Heeft u ook zo’n prettige relatie met uw leverancier? Verkopers zijn immers vriendelijk, geven kado’s en komen graag bij u langs om de relatie te versterken. Verkopers benadrukken naast harde argumenten graag de zachte argumenten omtrent een aankoopbeslissing en de relatie. Het is echter de taak van de inkoper om primair beslissingen te nemen op basis van de feiten. Doen zij dit niet dan kan dat behoorlijk wat geld kosten. Met gratis checklist!
Heeft u ook zo’n prettige relatie met uw leverancier? Verkopers zijn immers vriendelijk, geven kado’s en komen graag bij u langs om de relatie te versterken. Verkopers benadrukken naast harde argumenten graag de zachte argumenten omtrent een aankoopbeslissing en de relatie. Het is echter de taak van de inkoper om primair beslissingen te nemen op basis van de feiten. Doen zij dit niet dan kan dat behoorlijk wat geld kosten.
Professionalisering Met name bij de inkoop van facilitaire produkten en diensten is veel ruimte voor professionalisering. Bij facilitaire produkten en diensten kunt u denken aan vliegreizen, mobiele telefonie en koeriersdiensten. Soms lijkt het inkoopgedrag omtrent deze aankopen meer op dat van een consument dan op dat van een zakelijke inkoper. Een consumentenaankoop kenmerkt zich door persoonlijke behoefte, emotionele motieven, impulsiviteit en weinig onderhandeling. Klik hier om de checklist Professionele Inkoop te downloaden (pfd-formaat).
Rationalisering De eerste stap naar rationalisering zijn goed uitgevoerde inkooptrajecten. Een goed uitgevoerd inkooptraject zet een aantal verkooptactieken buitenspel. Om dit goed in kaart te brengen zetten we eerst de fasen van tactische inkoop en verkoop kort naast elkaar.
Tactische inkoop
Specificeren van de behoeften In kaart brengen wat de daadwerkelijke behoefte van het bedrijf is. Zorg dat het pakket van eisen afgestemd is op eventuele toekomstplannen of andere bedrijfsonderdelen. Schrap alle oneigenlijke behoeften.
Leveranciersselectie Selecteer op basis van duidelijk vooraf gestelde criteria een shortlist van 3 tot 5 leveranciers. Laat de leveranciers offreren en eventueel een toelichting geven. Maak op basis van eventuele onderhandelingen een economische en rationele beslissing.
Contracteren Zorg dat alle contractuele aspecten helder en acceptabel zijn. Onderteken de overeenkomst.
Tactische verkoop
Specificeren van de behoeften Blootleggen en inspelen op (eventueel latente) behoeften van de potentiële klant,
Presenteren van de oplossing Presentatie van een combinatie van producten en diensten als een oplossing die alle behoeften van de klant invult. De presentatie benadrukt de ‘unique selling points’.
Contracteren Op basis van de unieke aspecten in de aanbieding wordt geprobeerd de meest aantrekkelijke voorwaarden voor de leverancier in het contract te verwerken. Ondertekenen van de overeenkomst.
De Vergelijking
Fase 1 Al snel blijkt dat activiteiten van de inkoper en verkoper elkaar overlappen. In de eerste fase definiëert u zelf de behoeften terwijl de verkoper dit graag met u zou willen doen. Een verkoper van een specifiek product kan echter nooit uw behoeften objectief specificeren. De verkoper zal altijd proberen om samen met u de behoefte zodanig te specificeren dat zijn portfolio een antwoord geeft. Indien het voor u noodzakelijk is kennis van leveranciers te verwerken in de specificatie, laat dan meerdere leveranciers langskomen voordat u de offerte aanvraag doet. Definiëer daarna zelf uw daadwerkelijke behoefte.
Fase 2 Dat brengt u in de tweede fase waarin u leveranciers uitnodigt om de propositie te presenteren. De leveranciers zijn geselecteerd op basis van de door u vooraf gestelde criteria. Hierdoor zullen de zogenaamde “unique selling points” al snel minder uniek blijken. Indien argumenten als “24 uurs service”, “marktleider” en “alles op voorraad leverbaar” voor u belangrijk zijn, heeft u dat immers al in de criteria verwerkt.
Fase 3 Middels deze gestructereerde inkoop zullen de aanbiedingen goed vergelijkbaar worden. Door de zogenaamde “appels met appels” te vergelijken kunt u een economisch rationeel overwogen contract sluiten.
Klem gezet Doordat de fasen elkaar overlappen kan frictie ontstaan tussen de verkoper en de inkoper. Verkopers voelen zich door de inkoper nog wel eens klem gezet. Dan komen argumenten naar voren als “dat bedrijf kan nooit vergelijkbaar zijn met ons” of “wij voelen ons gebruikt voor een schaduwofferte”. Verkopers mogen van professionele inkopers echter “fair play” verwachten en doen er dus verstandig aan in dergelijke situaties een aanbod te doen waarmee ze denken de concurrentie de pas af te snijden. Of, als dat het beleid van het bedrijf is waarvoor ze werken, niet mee te doen aan gestructureerde offerte procedures. Impliciet geven ze hiermee echter te kennen dat ze zich boven de markt prijzen.
Bob Oord is partner bij CostFocus, een onafhankelijk facilitair kostenadviesbureau, gespecialiseerd in het realiseren van kostenreducties. CostFocus publiceert regelmatig artikelen over facilitaire inkoop op www.kostenverlaging.nl. Met kennis en ervaring op het gebied van tactische inkoop kan CostFocus u op “no cure, no pay” basis helpen met het selecteren van de meest geschikte leveranciers voor uw facilitaire inkopen.
