De lease-auto is al jaren een belangrijke secundaire arbeidsvoorwaarde. Een arbeidsvoorwaarde met een economische maar tevens emotionele waarde. Door zowel de economische als emotionele aspecten van de lease-auto is een goede autoregeling van groot belang. Slechte afspraken kunnen namelijk veel geld kosten. Bob Oord geeft tips en checks hoe u dat kunt voorkomen.
De lease-auto is al jaren een belangrijke secundaire arbeidsvoorwaarde. Een arbeidsvoorwaarde met een economische maar tevens emotionele waarde. Door zowel de economische als emotionele aspecten van de lease-auto is een goede autoregeling van groot belang. Slechte afspraken kunnen namelijk veel geld kosten. In dit artikel vindt u tips en checks gebaseerd op de valkuilen rondom de lease-auto.
De tips in dit artikel zijn onderverdeeld in 4 categorieën:
De autoregeling
Leasecontract
Beheersaspecten
De bijtelling
Autoregeling Met de interne autoregeling en bijbehorende gebruiksovereenkomst legt u alle afspraken tussen werkgever en werknemer omtrent dit onderwerp vast. U, als werkgever, stelt een auto ter beschikking aan een werknemer. Daarover moeten duidelijke afspraken met elkaar gemaakt worden. De autoregeling geeft tevens duidelijkheid in het te voeren autobeleid, wat kostenbesparend werkt en eventuele juridische problemen tussen werkgever en werknemer voorkomt. Zaken die u in de regeling moet vastleggen zijn in ieder geval:
Wanneer iemand in aanmerking komt voor een lease-auto en de categorie auto’s waaruit gekozen kan worden zoals prijsklasse en brandstoftype.
Alle regels rond de bestelling van nieuwe auto’s zoals de dealerkeuze, onderhoud en het gebruik van “stilstaande” auto’s.
De tussentijdse beëindiging van het contract en de regels rond indexeringen, arbeidsongeschiktheid en eigen risico’s.
Eigen bijdrage Een aardig voorbeeld van een gat in de autoregeling is de eigen bijdrage. Vanuit het personeelsbeleid kan een eigen bijdrage bij bestelling van een “dure” auto gewenst zijn. Vanuit financieel opzicht heeft het echter een nadeel. De eigen bijdrage wordt namelijk door de werknemer betaald uit zijn of haar loon. Dit geld gaat terug naar het bedrijf ter financiering van het leasecontract. In deze geldstroom van werkgever naar werknemer en weer terug wordt echter een deel betaald aan de belastingdienst (de werkgeverslasten). Per saldo vloeit dus geld uit de economische eenheid werkgever-werknemer naar de overheid terwijl alternatieven bestaan voor het realiseren van dezelfde voorwaarden.
Contracttype Een belangrijk onderdeel van de autoregeling zijn de keuzes ten aanzien van het type contract. Hierbij dient onder andere gekeken te worden naar het brandstoftype, de contractduur en de verzekeringen.
Iedereen op diesel Regelmatig komt ik in de praktijk bedrijven tegen die voor alle auto’s diesel kiezen. Doordat de autoregeling onduidelijk is kan het gebeuren dat iedere werknemer opnieuw argumenten aanvoert waarom hij/zij in aanmerking komt voor een benzine auto. In de praktijk kan vervolgens blijken dat diesel of gas veel aantrekkelijker was geweest. De keuze om vervolgens alle medewerkers op diesel te laten rijden om van het “gezeur” af te zijn is geen oplossing. Uiteindelijk bespaart u namelijk niet. De sleutel ligt veeleer in de formulering van de autoregeling.
Beheer Bij de keuze van de leverancier is het verstandig te kijken naar de mogelijkheden die leasemaatschappijen bieden om het beheer te vereenvoudigen. Hierbij dient onder andere geëvalueerd te worden welke mogelijkheden de verschillende aanbieders bieden op het gebied van online beheer en rapportage.
Praktijk Het leasen van auto’s doet u onder andere om uzelf te ontslaan van alle beheersaspecten van een wagenpark. In de praktijk kan het aantal manuren dat aan het leasepark wordt besteed echter nogal tegenvallen. Door verschillende contracten, bij verschillende leasemaatschappijen met verschillende voorwaarden en verschillende exploitatie-overzichten ontstaat een administratieve wirwar. Het onderbrengen van alle contracten bij één maatschappij gaat echter ten koste van uw onderhandelingskracht.
De bijtelling Ten slotte dient u bij het opstellen van uw leasebeleid rekening te houden met de bijtelling en alle wettelijke veranderingen daarvan. Door een verhoging van de bijtelling voor onbeperkt eigen gebruik naar 25% en de stijging van de consumentenprijzen voor auto’s wordt de lease-auto als secundaire arbeidsvoorwaarde minder aantrekkelijk. Daarnaast is voor mensen die meer dan 30km van het werk wonen de bijtelling verhoogd. Het kan voor de werknemer daarom weer aantrekkelijker worden om de (zakelijke) kilometers te vergoeden. Dit biedt voor de werkgever in deze roerige tijden tevens meer flexibiliteit.
Oldtimers Aantrekkelijk in de huidige belastingwetgeving is de bijtelling voor auto’s die ouder zijn dan 15 jaar. Hiervoor kan de gebruiker voor onbeperkt gebruik de bijtelling van 25 procent nemen over de economische waarde van de auto. Deze is vaak niet meer dan 5.000 tot 10.000 Euro. In plaats van een oldtimer te leasen is het ook mogelijk om alle kosten door de werkgever te laten betalen zoals verzekeringen, reparaties, benzine en afschrijving. Door bijvoorbeeld maximaal 800 Euro per maand te vergoeden aan kosten kan de werknemer in een aantrekkelijke oldtimer rijden tegen een lage bijtelling. Als werkgever bent u zeer flexibel omdat u geen leasecontract heeft.
Twintig auto's Het opstellen en invoeren van een goede autoregeling vergt tijd en aandacht. De financiële consequenties van een leasepark worden nogal eens onderschat. Vanaf 20 lease-auto’s is het altijd verstandig om uw autoregeling door een specialist te laten opstellen of beoordelen. Aangezien het om grote bedragen gaat en de potentiële kostenverlaging aanzienlijk is, loont dat zich snel.
Bob Oord is partner bij CostFocus, een onafhankelijk facilitair kostenadviesbureau, gespecialiseerd in het realiseren van kostenreducties. CostFocus publiceert regelmatig artikelen over facilitaire inkoop op www.kostenverlaging.nl. Met kennis en ervaring op het gebied van tactische inkoop kan CostFocus u op “no cure, no pay” basis helpen met het selecteren van de meest geschikte leveranciers voor uw facilitaire inkopen.
