Benchmarking is de afgelopen jaren een bekende term geworden. Uw eigen prestaties vergelijken met anderen kan nuttige informatie opleveren. Maar vaak blijft het daarbij. Analyse leidt tot paralyse. Lees dit artikel voor een praktisch handvat om uw facilitaire kosten te benchmarken aan de markt. En er wat mee te doen!
Benchmarking is de afgelopen jaren een bekende term geworden. Uw eigen prestaties vergelijken met anderen kan nuttige informatie opleveren. Maar vaak blijft het daarbij. Analyse leidt tot paralyse. Lees dit artikel voor een praktisch handvat om uw facilitaire kosten te benchmarken aan de markt. En er wat mee te doen!
Strategische benchmarks Benchmarking is feitelijk het vergelijken van uw interne cijfers met de kengetallen van vergelijkbare organisaties. Deze interne cijfers kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op de huisvestingskosten per m2 of de kosten voor kantoorartikelen per medewerker. Deze vergelijking geeft u een indicatie van het besparingspotentieel.
Vergelijkbaar Om zuiver te benchmarken is het echter noodzakelijk om goede facilitaire kengetallen beschikbaar te hebben van daadwerkelijk vergelijkbare bedrijven. Alleen indien aan deze voorwaarde wordt voldaan kunnen appels met appels worden vergeleken. Dit is echter maar zelden goed mogelijk. In de praktijk rijst bijvoorbeeld al snel de vraag of het verbruik van koeriersdiensten door een reclamebureau vergelijkbaar is met dat van een management-adviesbureau. Het antwoord is “nee”!
Wetenschap Daarnaast moet u zich de vraag stellen wat u in de praktijk heeft aan de wetenschap dat u boven het marktniveau uitkomt met uw kosten. Wat doet u indien na een duur onderzoek blijkt dat uw huisvestingskosten 15% boven het marktgemiddelde liggen? Is het de moeite waard om te verhuizen? Welke kosten brengt dat met zich mee? Gaat u het pand verkopen of uw huurcontract afkopen?
Praktijk Benchmarken tegen kengetallen geeft u een indicatie op strategisch niveau. Het resultaat is dat u weet waar u staat ten opzichte van de markt, maar nog niet hoe het beter kan. In de praktijk is het daarom verstandig twee vragen te stellen voordat u een benchmark gaat uitvoeren:
1. Wanneer trekt u de conclusie dat u ontevreden bent over het kostenniveau? 2. Is de kostenpost op korte of middellange termijn te beďnvloeden?
De resultaten van een strategische benchmark worden dan uitgezet tegen twee assen: (1) het relatieve kostenniveau t.o.v. de markt en (2) de mate waarin de kostenpost beďnvloedbaar is (zie hiervoor tevens het artikel: Hoe afhankelijk bent u van uw leveranciers?). Het segment waarin u uitkomt met het resultaat (1, 2 of 3) geeft de prioriteit aan om een kostenbesparingsonderzoek te starten.
Tactische Benchmarks Om het besparingspotentieel in uw organisatie daadwerkelijk te kapitaliseren kunt u beter gebruik maken van tactische benchmarks. Bij een tactisch benchmark vergelijkt u het huidige kostenniveau aan de alternatieven die de markt u biedt. U vergelijkt uzelf dus niet met andere partijen die het gemiddeld niet beter doen, maar met het optimaal haalbare alternatief.
Alternatieven Alternatieven voor uw huidige kostenniveau vindt u door objectief na te denken over de processen in uw huidige organisatie, te bepalen waar u te veel afneemt en u af te vragen waarom dat zo is.
Heeft u uw werkelijke behoefte en pakket van eisen zuiver in kaart? Laat dan middels een tenderprocudure leveranciers hun alternatieven presenteren. Door het huidige kostenniveau te vergelijken met de alternatieven uit de markt kunt u besparingsbeslissingen nemen en uw besparingspotentieel kapitaliseren.
Bob Oord is partner bij CostFocus, een onafhankelijk facilitair kostenadviesbureau, gespecialiseerd in het realiseren van kostenreducties. CostFocus publiceert regelmatig artikelen over facilitaire inkoop op www.kostenverlaging.nl. Met kennis en ervaring op het gebied van tactische inkoop kan CostFocus u op “no cure, no pay” basis helpen met het selecteren van de meest geschikte leveranciers voor uw facilitaire inkopen.
