Alle neuzen dezelfde kant op: dat is de wens van menig organisatie. Toch is dat niet goed voor de besluitvorming. Men praat elkaar na en neemt verkeerde beslissingen. Met raakt ziende blind. Wat is daar aan te doen? Met gratis Checklist Besluitvorming!
Achter een tafel zitten vier mensen. Op een andere tafel, direct in hun gezichtsveld, staat een doos. De kleur van de doos is groen. In de kamer loopt een man rond met een witte overjas en een clipboard in zijn hand. Hij vraagt de vier mensen één voor één naar de kleur van de doos. De eerste persoon zegt resoluut dat de doos rood is. Ook de tweede persoon verklaart stellig dat de doos rood is. En de derde persoon laat zich evenmin onbetuigd: “knalrood, meneer!” En nu is de vierde persoon aan de beurt, je ziet hem een beetje schichtig om zich heen kijken, hij twijfelt. Uiteindelijk verklaart hij met een zucht: “die doos is rood!”
Sociaal psychologisch experiment Dit verhaal, een sociaal psychologisch experiment waarbij de eerste drie deelnemers betrokken zijn in het complot, lijkt een beetje op het sprookje van de kleren van de keizer. Niemand zag, of durfde uit te spreken, dat de keizer geen kleren aan hand. Er was een achtjarig jongetje voor nodig om te constateren dat de keizer spiernaakt door de stad paradeerde.
Ziende blind Elke dag spelen zich in duizenden kantoorpanden dezelfde taferelen af. Mensen kruipen in groepjes bij elkaar en verklaren dat de dozen rood zijn terwijl elke sukkel kan zien dat deze dozen groen zijn. Als ze er al zijn dan doet bijna niemand moeite om naar achtjarige jongetjes of meisjes te luisteren. Men is ziende blind. De mensen die niet ziende blind zijn, of willen zijn, houden wijselijk hun mond. Het is niet goed voor de carrière. Het loopt meestal slecht af met eigenwijze buitenbeentjes.
Olietanker De gevolgen kunnen desastreus uitpakken, weliswaar staan alle neuzen schijnbaar dezelfde kant op, maar het is regelmatig de verkeerde kant. Organisaties hebben veel weg van olietankers. Het zijn grote logge lichamen die niet snel van koers wijzigen. En de kapitein van het schip ziet niet wat er vlak voor de boeg van het schip gebeurt, want dat wordt aan zijn gezichtsveld onttrokken, door de lengte van het schip en de hoogte van zijn positie kijkt hij erover heen.
Koffieautomaat Als de achtjarige jongetjes hun mond een keer open doen, ergens in de wandelgangen bij de koffieautomaat, dan krijgen ze te horen: “je hebt gelijk en ik heb het ook al eens aangekaard, maar daarover moeten wij eerst vergaderen in het wekelijkse groepsoverleg en als we het met elkaar eens worden over dit punt - en daarop is weinig kans - dan moet het eerst door het management team heen en dan, wellicht dan pas, gaan we er iets aan doen. Dat duurt nog wel een jaartje of zo.
Negatieve toegevoegde waarde De conclusie ligt voor de hand: de toegevoegde waarde van veel vergaderingen is negatief. Mensen praten elkaar na en voor afwijkende standpunten is te weinig ruimte, want dat is te bedreigend voor de gevestigde orde. En in elk groepje dat regelmatig bij elkaar komt ontstaat onvermijdelijk een bepaalde hiërarchie.
Hoe kunt u het ontsaan van een 'gevestgide orde' voorkomen. Enkele handreikingen:
1. Nut Ga in uw organisatie na wie er met wie vergadert en waarom. Dat is dus ook het eerste agendapunt voor deze vergaderingen: het nut van de bijeenkomst motiveren. Als de deelnemers niet in staat zijn hun bestaan in klare taal te formuleren wordt de vergadering onmiddellijk opgeheven.
2. Samenstelling Het tweede agendapunt is: waarom is de groep samengesteld zoals die is? Is het werkelijk nodig dat alle deelnemers de hele tijd aanwezig zijn? En waarom zijn het steeds dezelfde mensen? De variëteit van de samenstelling is heel erg belangrijk want het kleren van de keizer effect doet zich vooral voor bij groepjes mensen die dezelfde disciplines vertegenwoordigen.
Wantrouwen Dit proces zal zeker niet zonder slag of stoot verlopen. Er zullen talloze mensen zijn die weigeren de groepjes te ontbinden, het zijn de keizers zonder kleren in uw organisatie. En als hun naaktheid wordt ontmaskerd voelen deze lieden zich bijzonder ongemakkelijk, niemand wil te kijk worden gezet. Benader deze medewerkers dus met een flink portie wantrouwen en schroom niet heilige huisjes omver te schoppen. Het is de kruipolie waarmee u vastgeroeste patronen losweekt.
Gratis checklist Meer tips voor een betere besluitvorming in vergaderingen, vindt u in de gratis Checklist Besluitvorming. U kunt deze hier downloaden (pdf-formaat).
