de verkoper te coachen voor betere resultaten.
Hulpmiddel Op deze manier komt er een samenwerking tussen verkoper en manager tot stand. Een samenwerking die voor beiden productief is. Het weekrapport, waarin deze gegevens staan vermeld, is niet meer uitsluitend een middel waarmee de verkoper wordt gecontroleerd, nee het wordt een hulpmiddel waardoor de verkoper met assistentie van zijn “coach” uiteindelijk beter gaat presteren. Daar kunnen verkopers toch weinig bezwaren tegen hebben nietwaar? In het genoemde boekje wordt het concept tot in de kleinste details uitgewerkt en vindt u ook nog eens talloze vragen die u aan uw verkopers kunt stellen.
Michel Hoetmer
Wilt u ook meer klanten werven met minder inspanning? Schrijf u dan in voor de training Effectieve acquisitie.
