U kent het vast wel: u hebt een dagplanning gemaakt, u bent net lekker bezig en er komt een spoedklus voorbij. Wat doet u dan? Direct ‘nee’ zeggen? Laat dat afhangen van de situatie…
Eigenlijk heb ik wel tijd
Als uw takenlijst van vandaag niets bevat waar een deadline aan vastzit, hebt u tijd voor spoedklussen. Maar: niet onbeperkt. Vraag door:
1. Is het iets waaraan u specifiek iets kunt toevoegen? Kunt u dit goed? Is er niemand anders beschikbaar die dit beter kan, of wiens werk het is?
2. Hoeveel tijd gaat het kosten?
Als het past in uw planning, u lijkt het te kunnen en er is niemand anders: doen.
Ik heb niet veel tijd
U hebt een taak met een deadline, maar die vraagt niet alle tijd van de dag. U hebt dus wát ruimte.
Vertel dat u beperkt tijd hebt. Stel de vragen die hierboven genoemd zijn. Werk de vragenlijst hierboven af en vraag door:
3. Heeft het een deadline die de taken die u nu aan de kant moet leggen, overstijgt?
4. Moet het nú of kan het ook later vandaag?
5. Is het mogelijk om de taak op te splitsen?
Maak uw eigen taak af en doe dan (uw deel van) de spoedklus.
Ik heb weinig tijd, maar er wordt aangedrongen U hebt al aangegeven dat u beperkt in uw tijd zit, maar iemand gebruikt argumenten om druk uit te oefenen. Werk de vragenlijst hierboven af en vraag door:
6. Kunt u ondersteuning krijgen voor uw eigen taak? Kan iemand anders daarbij helpen of deze overnemen?
Maak uw (deel van uw) eigen taak af en doe dan eventueel (uw deel van) de spoedklus.
Ik heb geen tijd
U bent erg druk en ziet zelf geen mogelijkheden binnen uw regelruimte. De mogelijkheden raken uitgeput… Het wordt tijd om eens verder te kijken. Werk de vragenlijst hierboven af en vraag door:
7. Kunt u uitstel krijgen voor uw eigen taak?
8. Kunt u onder uw eigen taak uit of kunt u die teruggeven?
Doe daarna eventueel de spoedklus.
Ik heb helemaal geen tijd
Eigenlijk zijn we dan uitgepraat; u hebt zelf een taak die niet overgedragen of uitgesteld kan worden. We schakelen op naar escalatieniveau. Als u het lijstje helemaal hebt afgewerkt, legt u de laatste vragen voor aan uw beider leidinggevenden:
9. Welke van deze taken draagt op het hoogste niveau bij aan de doelstelling van de organisatie?
10. Welke van deze taken heeft dan de hoogste urgentie?
Als hier antwoord op is, doet u eventueel de klus.
Het beste antwoord Als er niemand anders is die antwoord kan geven op al deze vragen, besluit u zelf op basis van uw gevoel. Overweeg of u geen subjectieve belangen laat meewegen en spreek u uit. En neem dan volledig de verantwoordelijkheid voor uw ‘ja’ of uw ‘nee’.
Maak van dit lijstje geen huisregel, hanteer het met wijsheid. Realiseer u echter wel dat u zonder dit lijstje in de meeste gevallen gewoon zonder nadenken roept ‘ja, geef maar hier….’.
Het belang van Nee zeggen wordt onvoldoende herkend! Ik zou zeggen: ga niet af 'gevoel' maar ga vooral af 'gevoel voor eigen doelen, taken en verantwoordelijkheden' en maak het inzichtelijk!
Over de auteur:
