Offertes zijn één van de stiefkindjes van zakelijk Nederland. Jaarlijks worden er miljoenen offertes uitgebracht en als er naar het omzetpercentage in opdrachten wordt gekeken, komt de 80:20-regel van Vilfredo Pareto in beeld. 80% van de offertes verdwijnen in het ronde archief of op de bureaus van uw concurrenten! Tijd om daar eens verandering in aan te brengen.
Veel gemaakte fouten
Veel offertes verdienen die naam niet omdat ze niet veel verder komen dan een opsomming van de kosten; veelal offertes voor fysieke producten zoals bijvoorbeeld leaseauto’s. Over offertes van aannemers zullen we het hier maar niet hebben; die begraven u in papier. Als ik een Euro zou krijgen voor alle offertes waarvoor de ontvanger een zakjapanner nodig heeft om zelf uit te rekenen wat de totaalkosten zijn, dan zou ik rustig kunnen gaan leven en mijn naam in Grootgeld veranderen.
Het taalgebruik in offertes is ook vaak om te huilen. Techneuten schijnen maar niet te willen begrijpen dat simpele gebruikers van producten en diensten zoals ik misschien wel een aardig mondje buiten de deur spreken, maar dat we niet geschoold zijn in de geheimtaal van experts; jargon! Los van jargon komen er ook zinnen in offertes voor die uit de tijd van onze grootvaders en overgrootvaders stammen. Mogelijk zegt dat iets over de kwaliteit van ons onderwijs en de boeken die daar nog gebruikt worden, of dat ondernemingen taalkundig in de oudheid zijn blijven hangen omdat managers het niet de moeite waard vinden hieraan hun aandacht te schenken.
Ik heb een boek volgeschreven over gemaakte fouten, maar laat ik eens positief zijn en met wat praktische tips komen waardoor de kans op het omzetten van offertes in opdrachten kan worden vergroot.
Tip 1: Analyseer de faal- en succesfactoren van vorige offertes
Waarom wordt een offerte omgezet in een opdracht en waarom niet? Er zijn verkopers die worden afgerekend op de hoeveelheid offerteaanvragen die zij binnen halen. Hoe vaak heb ik niet gehoord:’Ik begrijp dat u een vaste leverancier heeft waarover u tevreden bent, maar mag ik alstublieft toch een offerte uitbrengen; al was het maar dat u kunt vergelijken’. Natuurlijk zegt u dan ja en stuurt u die offerte door naar uw vaste leverancier.
Vraag niet alleen waarom u de opdracht niet hebt gekregen, maar vraag ook nadrukkelijk wat de doorslag gaf bij het verstrekken van de opdracht. Als u weet wat u goed doet en wat aanspreekt, dan is herhaling van de ‘truc’ mogelijk. Heeft u een eigen inkoper? Vraag deze dan eens uw offerte te beoordelen en vraag eens waar hij/zij op let.
Tip 2: Vraag wie er nog meer offertes uitbrengen en waarom men deze keuze heeft gemaakt
Mogelijk krijgt u niet altijd antwoord, maar niet geschoten is nooit raak. U heeft het recht om te weten of er appels en peren met elkaar worden vergeleken. Soms vraagt men alleen maar een offerte bij u omdat men verplicht is bij meerdere leveranciers aan te vragen, terwijl de keuze soms allang vaststaat. Zegt u dan maar beleefd ‘nee’ tegen het maken van een offerte. U zit niet om werk verlegen maar om geld.
Tip 3: Vraag wie er naar de offerte gaat kijken en waarom
Niet zelden kijkt de KGB naar uw offerte. Nee, niet de voormalige Russische geheime dienst maar een Koper (budgethouder), een Gebruiker (degene die met het product of de dienst moet werken) en een Beïnvloeder (manager van een afdeling). Het zijn er natuurlijk niet precies drie maar als u weet dat er twee mensen naar uw offerte gaan kijken en u weet de namen en de functie, breng dan twee gepersonaliseerde offertes uit, waarbij u qua inhoud van de offerte rekening met hen houdt. Stuur alle offertes wel naar uw contactpersoon met het verzoek de op naam gestelde offertes aan de collega’s door te willen spelen.
Tip 4: Vertel het waarom en hoe van de offerte in begrijpelijke taal
Veel offertes vertonen een overdosis aan borstklopperij; meestal ook nog in majesteitsmeervoud; wij. Stel niet uzelf centraal maar het probleem van de klant. Geef aan welk probleem de klant ervaart, welke oplossing(en) u daarvoor hebt en noem duidelijk de investering die de klant moet doen om de oplossing in bezit te krijgen. Maak uw offerte niet in een veredelde ‘snoepwinkel’ waarin u de klant teveel keuzes voorlegt.
Tip 5: Verkoop de investering
Verkoop in uw offerte de investering in de oplossing en praat niet over prijs of kosten. Leg uit wat de klant voor diens investering krijgt en maak de lijst zo lang mogelijk. Om de investering te relativeren kunt u deze bijvoorbeeld in een kleine eenheid terugbrengen door bijvoorbeeld te stellen, dat voor een investering van slechts
€ 75,== per persoon/per dagdeel de medewerkers betere offertes leren schrijven die 15 procent beter scoren.
Tip 6: Greep houden op de offerte
In veel offertes staat het zinnetje: ‘….en zie met belangstelling uw bericht tegemoet. Veel te passief. Houd greep op uw offerte. Probeer nog voor u de offerte hebt uitgebracht een datum af te spreken voor het zetten van de volgende stap. Mij lukt het vaak om de simpele reden dat anderen deze manier van werken niet hanteren. Vraag hoeveel tijd men nodig heeft om de offerte te bestuderen en spreek dan, als tweede optie, een dag af waarop er weer contact is; telefonisch of persoonlijk. Blijf niet zitten wachten; laat merken dat u de opdracht wil.
Over de auteur: Phil H. Kleingeld is auteur, ghostwriter en columnist, Onder de naam Rent-a-Penverzorgt hij workshops in hedendaagse digitale en analoge communicatievormen waaronder sociale media. Phil is daarnaast spreker en auteur van 24 boeken op het gebied van zakelijke communicatie zoals netwerken, verkoop, telefonische communicatie, relatiebeheer, time management, marketing en schriftelijke communicatie.
Een van de specialisaties van Phil is het verzorgen van workshops over sales gerelateerde onderwerpen als Neuroselling, Storytelling en Offertes omzetten in opdrachten.
Over de auteur:
