Per jaar besteden Nederlandse bedrijven honderden miljoenen aan training en opleiding. De trend is dat de opleidingsduur korter wordt en dat de kosten ervan stijgen. Iets meer dan de helft van de deelnemende bedrijven is na een training tevreden*. Op een rapport zou dat een 5,5 zijn. Hoe kan dat beter?
Bij het bepalen van het rendement van een training, kijkt u naar de investering en naar wat het opbrengt. Dat is een deur die zó ver open staat, dat u zich misschien niet eens realiseerde wat dit inhoudt. Toch denk ik dat veel leidinggevenden in elk geval de kosten/batenverhouding niet scherp in beeld hebben. In dit eerste artikel nemen we de kostenkant onder de loep. De volgende keer bekijken we de opbrengsten-kant en reik ik u een model aan voor een rendementsberekening.
1. Cursusprijs
Het allereerste wat duidelijk lijkt, is de cursusprijs. Die maakt echter maar een fractie uit van wat een training werkelijk kost. Kessels/Smit (2004) berekenen dat de loonsomkosten van cursisten doorgaans het tienvoudige bedragen van de zichtbare directe opleidingskosten.
2. Bruto loonkosten en toeslagen
Iemand die een training volgt, doet dat niet in zijn vrije tijd. Als werkgever betaalt u het salaris en de premies. Als de training (voor een deel) in de avonduren valt of in het weekend, dan zijn er ook nog toeslagen te verrekenen.
3. Vervanging Als een (productie-)proces persé doorgang moet vinden, moet u voor deelnemers aan een training een vervangende dienst regelen. De kosten daarvan hoort u bij de kosten van de training te tellen.
4. Verblijfkosten
Een training van vijfmaal een dagdeel in vijf weken geeft een heel ander kostenplaatje dan één van drie dagen aanééngesloten. Driemaal lunches plus twee overnachtingen kan er, afhankelijk van de locatie, behoorlijk inhakken. We komen dit aspect ook weer tegen in het volgend artikel, want de binding in de trainingsgroep kan behoorlijk sterker zijn wanneer u een training juist niet opsplitst.
5. Reiskosten
Gaat u bij een meerdaagse training voor besparing op verblijfkosten, dan geeft u weer meer uit aan de reiskosten… Zet die twee toch eens tegenover elkaar. U zou samenreizen moeten bevorderen. U zou ook, onderweg naar de trainingslocatie, samen in één touringcar alvast een teamopdracht kunnen doen.
6. Huiswerk
Als deelnemers aan een training huiswerkopdrachten krijgen, zouden ze die eigenlijk in werktijd moeten doen. Hoe groot is de werklast van die opdrachten? Wat is de werkelijke bijdrage van het huiswerk aan het rendement van de training?
7. Directe materialen (studiematerialen)
Meestal is er een syllabus of webbased naslagwerk. Misschien ook moet er nog literatuur aangeschaft worden die niet in de cursusprijs is opgenomen. Of wil de deelnemer zich nog breder oriënteren, of verlangd de training een instapniveau dat nog niet alle deelnemers hebben.
8. Indirecte materialen Onder Indirecte materialen verstaan we die zaken die een deelnemer ná de training nodig heeft. Het zou kunnen zijn dat tijdens een training ´Effectief werken met Outlook´ blijkt dat een nieuwere versie daarvan grote winst op zou leveren. Of dat het handig zou zijn als alle stafmedewerkers een Blackberry zouden hebben.
9. Doorlopende/ of startkosten
Sommige trainingen moeten worden opgefrist of verlangen het onderhoud van het uitgereikte certificaat aan de medewerker. Ook kunnen er aan de inschrijving of registratie nog kosten verbonden zijn.
10. Ontwikkelkosten of inspanning eigen management
Als het goed is (maar daar hebben we het later nog over), wordt van leidinggevenden van deelnemers verwacht dat zij een inspanning leveren aan de intake van de training of aan de ondersteuning van de deelnemer nadát deze zijn training heeft gevolgd. Het uitvoeren van een 3600-instrument of het coachen van een deelnemer kan aardig in de uurtjes lopen.
11. Administratieve kosten
Zoals al uit voorgaande punten bleek, kan de training een aardige organisatie-inspanning van uw secretariaat vragen. Wie is wanneer weg, hoe reist die en is er een overnachting geregeld? Kan de vervanging worden geregeld?
12. Evaluatiekosten
Net als bij de intake kan er ná de training een evaluatie-inspanning van uw leidinggevenden worden gevraagd. Voor evaluatie geldt hetzelfde als voor de intake: hoewel die inspanningen het rendement van de training sterk kunnen vergroten, zult u ze aan de voorkant toch als kosten moeten meecalculeren.
13. Verborgen kosten
Onder verborgen kosten rekenen we dát wat de groepsdynamica doet wanneer een individu plotseling ander gedrag vertoont: iemand die, haaks op de organisatiecultuur, ‘nee’ heeft leren zeggen, wordt tegengewerkt. ‘Denk jij je anders te moeten gedragen? Dat zullen we je wel eens afleren’. Als een Nieuwe Wind niet breedgedragen wordt, gaat dit ten koste van het rendement van de deelnemer, de niet-deelnemers en daarmee van de gevolgde training.
* Geïndexeerd cijfer van CBS, december 2007
In mijn volgende blog wil ik het hebben over de opbrengsten van trainingen. Mocht u in het bovenstaande overzicht nog zaken missen, dan houd ik me van harte aanbevolen voor aanvullingen!
Beste John,
Wordt dit een ROI in 2 of in 3 fasen? Stel nou dat de training echt heel weining doet, immers gedrag van mensen verander je niet zomaar. Maar als het tijdelijke effect niet meer dan 1% meer omzet zou resulteren? Hoeveel is dat in € 's?
Geniet van je dag!
Hans Hofstede
Beste Hans, bedankt voor je reactie. Veel trainingen missen hun doel omdat getraind word op iets anders dan gedrag; terwijl juist dát beinvloed had moeten worden. Achter veel Knoppentrainingen (hoe kan ik Outlook beter gebruiken bijvoorbeeld) zou een gedrags- of mentaliteitsverandering voorzien moeten zijn (hoe kan ik een beter gevoel aan mijn dag overhouden). In aflevering twee van deze reeks wil ik inderdaad naar het berekenen van de echte ROI. Ik sta open voor Tips!
Overigens: wil je weten wat er gebeurt als je 1% méér rendement haalt uit zes advocaten/fee-earners van een middelgroot kantoor?
Met enthousiaste groet,
John Vrakking | daVinci - Orde op Zaken
Maar goed dat er ook nog een vervolg komt waarin de opbrengsten van trainingen worden benoemd. Anders was het weer eens een typisch hollandse management soap geworden waarin alleen over kosten en niet over baten wordt gesproken.
En er zijn nog veel meer kosten te benoemen. De kosten van de vergaderingen van het MT om eerst het opleidingsbudget en later de verdeling vast te stellen.
De kosten van de managers en leidinggevers die discussieren over de training die een medewerker zou moeten hebben
De kosten van het afstraffen van een medewerker die ondanks veel trainingen nog steeds niet competent is (voor een taak waar hij de talenten niet voor heeft).
Belangrijke kostenbesparingen:
in-house trainingen, waarom naar het Bos, de hei (heide voor sjieke bedrijven), het strand of de Ardennen als je gewoon thuis op kantoor kunt trainen?
On the job trainingen, het werk gaat gewoon door, geen verlies van uren.
De meeste CAO's staan toe de uren buiten werktijd niet te betalen
Gericht trainen, dat wil zeggen trainen op niet ontwikkelde talenten, in plaats van trainen op niet aanwezige talenten, waarbij talentmanagement en de i-portfolio ((Klik hier) hulpmiddelen zijn .
J.G.F. Verhoeven
|
|
18
-
05
-
2009
|
10
:
47
uur
Beste John,
Veiligheidstrainingen zijn vaak verplicht en worden evenzo vaak verplicht ervaren.
Naast het wettelijke aspect van dergelijke trainigen staat eigenlijk voorop dat er veiliger gewerkt gaat worden en daar is vn gedrag belangrijk. Hoe zou je, kijkend naar de kosten, toch een hoog rendement uit dergelijke trainingen junnen halen?
even afhankelijk van het soort opleiding zou je ook nog het risico en de bijbehorende kosten van het verlies van je medewerker moeten meenemen.
Immers, b.v. bij MBA's en andere kennis opleidingen is het verloop van de medewerkers gedurende de opleiding meer dan 50%. (veelal omdat ook hier de opleiding geen deel uitmaakt van een gestructureerd, weldoordacht ontwikkel traject.
Hans zijn reactie herinnerde mij aan een inspirerende sessie van Impulsus ''the sound of working'', met het orkest als metafoor voor de organisatie.
Eigenlijk vragen we maar 2 echt competenties van medewerkers, de rest is voor de manager/dirigent om te verwezenlijken.
Professionaliteit: dwz discipline, kennis en vaardigheden.
Passie: en dat is gedrag.
Ten aanzien van dat laatste is trainen misschien dan niet de juiste term. Hier komt coaching om de hoek.
@Hans: het directe rendement bij een medewerker kan gering zijn, maar het indirect rendement in zijn team of organisatie groot (enkel- dubbel- en drieslag leren); ik kom daar later op terug.
@Ad: mooi onderscheid maak je daar, tussen niet-aanwezige en niet-ontwikkelde talenten. Wil je instrument graag eens zien!
@Jan: in de baten wordt vaak genoeg niet meegenomen dat kosten worden uitgesloten. Malle open-deur, maar bij een fabriek van een olieverwerkende industrie in Kerkrade kunnen ze het zich bijvoorbeeld nog steeds niet permiteren om met, ik noem maar wat, een heftruck-ongeval een negatieve pers te scoren. Laat staan met een dronken heftruck-chauffeur.
@Ruud: inderdaad; als trainen het equivalent is van emmers-vullen, is het niet míjn ding. En als coachen gelijk is aan leren-leren, ga ik met je mee. Dan is het vuurtjes-aanblazen!
Over de auteur:
