Managers: het is vandaag secretaressedag. En nu is het geen kunst om even snel een bloemetje te laten bezorgen, een taart of een wellness-cheque. Die heeft u zó ge-Googled. Niet doen! Het is veel leuker als u vandaag even tijd maakt om zelf iets te kopen. Die tijd geef ik u.
Ad hoc
In mijn blogs geef ik meestal handvatten om uw tijd vooral effectief en efficiënt te gebruiken. Ik waarschuw -het is de onderwijzer in mij- tegen de regie van de Waan van de Dag. Ik predik het gedachtengoed van de Eisenhower-matrix. Vandaag niet, want u moet er even tussenuit om daarna uw secretaresse (v/m) uw blijk van waardering te geven.
Hoe maakt u één uur ruimte?
Ruimte maken in uw agenda wordt makkelijker als u uw taken relativeert. Wat móet ik allemaal en wat brengt dat dan werkelijk dichterbij?
Pak uw takenlijst. Zet daar onmiddellijk ‘bloemen kopen’ bij. Bekijk nu de rest van uw lijst en stel u bij elk van de afzonderlijke taken de volgende vragen:
Sluit deze taak aan op mijn doelen, te behalen resultaten, werkafspraken?
Is dit urgent en ook nog belangrijk?
Moet ik dit zelf nu doen, kan ik het later doen, kan ik het teruggeven, kan ik het afvoeren?
Is mijn aanwezigheid bij die vergadering echt nodig voor de voortgang van het project, programma, traject?
Wil ik dit zelf doen omdat het dan in één keer goed en sneller gaat?
Ik durf te wedden dat er zaken geschrapt konden worden. Dat maakt de indeling van de dag van vandaag ook makkelijker. Allicht kunt u er dan aan het begin van de middag even een uurtje uit.
Was dit de láátste secretaressedag?
Als de exercitie hierboven u een nieuw inzicht en tijdwinst opgeleverd heeft, hou dat reflectiemoment en de tijdwinst er dan in. Zorg dat u dagelijks een half uurtje vrijmaakt voor overleg met uw secretaresse. Niet alleen maar voor de aandacht, maar om haar vooral de kans te geven haar werk te doen. 'Zorgen dat u het uwe goed kunt doen', dat is waar u eigenlijk een secretaresse voor heeft. En als u daarvoor dagelijks uw waardering laat blijken, kunt u volgend jaar secretaressedag gewoon vergeten.
Over de auteur:
