Bij het overlijden van Stephen Covey (1932-2012) haal ik graag een blog terug die ik eerder schreef over hoe je je kunt blijven concentreren op je belangrijkste doelen. Covey was de man die praktische handvatten gaf aan ‘Focus’ of Prioriteiten-stellen, wat van groot belang is voor wie iets bereiken wil.
Een prima handvat om prioritering aan te scherpen is de Grote Keien-filosofie uit Covey’s boek ‘Prioriteiten’ (ISBN 9025414605). U hebt er ongetwijfeld ooit al eens over gelezen. Nog maar eens dan, al is het maar om u de gelegenheid te geven de uitleg eens door te sturen aan wie hem echt nodig heeft…
Stapelen maar
In één van zijn talloze boeken weet Covey goed te visualiseren hoe belangrijk het is om voor jezelf te weten welke doelen je nastreeft. Hij laat ons een vaas in gedachten nemen. Vervolgens moeten we ons voorstellen dat we in die vaas een aantal keien opstapelen: zo’n stuk of vijf, zes vuistgrote keien die tuinliefhebbers ook wel in borders leggen. Dan stelt hij de vraag: ‘is de vaas vol?’. Het goede antwoord is natuurlijk dat de vaas weliswaar tot de rand gevuld is, maar hij is niet vol. Er is tussen de grote, hoekige keien nog veel loze ruimte. Covey suggereert dat we die loze ruimte nog vullen met kleinere kiezelstenen en vraagt je, als je dat (in gedachten) gedaan hebt, of de vaas dán vol is. Inmiddels kennen we het kunstje natuurlijk: ook nu is er nog loze ruimte en is de vaas niet ‘vol’. Er kan nog fijn zand bij; daarna kan er nog water bij en dán nog kan er een kilo zout aan worden toegevoegd: dat vult tenslotte ook de ruimte tussen de watermoleculen. Maar dan is de vaas, ook voor Covey, echt vol.
Tjokvol
Natuurlijk gaat het hier niet zomaar over een vaas, maar over de manier waarop we met onze planning omgaan. Die is bij de meeste van mijn klanten in de maakindustrie bijvoorbeeld aardig vol, maar ze weten –met wat herschikken en schuiven- toch steeds weer een plekje te vinden voor een onverwachte klus. Net zolang overigens, tot die planning echt tot de nok toe vol is en alle ‘inter-moleculaire ruimte’ is opgevuld. Als er dan toch nog iets bij moet, klotst het water –dat ze al aan de lippen stond- over de rand. Het is een mooie, tot de verbeelding sprekende metafoor.
Werk te over, tijd tekort
Het wordt ook nog leerzaam, als we nu eens andersom te beginnen. De vaas moet eerst weer leeg en bij het opnieuw vullen beginnen we met het zoute water. Dan gaat het zand erin, daarna het grind en tenslotte moeten we ons voorstellen dat de keien er weer in gaan. Lukt dat, is de vraag.
Nee, er zullen één of twee keien overblijven. Omdat we bij de eerste poging de steeds overblijvende ruimte opvulden met kleinere objecten, ging het toen wel. Doen we het andersom, dan is er geen materie die in de loze ruimte kruipt en houden we grote brokken over.
Afrekenen op resultaat
Wat wil Covey ons laten zien? De keien in zijn verhaal stellen kernactiviteiten voor. Het zijn de belangrijkste taken, namelijk die welke de essentie van uw bedrijf, of de functies van uw medewerkers vormen. Op basis van die kernactiviteiten en -taken rekent u ze als leidinggevende platgezegd af. Hoe groter de brokken, hoe essentiëler ze voor de resultaten zijn. Het zoute water staat voor de ‘kun jij even…’-klusjes die binnenklotsen, tijd opvreten en niet bijdragen aan de resultaten. Uw bedrijf zou zich moeten concentreren op de grote keien, minder op het grind en al helemaal niet op het zoute water.
Mooi stuk, zeker met inachtname van het overleiden van Stephen Covey. Dat nieuws was mij totaal ontgaan. Ik maak veel gebruik van de prioriteitstelling van Covey door taken te rangschikken op urgentie en belang. Ik heb deze methode via de boeken van Covey mijzelf eigen gemaakt en gebruik het nu ook in mijn timemanagent-training. Er moet overigens wel bij aangemerkt worden dat de matrix van urgentie vs belangrijkheid waarschijnlijk voor het eerst gepubliceerd is door Eisenhower.
Groet,
Johan
Johan
|
|
1
-
08
-
2012
|
00
:
56
uur
'Overleiden' zou natuurlijk overlijden moeten zijn maar de automatische spellingscontrole van mijn iPad doet rare suggesties.
Leerzaam artikel en duidelijk beschreven. Goed te bedenken tot welke categorie een bepaalde activiteit hoort en vervolgens op basis daarvan beslissen of het al dan niet urgent is...
Over de auteur:
