24 september 2009 -
Hoe ver bent u vandaag met uw ‘to-do’lijst? Of heeft u die afgedaan als ouderwets? Hoe ouderwets het ook lijkt, toch zou het wel eens slim kunnen zijn om die takenlijst in ere te herstellen. Dat stelt Bob Selden op Management Issues. Het principe achter de ‘to-do’-lijst is om uw taken in volgorde van belangrijkheid te zetten en ze vervolgens een voor een af te werken.
Tegenwoordig gaat alles echter zo snel dat we heel veel dingen tegelijk aan het doen zijn. Terwijl u dit leest, bent u wellicht ook aan het sms’en, bellen of e-mailen – zoals een ware multitasker betaamt. Uit onderzoek van de Stanford University blijkt echter dat multitaskers veel minder efficiënt zijn dan mensen die zich op een ding tegelijk concentreren. Het menselijk brein kan zich namelijk maar op een ding tegelijk concentreren. Wie meerdere dingen tegelijk doet, geeft dus geen van die dingen echte aandacht. Het gevolg is dat het werk langer duurt dan zou hoeven en dat de kans op fouten aanzienlijk toeneemt.
IQ
Er kleeft nog een groot nadeel aan multitasken. Uit onderzoek van het Institute of Psychiatry van de University of London, bleek dat het IQ van mensen die steeds afgeleid worden door binnenkomende e-mails en telefoontjes, met tien punten daalt. Hetzelfde effect dat optreedt na slapeloosheid en een nog groter effect dan waarneembaar is bij mensen die regelmatig wiet roken.
Wat kunt u doen?
1. Zorg dat tijdens vergaderingen alle mobieltjes uit staan zodat de deelnemers al hun aandacht op de bespreking kunnen richten.
2. Herstel de ‘to-do’-lijst in ere, stel prioriteiten en werk uw taken een voor een af.
3. Handel uw e-mail op vaste momenten van de dag af. Moet er tussentijds iets dringend afgehandeld worden, doe dit dat per telefoon of persoonlijk.
4. Geef mensen de kans om niet bereikbaar te zijn. Eis dus niet dat uw medewerkers hun BlackBerry en e-mail ook ’s avonds en in het weekend checken.
5. Probeer uw medewerkers aan een project tegelijk toe te wijzen.
6. Bespreek de nadelen van multitasken (denk aan dat lagere IQ!). Wie zich ervan bewust is, is beter in staat te veranderen.
7. Erken en waardeer succesvol afgeronde taken en projecten. Vier de successen, dat stimuleert om een project ook de volgende keer 100 procent aandacht te geven.
Bron:Management Issues
Fijn dat er nu eens op basis van onderzoek wordt aangetoond wat iedereen al met zijn boerenverstand kan weten; je kunt niet twee dingen tegelijk doen, hoe hard mensen ook roepen dat dat wel zo is. Het is hetzelfde als specialisatie. In dat waarop je je concentreert word je goed. Dus startende ondernemers; geen tien dingen gelijktijdig aanpakken, managers, stel jezelf maar weer de bekende vijf vragen: Moet ik dit nu doen. Het is kleinste en meeste effectieve manier van zelf management. Let wel even op het iedere keer verschuiven van de klemtoon als je het zinnetje uitspreekt. Moet: zit er dwang achter? Ik: zelf doen of delegeren? Dit: of iets anders. Stel je prioriteiten. Nu (straks of nooit!):stel niet tot later maar doe het NU. Dus stel die to-do lijst op maar plan niet te krap. Plan buffertijden dus de diverse taken. Dan loop je niet te snel klem. Doen: waar bent u eigenlijk mee bezig? Stop geen energie in iets met onvoldoende rendement.
Anne
|
|
24
-
09
-
2009
|
11
:
18
uur
Wat ik WEL hoorde en bij mij een belletje deed rinkelen: multitasken kan wél als de zaken in één zelfde richting liggen. Dat verklaart waarom men soms als een wervelwind door een drukke dag stormt, en verfrissend veel kan realiseren door als een bezige bij vanalles te combineren. Maar dat vraagt inderdaad focus en een frisse kop.En het tegenwoordig compleet gebanaliseerde soft-drugsgebruik? Dat belooft voor de toekomst. Vergeet meteen niet dat een 2% van de gebruikers compleet paranoia overreageert of wiet (en de dampen van anderen) etc. Die 2% wordt dus steeds groter, Ik know - mijn dochter is er een deeltje van.
Waarmee maar weer eens bewezen wordt dat de meeste ondersteunende functies, denk aan bijvoorbeeld een 'office-manager' zoals men de tegenwoordige receptionist/telefonist/secretaresse/management-assistent/inkoper/facilitair medewerker/boekhouder/P&O-medewerker zo netjes noemt, bloot staat aan veel te grote druk en niets echt goed kan doen. Ik snap nu ook dat dat precies de reden is waarom ik zo'n baan niet ambieer!
RV
|
|
28
-
09
-
2009
|
17
:
15
uur
Menselijke hersens zijn niet ontworpen om te multitasken, dus ieder ego wat denkt dat het wel zo is, stort vanzelf met een burnout ter aarde.
Dit 'multitasken'' is slechts een psychologisch werkgevers truckje om zoveel mogelijk uit een werknemer te kunnen persen tussen 09:00-17:00 en er nog mee wegkomen ook onder het mom van werkdruk, carriere, en andere ego-vleierij.
Blijf luisteren naar je ''single tasking'' gevoel, voordat het te laat is.
Het blijkt ook dat je spierspanning stijgt bij elke extra taak of invloed van buitenaf. Dus meer spanning, minder kwaliteit en een lager rendement bij het multitasken!
