Werkdruk heet op dit moment het grootste beroepsrisico van Nederland te zijn. In veel beroepen, en niet alleen in de zorg en in het onderwijs, leidt stress tot langdurig verzuim. Toch is dat verzuim terug te dringen. Als manager of teamleider kun je met wat eenvoudige tips al veel zelf doen.
De kosten van verzuim door stress bedroegen in het eerste halfjaar van 2014 maar liefst 800 miljoen. ArboNed becijferde dat naar aanleiding van 4,6 miljoen geregistreerde verzuimdagen. 10% daarvan had te maken met stress.
Voor langdurig verzuim zijn er goede re-integratieprogramma’s. Zelf werk ik daarvoor samen met de bedrijfsartsen van verschillende Arbodiensten.
Maar intussen bent je je teamlid voor langere tijd kwijt en de directe en indirecte kosten zijn gigantisch.
Managers en teamleiders hebben een belangrijke rol in de preventie. Met relatief eenvoudige middelen kunnen zij een grote hefboomwerking uitoefenen op het voorkomen van werkdruk, stress en langdurig verzuim. Als teamleider zit je immers bovenop het proces en je kent zelf je mensen het best. Zelf aan de slag met preventie? Heel kort, en in het bewustzijn onvolledig te zijn, geef ik hieronder wat cijfers, tips en handvatten.
1. Langdurig verzuim gestegen
Recent onderzoek laat zien dat het gemiddelde ziekteverzuim in de eerste helft van 2014 net als vorig jaar 3,8 procent was. De verzuimduur is wel gestegen, van 24 dagen naar 26 dagen. Volgens Arboned heeft de toename vooral te maken met de stress die ontstaat door de combinatie van werk en privé. Daar kan de werkgever een belangrijke rol vervullen in de preventieve sfeer.
2. Met positieve stress is niks mis
Het is daarom goed te weten hoe stress ontstaat. Dat is als onze competenties niet toereikend zijn voor een taak. De lat ligt dan net even te hoog. We noemen dat positieve stress. Dat kan een extra stimulans zijn. Om je te verbeteren, door een cursus te volgen bijvoorbeeld.
3. Er is ook negatieve stress
Maar als de discrepantie blijft, levert het negatieve stress op. Die gaat letterlijk in iemands lijf zitten. Omdat het lichaam niet herstelt, treedt vermoeidheid op. ‘Op je tenen lopen’ gaat een poosje goed, omdat die prikkel het stresshormoon adrenaline aanmaakt. Teveel adrenaline is schadelijk, vandaar dat het lichaam die effecten neutraliseert met een ander hormoon, cortisol. De hoeveelheden van beide gaan hand in hand.
4. Je mensen worden ziek in de vakantie
De adrenaline is niet meer nodig als de vakantie aanbreekt. De cortisol is er dan echter nog wel. Zoveel zelfs, dat we dáár ziek van worden. Dat treft medewerkers die langere tijd aan stress hebben blootgestaan. Ze worden in de eerste week van de vakantie ziek. Het lijkt een griepje, maar het is een vergiftiging door het stresshormoon.
5. …en zijn nog niet hersteld na de vakantie
Als ze uitzieken, blijft er onvoldoende tijd over om echt een vakantiegevoel te ervaren. Ze laden dan onvoldoende bij. En na de vakantie beginnen ze met achterstand. Ze lopen op hun tandvlees. Om dan, zo tegen de herfst, alsnog door hun vering te gaan.
6. Waar zit het probleem
Er is verschil tussen taakdruk en werkdruk. Taakdruk is de hoeveelheid werk die bij je uren hoort. Wat in de aanstelling is afgesproken dus. Een hogere taakdruk ontstaat als er onterechte verwachtingen vanuit de leiding zijn. Of als de tijd op een verkeerde manier gebruikt wordt door de medewerker. In dat laatste geval is er sprake van werkdruk. Niet iedereen ervaart werkdruk. De één kan er makkelijker mee omgaan dan de ander.
7. Maar negeren is onverstandig
De vraag is niet of werkdruk bestaat of niet. Zelfs als dat niet zo is, zorgt ook de perceptie alleen al voor problemen. Kijk daarom eens kritisch naar factoren die de beleving kunnen beïnvloeden. Dan kun je er samen wat aan doen. De verantwoordelijkheid ligt misschien bij de medewerker zelf. Maar je mag bewustwording best een handje helpen.
8. Concentratiegebrek door drukte
Onderzoek laat zien, dat we gemiddeld 11 minuten ongestoord kunnen werken in een werkkamer of kantoorsituatie. Daarna haalt ‘iets’ ons uit onze concentratie. Denk aan telefoon, mobiele telefoon, e-mail, enzovoort. Die concentratiedip kan zomaar 20 minuten duren. Die korte sprintjes werkbare tijd en al die onderbrekingen werken demotiverend.
9. Werk in werktijd
Wie anderhalf uur dóór zou kunnen werken, kan heel wat doen. Het zou zo maar eens genoeg kunnen zijn om een belangrijke taak in één keer af te werken. Maar voor steeds meer medewerkers hoort het erbij: ’s avonds werken en in het weekend. Omdat er op het werk te weinig tijd en weinig ruimte is. Ik denk echter dat ze, door effectiever te werken, hun tijd beter kunnen benutten.
10. De eigen organisatie kan soms beter
Soms ‘morst’ een medewerker ook zelf tijd. Door een dienstbare houding gaat veel tijd verloren. Klanten, leveranciers, collega’s, systemen: je kunt er zoveel tijd aan besteden als je wilt. Wie geen rem heeft, vliegt uit de bocht.
11. Doe iets aan het ‘moeten’
De calvinistische moraal zit ons in de weg. ‘Brood moet je verdienen met het zweet op je kop’. Hoe kan het anders goed genoeg zijn? De perceptie is dat minder hard werken, op één of andere manier het werk tekort doet. Dat hoeft niet zo te zijn.
12. Richt je als manager op de juiste dingen
Natuurlijk staat het resultaat van je organisatie voorop. Dat is waarmee je de investeringen waar maakt. Dan is er misschien ook nog jullie speerpuntenbeleid. En je hebt de POP’s. Dat is dan weer hóe je het doet. Dat alles hoort bij de missie en visie van de organisatie. Alles wat je daarbuiten doet, drijft je weg bij je ambities.
13. Help leren ‘nee’ zeggen
Wie niet voor alles tijd heeft, zal nu en dan ‘nee’ moeten zeggen. Tegen een vraag van een klant, een collega, z’n manager of teamleider. ‘Of ik nú of een andere keer doe, het moet toch gedaan worden’. Misschien is dat zo, maar in veel gevallen dan net niet ‘nu’. Iets kunnen afmaken voordat je aan wat anders begint, is veel effectiever.
14. Maak inzichtelijk hoe weinig tijd er is
Een fulltimer kracht lijkt een zee van tijd te hebben voor zijn eigen organisatie. Maar wie bijvoorbeeld niet efficiënt met mail omgaat, is per dag echt veel kwijt. Ook hier nekt de dienstbare grondhouding de medewerker. Er valt best winst te behalen, alleen al door het managen van de verwachtingen van anderen..
15. Zorg voor voldoende buffers
Er zijn ook factoren die werkdrukperceptie verminderen. Dat zijn: zelf kunnen sturen en plannen, kunnen klankborden met collega’s en ruimte om je te ontwikkelen. Het zijn welzijnsaspecten, we noemen ze buffers. Hoe meer autonomie en perspectief, hoe lager de werkdrukperceptie. Een leidinggevende die het lukt om te sturen op buffers, vermindert daadwerkelijk de stress.
Maak het bespreekbaar
Echte problemen moet je niet zelf proberen op te lossen. Het is raadzaam om dan op te schalen en de Arbodienst in te schakelen. Als coach kom ik veel gevallen tegen waar te lang gewacht is met daadwerkelijk stappen zetten.
Maar je kunt als manager of teamleider veel betekenen in de preventie. Omdat ik daaraan graag een substantiële bijdrage wil leveren, heb ik van de bovenstaande tips een PDF gemaakt die je hieronder kunt aanvragen. In die PDF geef ik je geen 15, maar meer dan 40 tips waarmee je zelf aan de slag kunt.
Doen!
Mooi en nuttig artikel John, dank daarvoor. Maar ... ik mis nog een 'gouden tip' (misschien wel opgenomen in jouw PDF lijst?). Betreft overigens ook een heel on-calvinistisch, maar waanzinnig effectief instrument, namelijk: jouw mensen af en toe eens een gemeend & persoonlijk compliment geven voor geleverd werk & inspanning!
En dan niet alleen: ''goed gedaan hoor'' maar ook aangeven 'wat' er goed aan is en waarom jij als leidinggevende dat zo belangrijk vindt. Hoeveel leuker is/blijft jouw werk & kun je (nee wil je!) er meer van doen als je met enige regelmaat verneemt dat jouw inspanningen (& daarmee jij) gezien worden en er nadrukkelijk toe doen. Niets, mits goed gegeven, geeft meer energie (& daarmee: buffer) dan een regelmatig teken van oprechte waardering!
Ingrid Clausing
|
|
17
-
08
-
2014
|
11
:
01
uur
Beste John,
interessant artikel! ik ben nieuwsgierig naar meer, ik ontvang graag de pdf.
Alvast bedankt.
Ellen
|
|
2
-
09
-
2014
|
08
:
48
uur
Ik ontvang ook graag de PDF.
John Vrakking
|
|
2
-
09
-
2014
|
12
:
09
uur
@Ingrid, @Ellen: Dank voor je vraag, de link staat onder het artikel. De PDF kun je hier aanvragen: (Klik hier)
Hartelijke groet, John Vrakking
John Vrakking | Training & Coaching
Over de auteur:
