De deelnemers aan mijn training hadden net geleerd dat Time-Management vooral te maken heeft met je concentreren op je eigen kerntaken, de dingen waar je zogezegd voor bent aangenomen. Ze waren even stil; toen één van hen reageerde, wist ik dat het kwartje was gevallen. En ik wist ook dat ik hem nog niet overtuigd had. Vertwijfeld zei hij: ‘Ja, maar dat wordt toch ook wat: als iedereen alleen nog maar zijn eigen werk doet…!’
'...allen voor één'
Wanneer in organisaties het werk wel goed verdeeld is maar de werkdruk niet, dringt zich de vraag op of je je collega’s mag helpen. Als de cultuur dicteert ‘we doen het met zijn allen’, is ‘nee’ zeggen moeilijk. Het zijn met name nieuw-bakken chefs die zuchten onder hun collegiale instelling; ook eigenaren van kleine bedrijfjes die ineens baas zijn geworden, durven vaak geen onderscheid te maken. Mentaal zijn zij nog niet toe aan leidinggeven.
Doe je eigen werk
Een leidinggevende heeft zijn eigen taken; één daarvan is inderdaad leiding-geven, ofwel zorgen dat de anderen hun werk kunnen doen. Verzuimt u dat door zich bezig te houden met de taken die u eigenlijk moet overlaten aan uw medewerkers, dan brengt dat wellicht het resultaat van het hele team in gevaar. Bovendien ontneemt u uw medewerkers de kans om te groeien. Er is dus veel voor te zeggen dat iedereen zijn tijd gebruikt om zijn eigen werk te doen.
Kansen
Heeft u op het netvlies waar u ‘nee’ tegen zou moeten zeggen? Hoe verhouden zich de categorieën ‘wat u zou willen doen’ en ‘wat u daadwerkelijk doet’? Komt dat overeen? En hoe zit het dan met ‘wat u niet zou willen doen’?
De meeste van mijn deelnemers hebben een lijst met taken waar ze niet aan toe komen; ze scoren slecht in de verhouding ´wil ik doen-doe ik niet´. Ze zijn nog teveel bezig met taken die ze ontgroeid zijn, want ze scoren hoog ik de verhouding ´wil ik niet doen-doe ik nog steeds’. Ze zouden taken moeten afstoten, moeten delegeren, terug moeten geven aan wie er eigenlijk de eigenaar van is. Dat zijn kansen om te leren ´nee´ zeggen.
'Nee' zeggen
Effectief Timemanagement gaat vooral ook om ‘Nee zeggen’. Wie dat niet kan of wie werkt in een cultuur waar dat ‘not done’ is, krijgt het moeilijk. Wie geen ‘nee’ kan zeggen, is qua planning en werkresultaat zijwindgevoelig. Wie geen ‘nee’ kan zeggen, werkt aan de resultaten van een ander.
Eigen doelen niet belangrijk?
En toch kan iedereen ´nee´ zeggen, ook u. Het is zelfs gemakkelijker dan u denkt. U hoeft zich alleen maar te realiseren dat wanneer u ´ja´ zegt tegen wat u niet zou willen doen, u ´nee´ zegt tegen wat u wel zou willen doen. ´Nee´ tegen uw eigen werk, uw eigen resultaten, uw eigen kansen.
Begin met één keer per dag
Mijn groepje hield ik voor dat ze beslist niet altijd ‘nee’ hoeven zeggen: collegialiteit is onderdeel van het werk. Ik vond daarom dat mijn sputteraar al aardig wat water bij zijn wijn had gedaan toen hij zei: ‘Mag ik dan beginnen met per dag één keer ´nee´ te zeggen waar ik anders altijd ‘ja’ zei?’.
Praktisch oefenen
Maak een matrix waarin u tegen elkaar afzet:
- "wat wil ik doen" en "wat wil ik niet doen" tegen
- "wat doe ik" en "wat doe ik niet".
Vul nu de matrix in (zie ook het voorbeeld op mijn website). Als in de matrix de vakken "wat wil ik doen/wat doe ik" (vak I) en "wat wil ik niet doen/wat doe ik niet" (vak IV) overeen stemmen met uw wens, dan is dat goed nieuws.
Voor de meesten van u staan echter in de vakken "wat wil ik doen/wat doe ik niet" (vak III) en "wat wil ik niet doen/wat doe ik" (vak II) respectievelijk taken waar u al heel lang niet aan toe bent gekomen en taken die u eigenlijk ontgroeid bent.
Dit zijn kansen om te leren ´nee´ zeggen; de taken uit vak II moet u per direct teruggeven of delegeren, zodat u tijd krijgt voor taken die ik vak III staan. Dat gaat direct én resultaat én een goed gevoel opleveren!
Over de auteur:
