Lees dit artikel indien u na alle e- en i- desillusies eens wilt weten wat e-Procurement voor u kan betekenen. Bob Oord beschrijft op verrassend duidelijke wijze wat e-Procurement is, wat de mogelijkheden zijn en voor wie het geschikt is. Met gratis checklist!
Lees dit artikel indien u na alle e- en i- desillusies eens wilt weten wat e-Procurement voor u kan betekenen. E-Procurement staat letterlijk voor electronisch inkopen. Electronisch inkopen is echter niet nieuw. Al sinds jaren worden EDI technieken toegepast op Just-In-Time voorraadsystemen voor de primaire processen. De focus van dit artikel ligt echter op het gebruik van internet technologie bij het inkoopproces. Gerenommeerde onderzoeksbureaus hebben voor u uitgerekend dat bij een goed georganiseerde e-Procurement implementatie een kostenreductie van 5 procent tot 8 procent van het betreffende inkoopbudget mogelijk is.
Wat is e-Procurement? Aan de hand van het inkoopproces zijn 3 hoofdvormen van e-Procurement te onderscheiden:
Sourcing Het vinden van nieuwe potentiële leveranciers. Op Internet vindt u vele portals die u voor specifieke productgroepen op gang kunnen helpen. Een aantal links zijn hier voor u als voorbeeld geselecteerd.
Leverancierselectie Voor het uitvoeren van een tenderprocedure kan gebruik worden gemaakt van Internet technologie. Een goed voorbeeld van een dergelijke oplossing vindt u op www.xpertbuyer.nl.
Bestellen & Bewaken Het bestellen van producten en diensten van verschillende vooraf gecontracteerde leveranciers uit een catalogus op een intranetsysteem is de kern van e-Procurement. Hierbij kan de mate van integratie met bestaande systemen en processen aanzienlijk verschillen.
Voor welke Producten & Diensten? De voordelen voor e-Procurement systemen liggen het meest voor de hand bij de inkoop van facilitaire producten en diensten zoals kantoorartikelen en computers. Veelal heeft de inkoop van primaire producten en diensten namelijk al een procesverbetering ondergaan door de implementatie van maatwerkoplossingen gebruikmakend van EDI technologie en JIT en ERP systemen. Daarnaast lenen facilitaire producten en diensten zich goed voor e-Procurement oplossingen omdat het assortiment breed is, de bestelfunctie vaak decentraal is georganiseerd en contracten centraal worden beheerd.
Door efficiency verbeteringen van het operationele proces kunnen voordelen worden behaald. Maar ook ontstaat een voordeel doordat werknemers worden gedwongen bij de juiste (vooraf geselecteerde) leverancier onder de juiste voorwaarden bestellingen te plaatsen.
Voor welke Bedrijven? Wanneer is het interessant om na te denken over een e-Procurement systeem? Want voordat u gaat besparen moet u eerst behoorlijk investeren.
Ten eerste moet u zichzelf de vraag stellen welk van uw inkooppakketten zich lenen voor het systeem en of hiermee kostenbesparingen gerealiseerd kunnen worden. De eerste kostenbesparing zit vaak in een goede (interne) organisatie van het betreffende inkooppakket. Staat dit inkooppakket goed op de rit met een raamcontract bij een goede leverancier, een duidelijke bestelprocedure en goed factureringspraken? Dan heeft u een verbeterde kans om middels automatisering de besparing te vergroten.
Ten tweede moet u kijken naar het rendement op de investering. e-Procurement systemen worden geleverd vanaf 100k Euro. Voor de implementatie moet u rekening houden met een additionele investering een factor 0,75 a 1,5 van het systeem. Een instapoplossing begint dus bij ongeveer 250k Euro. Rekening houdend met een afschrijftermijn van 2 a 3 jaar moet u dus minimaal 100k Euro per jaar aan besparingen realiseren om quitte te draaien. Met als besparingsdoelstelling 7%, moet het totale volume aan producten en diensten welke u wilt implementeren in de oplossing dus minimaal 1,4 miljoen Euro per jaar bedragen. Om de besparing substantieel te maken zal in de praktijk het aankoopvolume vaak hoger liggen.
Zoals bij veel nieuwe oplossingen speelt ook bij e-Procurement het kip en ei probleem een rol. Om een functioneel rijke oplossing te implementeren moeten in het systeem de catalogi van verschillende leveranciers worden opgenomen. Implementatie van een leverancier vergt echter de inspanning om de catalogus (en mutaties daarin) in het systeem te importeren. De vraag is uiteaard steeds: wie gaat dat betalen.
Om de vicieuze cirkel tussen inkopende en verkopende partijen te doorbreken, bieden sommige e-Procurement leveranciers een standaardconfiguratie voor een geselecteerd aantal aanbieders. Eenmooi verkoop argument, maar dit zijn echter zelden de Nederlandse partijen waar u zaken mee doet.
Welke Leverancier? Heeft u de keuze gemaakt? Wie kiest u dan als partner in deze de onvolwassen markt van e-Procurement aanbieders? In korte tijd hebben meer dan 75 leveranciers het licht gezien. Door de onvolwassenheid zijn niet alle leveranciers even capabel en zijn systemen vaak nog incompleet. De verschillen in functionaliteit zijn dan ook groot. Deze verschillen zitten bijvoorbeeld in: de functionaliteit van de catalogus, de integratiemogelijkheden, de betalingsmogelijkheden, het contractbeheer en de organisatie van bestelprocedures.
Stel daarom naast de functionele, financiële en technische eisen tevens uw eisen ten aanzien van de leveranciersachtergrond vast. Er valt veel voor te zeggen om met een stabiele partij in zee te gaan. Hier vindt u een overzicht van aanbieders die in Nederland actief zijn.
Links en gratis checklist Om u verder te informeren over e-Procurement vindt u hier een aantal handige links die u leiden naar relevante achtergrond artikelen.
Daarnaast kunt u een hier een gratis checklist en tips downloaden om u te oriënteren op een e-Procurement project.
Bob Oord is partner bij CostFocus, een facilitair kostenadviesbureau, gespecialiseerd in het realiseren van kostenreducties. Met kennis en ervaring op het gebied van tactische inkoop kan CostFocus u op "no cure, no pay" basis helpen met het selecteren van de meest geschikte leveranciers voor uw facilitaire inkopen. Voor Managersonline.nl schrijft hij de komende weken een serie artikelen over kostenbeheersing.
