In mijn blog van vorige week pleitte ik ervoor om de dravers even aan hun jas te houden en samen met hen nog even te onderzoeken of ze nog net de goede dingen bezig zijn. Voor ze weer verder rennen. Deze week een praktische aanvulling.
Een prima handvat om dan in dialoog die prioritering nog een keer aan te scherpen is de Grote Keien-filosofie uit het boek ‘Prioriteiten’ van de Amerikaanse effectiviteitspecialist Stephen Covey (ISBN 9025414605). U hebt er ongetwijfeld ooit al eens over gelezen. Nog maar eens dan, al is het maar om u de gelegenheid te geven de uitleg eens door te sturen aan wie hem echt nodig heeft…
Stapelen maar
In één van zijn talloze boeken over Timemanagement weet Covey goed te visualiseren hoe belangrijk het is om voor jezelf te weten welke doelen je nastreeft. Hij laat ons een vaas in gedachten nemen. Vervolgens moeten we ons voorstellen dat we in die vaas een aantal keien opstapelen: zo’n stuk of vijf, zes vuistgrote keien die mensen ook wel in borders leggen. Dan stelt hij de vraag: ‘is de vaas vol?’. Het goede antwoord is natuurlijk dat de vaas weliswaar tot de rand gevuld is, maar hij is niet vol. Er is tussen de grote, hoekige keien nog veel loze ruimte. Covey suggereert dat we die loze ruimte nog vullen met kleinere kiezelstenen en vraagt je, als je dat (in gedachten) gedaan hebt, of de vaas dán vol is. Inmiddels kennen we het kunstje natuurlijk: ook nu is er nog loze ruimte en is de vaas niet ‘vol’. Er kan nog fijn zand bij; daarna kan er nog water bij en dán nog kan er een kilo zout aan worden toegevoegd: dat vult tenslotte ook de ruimte tussen de watermoleculen. Maar dan is de vaas, ook voor Covey, echt vol.
Tjokvolle agenda
Natuurlijk gaat het hier niet zomaar over een vaas, maar over de manier waarop we met onze agenda omgaan. Die is in de regel aardig vol, maar we weten –met wat herschikken en schuiven- toch steeds weer een plekje te vinden voor een onverwachte klus. Net zolang overigens, tot die agenda echt tot de nok toe vol is en alle ‘inter-moleculaire ruimte’ is opgevuld. Als er dan toch nog iets bij moet, klotst het water –dat ons al aan de lippen stond- over de rand. Het is een mooie, tot de verbeelding sprekende metafoor.
Werk te over, tijd tekort
Het wordt ook nog leerzaam, als we nu eens andersom te beginnen. De vaas moet eerst weer leeg en bij het opnieuw vullen beginnen we met het zoute water. Dan gaat het zand erin, daarna het grind en tenslotte moeten we ons voorstellen dat de keien er weer in gaan. Lukt dat, is de vraag.
Nee, er zullen één of twee keien overblijven. Omdat we bij de eerste poging de steeds overblijvende ruimte opvulden met kleinere objecten, ging het toen wel. Doen we het andersom, dan is er geen materie die in de loze ruimte kruipt en houden we grote brokken over.
Afrekenen op resultaat
Wat wil Covey ons laten zien? De keien in zijn verhaal stellen kerntaken voor. Het zijn de belangrijkste taken, namelijk die welke de essentie voor de functies van uw medewerkers vormen. Op basis van die kerntaken rekent u ze als leidinggevende platgezegd af. Hoe groter de brokken, hoe essentiëler ze voor hun resultaat zijn. Het zoute water staat voor de ‘kun jij even…’-klusjes die binnenklotsen, hun tijd opvreten en niet bijdragen aan de resultaten. Ze zouden zich moeten concentreren op de grote keien, minder op het grind en al helemaal niet op het zoute water.
Dag Suzanne, bedankt voor je reactie!
Als je een korte maar bondige inleiding zou willen, kijk dan ook eens bij deze link; deze workshop verzorgen we ook op locatie!
Met enthousiaste groet,
John Vrakking | daVinci - Orde op Zaken
Over de auteur:
