Wie tijd tekort heeft, moet taken uitstellen. Daarmee komt op korte termijn tijd vrij – voor zaken die nú om aandacht vragen. U heeft gelijk: in eerdere blogs waarschuwde ik voor juist voor uitstelleritis. Maar dat is wat anders… Lees alles over slim doorschuiven.
Eerst ordenen
Wie weinig tijd en veel taken heeft, doet er goed aan om die laatste eerst eens te ordenen. Aangenomen dat niet alles dezelfde deadline heeft, kan op basis van ordening de werklast in de tijd worden uitgezet.
Voor taken zijn er vier mogelijkheden: Dumpen, Delegeren, Doorschuiven of Doen. U ziet, dat is al heel wat anders dan alles doen. Neem uw takenlijstje of ToDo-list ter hand en overweeg voor alle taken de volgende opties:
1. Dumpen
Taken die niet bijdragen aan het resultaat van uw organisatie, moet u niet uitvoeren. Punt. Een tip: vaak zijn dit de dingen die voornamelijk leuk zijn om te doen. Maar ze snijden geen hout. Weg ermee: dumpen is het devies.
2. Delegeren
Taken die wél bijdragen aan het bedrijfsresultaat, maar niet persé úw inzet vergen, moet u delegeren. Kan iemand dit net zo goed of beter dan uzelf? Dan houdt u de eindverantwoordelijkheid voor het resultaat, maar de uitvoering laat u aan anderen over. Delegeren dus.
3. Doorschuiven
Niet alles hoeft morgen klaar. Doorschuiven staat hier dan ook voor het in volgorde van uitvoering uitzetten van uw taken in de tijd. Niet voor uitstellen omdat u er geen zin in heeft. Dat doorschuiven gaat als volgt.
Achterhaal de deadline van al uw taken. Kan niemand die geven, dan is het ‘ooit’. Vervolgens begroot u van alle taken de tijd die nodig is voor uitvoering. Zo krijgt u zicht op de hoeveelheid tijd die in totaal nodig is, of uw werkvoorraad.
U kunt maar één ding tegelijk en met die wetenschap stelt u een planning op. Dat gaat het best in uw agenda: reserveer tijd voor uitvoering, alsof u afspraken maakt. Met uzelf, in dit geval. Er groeit zo een visuele planner, waarin de taakvolgorde vanzelf zichtbaar wordt. Wees eerlijk: wat niet blijkt te passen zult u alsnog moeten delegeren.
4. Doen
De taken die u hebt uitgezet in de tijd, wachten nu op uitvoering. U hoeft alleen uw planning maar af te werken. Waak er daarbij voor dat u er niets tussendoor laat komen. Zet dus uw telefoons uit, laat de mail afvangen en doe uw deur op slot (of laat uw secretaresse het bezoek tegenhouden). Laat uw mensen weten dat u vandaag niet bereikbaar bent en reserveer het laatste uur van de dag om alsnog kleine brandjes te blussen.
Even stilstaan
U zult zien: als u schift volgens dumpen, delegeren, doorschuiven en doen kunt u veel werk verzetten. Het is een systeem om vlot achterstanden weg te werken.
Voor de lange termijn leent het zich niet goed; als manager bent u immers niet van het ‘doen’. Vraag u daarom af hoe u in een situatie beland bent met weinig tijd en veel werk. Zo’n bezinningsmoment vraagt tijd… Maar voor het vrijmaken daarvan, gaf ik u zojuist een mooi handvat.
Over de auteur:
