Ongeschreven regels: de kern van conflicten

11 januari 2010 - Mensen werken steeds vaker met mensen met een hele andere achtergrond. Dit kan leiden tot misverstanden, miscommunicatie en zelfs conflicten. De kern van deze problemen zijn de ongeschreven regels die iedereen met zich meedraagt over hoe anderen zich zouden moeten gedragen en hoe dingen gedaan zouden moeten worden.

Dit stelt Myra White op Management Issues. Vroeger was het makkelijk. Collega’s hadden allemaal dezelfde achtergrond. Ze waren opgegroeid met dezelfde normen en waarden, waren naar dezelfde soort scholen en kerk gegaan en hadden gemeenschappelijke vrienden. De ongeschreven regels waren dus voor iedereen hetzelfde. Nu is dat wel anders. Vrouwen zijn gaan werken, in veel bedrijven werken steeds meer mensen uit andere landen en culturen, virtuele teams die bestaan uit mensen vanuit de hele wereld zijn heel normaal. Het gevolg is dat we nu samen moeten werken met mensen die leven volgens hele andere ongeschreven regels. 

Culturele verschillen
Sommige ongeschreven regels hangen nauw samen met de cultuur waarin iemand opgegroeid is. Deze zijn relatief makkelijk te herkennen en zijn bovendien voor veel mensen steeds makkelijker te accepteren. Maar ook culturele verschillen zijn soms moeilijk te onderscheiden. De ongeschreven regels in veel culturen zijn vaak extreem ingewikkeld. Denk maar eens aan de zeer uitgebreide regels die de Japanners hanteren bij de tafelschikking tijdens een vergadering. Daar komt bij dat mensen zich vaak aan proberen te passen aan de overheersende cultuur van het bedrijf waar ze werken. Ze dragen de juiste kleding en praten op dezelfde manier. Het gevolg van deze schijnbare gelijkenis is echter dat collega’s onderling niet door hebben dat ze in feite leven en werken volgens andere ongeschreven regels. 

Opvoeding
De meeste ongeschreven regels zijn subtieler dan de regels die een cultuur oplegt. Het zijn de regels die mensen leren van hun ouders. Vervolgens past men deze regels vaak weer aan op basis van ervaring, waardoor eigen, unieke regels ontstaan. Iemand kan bijvoorbeeld van zijn ouders geleerd hebben om altijd de deadline te halen. Op een gegeven moment heeft deze persoon echter een baas gehad die als stelregel had dat werknemers nooit deadlines halen en je dus nepdeadlines voorafgaand aan de echte moet stellen. De betreffende persoon verandert zijn ongeschreven regel vervolgens in: deadlines zijn slechts een indicatie, eigenlijk heb ik meer tijd om het werk af te krijgen. 

Conflicten
Dit soort verborgen en persoonlijke ongeschreven regels vormen de grootste bron van misverstanden en conflicten op het werk. Zulke regels zijn bovendien vaak zo’n vast onderdeel van de denkwijze van mensen, dat ze zich niet eens bewust zijn van het bestaan ervan. Ten gevolge daarvan hebben mensen vaak niet door dat de problemen die ze met een collega hebben veelal het gevolg zijn van hun verschillende ongeschreven regels. In plaats daarvan beschuldigen ze de ander van bewuste sabotage. De ander op zijn beurt voelt zich onheus bejegent en snapt niets van de aanvallende houding van zijn collega. 

Grote gevolgen
Overtredingen van iemands ongeschreven regels beginnen vaak met kleine, onbetekenende gebeurtenissen maar zijn de voedingsbodem voor toekomstige conflicten. Voorbeeld: iemand die opgegroeid is in een hechte gemeenschap heeft geleerd rekening te houden met anderen. Als iemand met deze achtergrond een afspraak maakt, zal hij of zij er alles aan doen om die na te komen en alleen afzeggen als het echt niet anders kan. Zo’n persoon vindt het dus heel moeilijk te begrijpen dat iemand anders wel op het laatste moment afzegt, alleen maar omdat die iets beters te doen heeft of geen zin heeft bijvoorbeeld. Dit wordt in de ogen van de eerste gezien als respectloos en beledigend. Een nieuwe afspraak wordt niet snel gemaakt omdat de tweede persoon niet langer vertrouwd wordt. Dit gebrek aan vertrouwen gaat vervolgens een heel eigen leven leiden en wordt gericht op de hele persoon, niet alleen op dat specifieke gedrag. 

Bewustwording
Wie zich bewust wordt van het bestaan van dergelijke ongeschreven regels kan de werkrelaties verberen en een steentje bijdragen aan een beter begrip en een prettigere werkomgeving.

Gerelateerde nieuwsitems