Vraagt u zich wel eens af hoe afhankelijk u van uw leveranciers bent? Hoe reageert u op plotselinge prijsindexeringen, geruisloze contractmutaties en leuke uitjes voor de operationele inkoper? Hoewel een goede relatie met uw leverancier belangrijk is voor de dagelijkse gang van zaken is de relatie maar zelden vanzelfsprekend. Dit artikel geeft u een praktisch handvat voor de benadering van uw leveranciers.
Vraagt u zich wel eens af hoe afhankelijk u van uw leveranciers bent? Hoe reageert u op plotselinge prijsindexeringen, geruisloze contractmutaties en leuke uitjes voor de operationele inkoper? Hoewel een goede relatie met uw leverancier belangrijk is voor de dagelijkse gang van zaken is de relatie maar zelden vanzelfsprekend. Dit artikel geeft u een praktisch handvat voor de benadering van uw leveranciers.
Leverancierssegmentatie Om een duidelijk beeld te krijgen van uw positie ten opzichte van uw leverancier is het van belang om twee zaken helder te definiëren; de mate van afhankelijkheid en het volume dat u afneemt.
Afhankelijkheid Bij het bepalen van de afhankelijkheid kunt u kijken naar mogelijke alternatieven en de uittreeddrempels.
Alternatieven Alternatieven kunnen produkt- of marktafhankelijk zijn. Een extreem voorbeeld van marktafhankelijkheid is een monopolie. Onderhandelingen over prijs en voorwaarden in een markt waarin weinig of geen alternatieven zijn zoals bij het Kadaster en PttPost zijn weinig vruchtbaar. Indien de afhankelijk van een beperkt aantal leveranciers groot is kan het zinnig zijn om creatief naar alternatieven te kijken.
Uittreeddrempels Uittreeddrempels kunnen voorkomen in vele varianten. De meest bekende voorbeelden zijn clausules in contracten, verankering in processen en economische binding door hoge initiële investeringen. Op het gebied van uittreeddrempels zijn de beloften van e-procurement een mooi voorbeeld. Electronisch inkopen en bestellen met behulp van open systemen zou de marktwerking bevorderen. In de praktijk blijkt echter maar al te vaak dat op een marktplaats of in een e-procurement oplossing één aanbieder leidend is in een bepaald produktassortiment. Eenmaal geïntegreerd in het inkoopproces blijkt de afhankelijkheid dan groot. Ondanks een jaarlijkse prijsverhoging stapt u niet snel meer over.
Volume Naast de afhankelijkheid is het zinnig om kritisch te kijken naar het volume van de verschillende produktgroepen. Bij een inventarisatie kan het u opvallen dat u voor dezelfde produktgroepen verschillende leveranciers gebruikt. Zo komt CostFocus vaak in de praktijk een versnipperd aankoopbeleid tegen bij kantoorartikelen. Afdelingen en businessunits bestellen onafhankelijk van elkaar en op momenten dat het uitkomt. Vaak zijn er dan nog verschillende leveranciers voor de standaard kantoorartikelen, toners & papier en de luxe kantoorartikelen. De kleine faktuurtjes vallen niet op maar opgeteld gaat het om een aanzienlijk bedrag per jaar. Rekent u op 250 Euro per medewerker per jaar. Met 300 medewerkers gaat het dus om 75.000 Euro. Voor dit volume kunt u gebundeld een aanzienlijk aantrekkelijker raamcontract sluiten dan versnipperd. Bovendien vereenvoudigt u de interne controle aanzienlijk, niet in de laatste plaats door een sterke beperking van de fakturenstroom.
Leveranciersbeleid Bij het optimaliseren van de economische waarde van uw leveranciersrelaties staat het krachtenveld tussen u en uw leverancier centraal. Afhankelijkheid is in het voordeel van de leverancier. Volume is in uw voordeel. U optimaliseert uw onderhandelingspositie derhalve door uw afhankelijkheid te minimaliseren en het volume te optimaliseren. Onderstaande figuur biedt een praktisch handvat gebaseerd op het model van Kraljic (McKinsey, 1985). De verschillende situaties en voorbeelden van bijbehorende produktgroepen kunt u zelf invullen.
Bepaald uw positie Wat is uw positie ten opzichte van uw belangrijkste leveranciers?
Kritische leverancier Bent u afhankelijk van uw leverancier en is het volume beperkt? Het spreekt voor zich: steek dan niet te veel energie in de relatie. U kunt eventueel op zoek naar substituten om de afhankelijkheid te verkleinen. In plaats van post te versturen kunt u bijvoorbeeld meer met e-mail doen of in plaats van een openbaarvervoersvergoeding beloont u carpooling.
Marginale leverancier Is de afhankelijkheid laag en het volume klein? Kijk dan hoe u snel alternatieven kunt vergelijken en neem een beslissing. Besteed hier ook niet te veel tijd aan. Voor het vinden en vergelijken (sourcing) van leveranciers kan Internet bijzonder handig zijn. Een goed voorbeeld hiervan vindt u voor trainingen op www.managersonline.nl. Het aantal sourcingsites is zeer groot. Portals als startpagina blijken toch altijd weer een aardig begin. Tenslotte versterkt bundeling uw onderhandelingspositie.
Hefboom leverancier Is de afhankelijkheid laag en het volume groot? Dan kunt u optimaal kiezen. Profiteer van uw onderhandelingspositie. Omdat voldoende alternatieven aanwezig zijn en het volume omvang heeft bent u een interessante klant. Het loont zeker de moeite om regelmatig uw leverancier te toetsen aan de markt. Een goed uitgevoerde offerteprocedure verzekert u van optimale inkoopcondities.
Strategische leverancier Is uw afhankelijkheid èn het volume groot? Probeer dan de afhankelijkheid te verkleinen of de leverancier ook afhankelijk van u te maken. Dit laatste kunt u realiseren door reciprociteit in de relatie te brengen. Kunt u de leverancier klant maken van uw bedrijf of is een andere vorm van samenwerking mogelijk? Indien de leverancier ook afhankelijk is van u wordt het krachtenveld gelijkwaardiger. U kunt de leverancier ook door middel van inkooppooling afhankelijker maken van uw keuzes. Daarnaast kunt u kritisch kijken naar de mogelijkheden om uw afhankelijkheid van de leverancier te verkleinen. Kijk bij automatiseringsprojecten daarom bijvoorbeeld kritisch naar open standaarden en intergratiemogelijkheden met andere leveranciers. Besteed bij de keuze van strategische leveranciers voldoende aandacht aan de invulling van alle wederzijdse contractuele verplichtingen.
Bob Oord
Bob Oord is partner bij CostFocus, een facilitair kostenadviesbureau, gespecialiseerd in het realiseren van kostenreducties. Met kennis en ervaring op het gebied van tactische inkoop kan CostFocus u op "no cure, no pay" basis helpen met het selecteren van de meest geschikte leveranciers voor uw facilitaire inkopen. Voor Managersonline.nl schrijft hij de komende weken een serie artikelen over kostenbeheersing.
