Hoe zeker bent u ervan dat u met uw facilitaire kosten op het juiste niveau zit? Door het ondergeschikte karakter krijgt de inkoop van facilitaire zaken zoals kantoorartikelen, telefonie en uitzendkrachten vaak onvoldoende aandacht. Bob Oord geeft praktische tips om systematisch kosten te besparen. Met gratis checklist (download).
Hoe zeker bent u ervan dat u met uw facilitaire kosten op het juiste niveau zit? Door het ondergeschikte karakter krijgt de inkoop van facilitaire zaken zoals kantoorartikelen, telefonie en uitzendkrachten vaak onvoldoende aandacht. Dit gebrek aan aandacht resulteert niet zelden in een flink besparingspotentieel. Een goed georganiseerd eerste besparingsproject levert dan ook al snel een besparing van 20 tot 40 procent op bepaalde kostengebieden. Tactisch afgesloten raamcontracten kunnen deze besparing voor langere tijd borgen.
Project Om deze potentiële besparing daadwerkelijk te realiseren kunt u een facilitair kostenbesparingsproject opzetten. Betrek voor voldoende draagvlak en daadkracht hierbij naast de financieel verantwoordelijke ook operationeel verantwoordelijke projectleden. Een deskundig extern bureau versnelt het project en voegt specialisme toe. Definieer een doorlooptijd voor het project van ongeveer 3 maanden.
Scan Het beste is om te beginnen met een scan. Hierin worden alle relevante kostensoorten op een rijtje gezet en beoordeeld op het volume, de flexibiliteit om alternatieven te introduceren en de verwachte implementatie snelheid. Vanuit de scan definieert u de kostensoorten met het grootste besparingspotentieel.
Analyse In de analyse gaan projectleden dieper in op het besparingspotentieel per kostensoort. Een handige checklist tijdens deze analyse is de volgende:
Volume Volume richt zich op de omvang van de kostensoort zoals de bijdrage aan de totale kosten en het aantal eenheden.
Een goed beeld van de samenstelling van het volume op detailniveau is van essentieel belang. Uit een onderzoek uit de praktijk van CostFocus bleek bijvoorbeeld dat een koerier 20% meer kilometers in rekening bracht dan het werkelijk aantal gereden kilometers. Dit werd aangetoond door de facturen van een groot aantal ritten te toetsen aan een betrouwbare routeplanner. (case)
Afhankelijkheid Met afhankelijkheid wordt bedoeld de afhankelijkheid van de leveranciers zoals het aantal aanbieders op de markt en de concurrentie bewegingen.
Het kan voorkomen dat u in bepaalde mate afhankelijk bent geworden van een leverancier waardoor onderhandelen lastiger wordt. Hierbij kunt u bijvoorbeeld denken aan automatiseringsprojecten, machines en pensioenen. Om krachtiger de onderhandeling in te gaan kunt u dan bijvoorbeeld gebruik maken van inkooppooling. Ook is het mogelijk om te proberen om een bepaalde vorm van wederkerigheid in de relatie te verwerken.
Synergie Synergie is de mogelijkheid om efficiency en effectiviteit te bewerkstelligen. U kunt hierbij denken aan het reduceren van overtollig gebruik, het creëren van inkoopvoordelen en mogelijkheid om middels investeringen in kosteffectieve kapitaalgoederen de kosten te reduceren.
In de praktijk komt het veelvuldig voor dat een leverancier bij iedere bestelling een factuur opmaakt. Dit resulteert voor kantoorartikelen bijvoorbeeld in een grote factuurstroom. Reken voor de interne administratieve kosten van een factuur op ongeveer 35Euro, hierin zit de controle, het accorderen en de betaling. Door een factuurstroom van 400 facturen te beperken naar 1 maandelijkse factuur bespaard u dus al 388 x 35 Euro = 13.580 Euro per jaar. Hierbij moet u wel goede afspraken maken met uw leverancier.
Snelheid Snelheid richt zich op de vraag of het mogelijk is om binnen een aantal maanden van de kostenreductie te profiteren. U kijkt bijvoorbeeld naar de verplichtingen van bestaande contracten en de organisatorische afhankelijkheid van leveranciers.
Een populaire kostenpost voor het realiseren van besparingen is het autolease park. Het uitonderhandelen bij verschillende leveranciers levert echter maar een beperkte besparing indien op korte termijn slechts enkele contracten aflopen. Een andere besparingsmogelijkheid is dan bijvoorbeeld het opstellen van een goede gebruikersregeling.
Verbeteringen Een juist antwoord op de verschillende deelvragen resulteert vaak direct in een aantal verbetervoorstellen. Neem voordat u conclusies trekt vooral de tijd om in de markt te kijken welke leveranciers u de beste propositie bieden voor uw specifieke behoeften. Bij een te vanzelfsprekende klant-leveranciersrelatie valt vaak een grote besparing te behalen en u kunt nog altijd terug komen bij uw huidige leverancier voor een scherpere offerte. In een volgende fase worden de verschillende verbetervoorstellen geïmplementeerd. Deze fase is bepalend voor het daadwerkelijke succes van de kostenbesparing, deskundigheid en goed projectmanagement is in deze fase dan ook van groot belang.
Inzet van Externen Gebrek aan diepgaande kennis over facilitaire kostensoorten in de breedte kan een struikelblok vormen. Indien u snel resultaat wilt boeken kunt u een onafhankelijk extern adviesbureau betrekken. De externe adviseur staat door zijn kennis en onafhankelijkheid sterk in de onderhandelingspositie. Daarnaast heeft de leverancier een strategisch belang bij de inkoopadviseur voor nieuwe projecten bij andere relaties. Let u bij de selectie van een externe adviseur vooral op onafhankelijkheid van leveranciers en op resultaatgerichte projectvoorwaarden.
Klik hier om de checklist 'Stappenplan Besparingsproject' te downloaden
Bob Oord
Bob Oord is partner bij CostFocus, een facilitair kostenadviesbureau, gespecialiseerd in het realiseren van kostenreducties. Voor Managersonline.nl schrijft hij de komende weken een serie artikelen over kostenbeheersing.
