De tijd gaat sneller dan u denkt: krijgt u hier en daar al het gevoel dat u alweer achter de feiten aanloopt en dat uw nieuwe agenda uw leven helemaal beheerst? Dan wordt het tijd om eens orde op zaken te stellen…
Uw gevoel dat u alweer tijd tekort dreigt te komen, klopt. U bent waarschijnlijk dit jaar begonnen met een lege agenda. Dat is naïef: u zou immers kunnen weten dat u maar 220 werkdagen overhebt, na aftrek van uw vakantie- en ziekdagen (bij een 1/1 fte, 40 uur).
Werken kost tijd, véél tijd
Van die 220 werkbare dagen (46 weken) zou u alle verplichte activiteiten zoals vergaderingen, overleggen en dergelijke moeten aftrekken: inclusief de te verwachten voorbereidingstijd en tijd die follow-up ervan u kosten. Als u wekelijks een MT-vergadering van twee uur hebt en voorbereiding en follow-up kosten u gemiddeld nog eens vier uur (wees realistisch!), dan bent u al 46 maal zes uur méér kwijt.
Ook uw afdelingsoverleggen, het aansturen van uw medewerkers, het verwerken van de post, enzovoort: het kost u allemaal tijd die u zou moeten aftrekken van de zeeën van tijd die u aan het begin van het jaar lijkt te hebben. En hebt u samen met uw bestuur targets vastgesteld voor het komende jaar? Dan volgen daar ongetwijfeld projecten en dito activiteiten uit voort, die vervolgens in overleggen nog eens forse extra aanslag plegen op uw urenbudget.
Plan pro-actief
Gaat het u een beetje dagen? Begin dan maar eens om de komende week fors ruimte te claimen voor de dingen u moét doen. Dat brengt u waarschijnlijk tot het inzicht dat u veel krapper in uw jas zit dan u dacht…
Tips a
Neem alle vrije feestdagen op in uw agenda (Outlook doet dat niet standaard).
Zet alle vrije dagen en vakantiedagen in uw agenda.
Zet uw ADV-dagen in uw agenda.
Zet al uw vaste overleggen in uw agenda.
Zet uw thuiswerk- of zorgdagen in uw agenda. U gaat over úw tijd
U hebt nu een overzicht van uw bezette dagen of, liever, van uw nog onbenutte capaciteit. Dat ziet er in elk geval een stuk realistischer uit. Nu maakt u met andere MT-leden en uw secretaresse afspraken over hoe u samen zult omgaan met de tijd die u nog over hebt. U hebt immers ook nog taken die u vervullen moet: ook die moeten een plekje kunnen krijgen. Over die tijd moet u het zelfbeschikkingsrecht houden. Het is daarbij weliswaar handig dat we elkaars agenda kunnen raadplegen, maar zondermeer afspraken in elkaars agenda ‘droppen’ is niet wenselijk.
Tips b
Spreek af dat iedereen baas is over zijn eigen agenda: u mag wel elkaars agenda raadplegen, maar een vergaderverzoek moet u, mits gegrond, mogen afwijzen.
Spreek af dat extra vergaderingen minstens een week tevoren gemaakt moeten worden. Zodoende krijgt u, een week tevoren, zicht op uw nog beschikbare capaciteit in die week.
Spreek ook af wat de uitzonderingssituaties zijn: wat is werkelijk een calamiteit en wie is er dan aanspreekbaar?
Plan dan, aan het eind van deze week, de taken of werkzaamheden voor de volgende week in uw agenda: alsof het afspraken zijn, met uzelf.
Plan uw dagen niet mudvol, maar hou u aan de staffel 60-40: plan 60% actief, laat de overige 40% open. Al uw geplande werkzaamheden in die week gaan op in die 60%, voor managers dus ook de netwerkbijeenkomsten! Hulp nodig? In de meeste cursussen Timemanagement of Zelfsturing komt het zelf besturen van uw agenda aan de orde. Zodat u weer zelf aan de touwtjes kunt trekken.
Over de auteur:
