Vaak zitten onze werkdagen zó vol, dat het ’s avonds lijkt alsof u nauwelijks iets gedaan hebt. Een goed gevoel overhouden aan zo’n werkdag is er dan niet bij. Dat wordt al een stuk beter als u in elk geval één flinke, echt belangrijke klus uit uw handen krijgt. Maar hoe doet u dat?
Veel van onze werkdagen versnipperen tot losse brokken. Tussen de te blussen brandjes door komt u aan echt doorpakken niet toe. Voordat u ergens echt mee op dreef bent, duikt het volgende probleem alweer op. U hebt vast al eens geprobeerd om dan de dag maar vooral vroeg te beginnen. En dat helpt echt: hoe stiller het is op kantoor, hoe productiever u bent. Maar als we daar de winst zoeken, dan komt er een dag dat u uzelf om zes uur ’s morgens achter uw bureau vindt… Tijd om het anders te doen. U wint per dag minstens een uur door 5 belangrijke vragen te stellen.
Waarom zit ik hier
Met de eerste vraag geeft u richting aan uw doelstellingen. Waarvoor zit ú op die stoel? Waar bent u goed in? Welke taakstelling heeft u gekregen? En wat moet daarvoor gebeuren? Schrijf op en zorg dat u, eventueel op projectniveau, een lijst maakt van dingen die gebeuren moeten. Dat mondt uit in een lijst met doe-dingen. Vraag u vervolgens bij elke afzonderlijke taak af, of het iets is waarbij uzelf in de uitvoering iets toe kunt voegen. Hoeveel tijd gaat het kosten? Is er niemand anders beschikbaar die dit beter kan, of wiens werk het is? Als u de taak niet hebt kunnen delegeren, blijft hij op uw eigen lijstje staan.
Wat moet het eerst
Vervolgens brengt u volgorde aan in uw lijstje. Misschien lijkt alles even belangrijk, maar het kan gewoonweg niet allemaal in één dag. Beoordeel van elke taak afzonderlijk de aspecten belang en urgentie. Met belang bedoel ik: draagt het bij aan de realisatie van de doelstellingen van de organisatie? Met urgentie bedoel ik: moet het nú of kan het wachten? Met het een stuurt u op resultaat, met het ander op deadline. Komt u er zo nog niet uit, probeer dan om belangrijke-urgente onderdelen van taken af te splitsen. We zijn nu al een stap verder, maar we zijn er nog niet.
Wanneer ga ik dat doen
Nu is het zaak om uw werk actief te verdelen over uw capaciteit. U hebt waarschijnlijk een werkdag van 8 uur ter beschikking. Maar als u realistisch bent, weet u ook dat die tijd u vandaag minstens voor de helft gestolen wordt. U mag al blij zijn als er, tussen alles door, tweemaal anderhalf uur voor uzelf overblijft. Claim die dan ook: schrijf in uw agenda ‘niet storen’, blok de tijd af en doe daaraan geen concessies.
Aan het werk en laat u niet afleiden
Zorg dat u alles bij de hand hebt wat u nodig heeft voor uw taak. Zet uw telefoons door naar het secretariaat en sluit uw mailprogramma af. Ga plassen, haal koffie en doe de deur dicht. Laat het secretariaat weten: u bent er niet. Ga aan het werk en stuur er strak op dat u binnen anderhalf uur uw resultaat heeft. Haalt u dat niet? Vraag u af of wat u dan wél klaar heeft, voldoende is. Realiseer u dat niet alles met een 10 hoeft.
Rond uw taak na anderhalf uur af en ruim de boel op. Meld u weer present bij het secretariaat en werk uw telefoontjes af. Beantwoord uw mail en voicemail.
Wat heb ik gedaan?
Neem de tijd om een kwartier voor het eind van de dag te reflecteren. Wat was u van plan? Wat is daarvan terecht gekomen? Hoeveel capaciteit heeft u morgen, hoe gaat u die benutten? Maak alvast een actieve planning op de manier waarop u dat vandaag gedaan heeft.
Deze manier van werken levert u 75 tot 90 minuten tijdwinst per dag op. Daar tegenover staat dat u er 15 moet investeren. Per saldo is er dus zeker een dik uur tijd te winnen. Een uur per dag, dat is meer dan een halve dag in de week. Welke belangrijke structurele taak zou u kunnen oppakken? Wat wacht al heel lang om gerealiseerd te worden? Wat is er, waarvan u steeds verzucht: ‘als ik daar toch eens tijd voor had…’? Dan is vandaag een prachtige dag om daar een begin mee te maken!
Over de auteur:
