Het einde van het jaar is in zicht. Bij veel bedrijven vinden in deze periode de jaarlijkse of halfjaarlijkse functionerings- en beoordelingsgesprekken plaats. Het functioneringsgesprek is een belangrijk moment voor werkgever en werknemer. Beide partijen hebben de mogelijkheid elkaar feedback te geven. Juist daarom is het van belang om dit gesprek goed voor te bereiden. Wanneer u deze acht valkuilen vermijdt, zal een functioneringsgesprek een motiverend effect hebben.
Het einde van het jaar is in zicht. Bij veel bedrijven vinden in deze periode de jaarlijkse of halfjaarlijkse functionerings- en beoordelingsgesprekken plaats. Het functioneringsgesprek is een belangrijk moment voor werkgever en werknemer. Beide partijen hebben de mogelijkheid elkaar feedback te geven. Juist daarom is het van belang om dit gesprek goed voor te bereiden. Wanneer u deze acht valkuilen vermijdt, zal een functioneringsgesprek een motiverend effect hebben.
1. Onvoldoende voorbereiding Een slecht voorbereid gesprek leidt maar al te vaak tot miscommunicatie, te weinig diepgang en ondoordachte oplossingen. Dit kost niet alleen veel tijd, maar werkt ook demotiverend voor medewerkers. Neem daarom de tijd om uw gesprekken voor te bereiden. Maak tijdig een afspraak met de medewerker, reserveer een geschikte ruimte, bespreek mogelijke gespreksonderwerpen en bedenk welke complimenten en aandachtspunten u de medewerker mee wilt geven. Laat uiteraard ook de medewerker zelf zich voorbereiden.
2. Verwarring over functionerings- en beoordelingsgesprekken Tot ongeveer halverwege de jaren ’70 werd er geen onderscheid gemaakt tussen beoordelen en iemands functioneren bespreken. Tijdens gesprekken over het functioneren van een medewerker speelde de beoordeling al dan niet op de achtergrond mee. Dat maakte dat medewerkers niet gemakkelijk het achterste van hun tong lieten zien: daar konden zij immers letterlijk op afgerekend worden. Er ontstond behoefte aan een onderscheid tussen het bespreken van het functioneren van medewerkers en het beoordelen van hun functioneren. Zo ontwikkelde het functioneringsgesprek zich naast het beoordelingsgesprek.
Functioneringsgesprek Het functioneringsgesprek is vooral gericht op motivatie, evaluatie en op de toekomst. Het is een tweezijdig en open gesprek: de manager en de medewerker zijn ongeveer even veel aan het woord. Een functioneringsgesprek heeft geen materiële consequenties.
Beoordelingsgesprek Het beoordelingsgesprek is vooral gericht op het recente verleden. Het is een half-open gesprek: de manager geeft zijn oordeel en de medewerker reageert. Een beoordelingsgesprek heeft doorgaans wel materiële consequenties.
3. Het gesprek is een opsomming van fouten en kritiek Een functioneringsgesprek is mede bedoeld om de medewerker te motiveren. Natuurlijk zijn er aandachtspunten die voor verbetering vatbaar zijn. Pas er voor op om enkel deze fouten in het gesprek te duiden, zonder in positieve bewoordingen te kijken naar de manier waarop deze zaken verbeterd zouden kunnen worden in de toekomst. Deel zeker net zoveel complimenten uit als dat u aandachtspunten meegeeft!
4. In het gesprek komen plotseling nieuwe punten naar voren Een veel voorkomende valkuil in een functioneringsgesprek is dat de manager onverwachts met nieuwe punten aankomt. De essentie van een functioneringsgesprek is dat er gezamenlijk wordt besproken hoe er in de toekomst nog beter gefunctioneerd kan worden. Dan is het wel van belang dat de medewerker ook de kans krijgt om hierover na te denken. Als hij in het gesprek pas wordt geconfronteerd met nieuwe informatie, dan ontneemt u hem niet alleen die kans, maar geeft u indirect ook blijk van de gedachte het u niet interesseert wat de medewerker zelf voor suggesties heeft.
5. Geen concrete afspraken Elke afspraak die voortvloeit uit een functioneringsgesprek behoort SMART geformuleerd te zijn. SMART staat voor: Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden. Specifiek door concreet te beschrijven wat het gewenste eindresultaat is. Meetbaar door te formuleren op welke manier u, samen met de werknemer, kunt bepalen of het gewenste doel gerealiseerd is. Een afspraak moet ook acceptabel zijn voor de ander. Daarnaast is het belangrijk de realiteit onder ogen te zien: als u een bepaalde inspanning vraagt van uw medewerker, moet het voor hem of haar ook mogelijk zijn om deze inspanning binnen de besproken tijdmarge te leveren. Waarmee we komen aan het aspect ‘tijdgebonden’: zonder een tijdslimiet te stellen worden alle afspraken een stuk minder waardevol.
6. De verkeerde vragen De meeste mensen zijn van nature geneigd om vooral gesloten vragen te stellen. Een gesloten vraag als: ‘vind je het goed gaan de laatste tijd?’ leidt nauwelijks tot meer inzicht in het functioneren van de medewerker. Beter is het om vooral open vragen te stellen. Een open vraag waarna eventueel wordt doorgevraagd indien nodig, zorgt niet alleen voor informatie, maar ook voor inzicht in de beweegredenen, visies en innerlijke overtuigingen van de medewerker. En juist die zaken zijn voor u van belang om het wederzijdse functioneren te optimaliseren.
7. Verkeerde opbouw van het gesprek Een geschikte structuur bestaat minimaal uit de volgende fasen:
Inleiding In deze fase stelt u als het ware samen met uw gesprekspartner de agenda op. Vergeet hierbij niet te vragen of de medewerker nog punten in wil brengen!
Feedback Vraag hoe de medewerker sinds jullie vorige gesprek in zijn werksituatie staat. Geef vervolgens uw feedback. Denk eraan om zowel positieve als negatieve feedback te geven.
Actieplan Bepaal de aandachtspunten waar nu actie op moet worden ondernomen. Welke aandachtpunten gaat de medewerker direct proberen te veranderen en hoe gaat hij dit praktisch aanpakken. Laat de medewerker zo veel mogelijk zelf met ideeën komen.
Proefafsluiting Controleer of de medewerker de feedback en het actieplan heeft begrepen en geaccepteerd. Vraag of er nog andere zaken zijn die de medewerker wil bespreken.
Afsluiting Vat gemaakte afspraken (SMART) samen. Geef aan wat de vervolgacties zijn. Bedank de medewerker voor het gesprek. Eindig met een motiverende opmerking.
8. Geen schriftelijke vastlegging Het is gebruikelijk dat het functioneringsgesprek resulteert in een verslag. De manager schrijft het verslag, waarin hij kort aangeeft wat er besproken is en waarin hij uitvoerig aangeeft wat er is overeengekomen. De medewerker moet zich akkoord verklaren met de inhoud van het verslag. Is het verslag volgens hem geen goede weergave van het gesprek, dan zullen leidinggevende en medewerker dit met elkaar bespreken. Dit verslag kan als uitgangspunt dienen voor een volgend gesprek.
Natasja Stolwijk
Klik hier voor meer artikelen van Natasja Stolwijk.
Klik hier voor de 25 laatst verschenen artikelen op Managersonline.nl.
Natasja Stolwijk heeft in 1996 Search & Results Trainingen BV opgericht. Search & Results is gespecialiseerd in praktische training en coaching op het gebied van management-, verkoop- en communicatievaardigheden.
