22 september 2006 -
Meer dan een derde van de grote Britse ondernemingen geeft toe dat hun e-mailbeheer in 'complete chaos' verkeert en dat ze niet weten hoe ze hun elektronische informatie effectief moeten opslaan en beschermen. Uit onderzoek van CMS-expert AIIM bleek dat evenveel ondernemingen geen beleid voeren op het gebied van e-mailbeheer of niet weten wat dit beleid inhoudt.
Eveneens een derde van de bedrijven heeft geen duidelijk beleid en/of procedures op het gebied van autorisatiekwesties, vooral waar het oude gegevens betreft.
Tweederde geeft aan net begonnen te zijn met de ontwikkeling van procedures met betrekking tot het opslaan en archiveren van gegevens, maar een derde is daar nog helemaal niet mee bezig.
Chaos Zeven van de tien respondenten geven toe dat content die gecreëerd is door werknemers die alweer vertrokken zijn niet actief herzien of goed gearchiveerd is. Bijna 60 procent weet niet precies wat elektronische gegevens zijn en hoe ze opgehaald moeten worden. Slechts 27 procent archiveert e-mail buiten Outlook op een manier waarop de informatie makkelijk teruggevonden kan worden. Ongeveer zestien procent creëert een papieren archief door belangrijke e-mails uit te printen en zo te bewaren. Eveneens zeven procent verwijdert alle e-mails na drie maanden en vertrouwt volledig op elektronische back-up bestanden.
Ik vroeg me af hoe het zit met het "management" gedeelte van de e-mail zijde. Ons bedrijf kampt met een overvolle e-mail box waarbij het liefst zoveel mogelijk werknemers in betrokken worden. De verzender hoopt daarmee wel dat er één iemand het probleem zal aanpakken, maar de realiteit leert dat iedere ontvanger wel denkt dat de anderen ermee bezig zijn met alle gevolgen van dien. Er is niet echt een reglement dat de communicatie regels bepaalt, en nog minder hoe en wanneer e-mail het meest efficient is. Als de klanten dan nog het single point of contact overslaat, en rechtstreeks de werknemers e-mails toestuurd, dan is het hek van de dam. Iemand hier ook ervaringen (slechte en goede) mee?
Ik zou er graag over lezen.
Mvg,
K.Deckx Technical Support Manager. Antwerpen,België.
Cees van Putten
|
|
24
-
09
-
2006
|
17
:
54
uur
Ik heb dit managementprobleem eenvoudig opgelost.
Op mijn secretariaatsbureau ontvangen wij dagelijks honderden e-mail berichten, waarvan 80 % spam (helaas).
Ik heb binnen de organisatie één persoon belast met het beoordelen van deze e-post, voordat het naar de medewerkers (of naar mij) gaat. De computer die voor deze post wordt gebruikt is afgeschermd van het netwerk, zodat spyware en andere gespuis niet doorkunt. Deze persoon doet ook de gewone post (brieven- en postbus) en fax. Alle post, dus ook de e-emails worden twee maal per dag opgehaald. De gewone post, faxen en e-mail worden na registratie gearchiveerd. Ongewenste reclame gaat gewoon in de prullenbak. Het kost ons bureau ongeveer één tot anderhalf uur per dag. dus dat is nog wel te overzien. (Persoonlijke post gaat niet via het bedrijf)
Als iemand hierover nog vragen heeft, lees ik het wel.
Groet Cees van Putten, Haarlem, Nederland
heer Karel Walg
|
|
25
-
09
-
2006
|
09
:
29
uur
Reactie op Cees van der Putten,
Het alles via een persoon laten lopen werkt alleen wanneer je geen real-time email nodig hebt. Bijvoorbeeld in de daghandel is dit dus geen optie. De enige inigszins werkende oplossing: zorg dat email adressen niet naar buiten lekken, dit kan door ze niet op een website te publiceren en door ervoor te zorgen dat medewerkers het werkadres niet voor prive mail gebruiken. Om dit voor mekaar te krijgen zijn de volgende zaken noodzakelijk: geef een contactveld op de website in plaats van het emailadres of desnoods een centraal adres; Sta medewerkers onder voorwaarden toe webmail op het werk te checken (prive mailen doen ze toch wel, op deze manrie zorge je er in ieder geval voor dat de bedrijfsmail schoon blijft.)
Martijn Engler
|
|
24
-
09
-
2006
|
10
:
32
uur
Als ik het goed begrijp, kun je dus alleen email ontvangen van mensen in een soort whitelist? Dat vind ik:
1) Niet nieuw, zelfs met Hotmail kon dat al jaren geleden;
2) Onhandig. Kennelijk krijg jij alleen email van bekenden, hier komt ook email binnen van mensen die nóg niet bekend zijn, maar die mogelijk klant willen worden bijvoorbeeld. Dat is toch email die ik niet graag zou missen.
Jaap Verduijn
|
|
22
-
09
-
2006
|
09
:
09
uur
Ik ben niet echt stomverbaasd, want in de loop der jaren is email van een zegen tot een vloek geworden. Spamfilters laten vaak binnen wat niét binnen mag, en laten niet binnen wat wèl binnen mag (moet). En wat virussen betreft: via email pik je er in een week méér op dan een Parijse tippelaarster in anderhalf jaar.
Twee dagen geleden stuiterde ik min of meer bij toeval op een alternatief systeem dat ik meteen heb opgepakt: (Klik hier) en hoewel ik er na die twee dagen zelf nog maar weinig van kan zeggen, lijkt het voor mijzelf persoonlijk èn zakelijk een goede aanvulling op, en t.z.t. misschien een (gedeeltelijke? gehele?)vervanging voor email.
We zullen zien, maar één ding staat vast: "klassieke" email begint een ramp te worden.
Jaap Verduijn.
Kim Deckx
|
|
26
-
09
-
2006
|
19
:
58
uur
Reactie op heer Engler Martijn,
Beste Martijn, ons bedrijf kampt niet met een externe overlast, maar wel met een chaotisch beheer intern. Het is niet de spam mail die trouwens bij ons goed gefilterd is, maar de werknemers onderling die het stukje electronisch gereedschap misbruiken. Enerzijds, zetten zij bijna de helft van de organogram in hun mail, anderzijds communiceren ze dan totaal niet met de juiste en toegewezen personen. Wat ook gebeurt is dat er rechtstreeks naar klanten wordt gemailed zonder dat hun intern contactpunt, en verantwoordelijke "customer" daar van op de hoogte zijn. De data en info lus die hier opgezet wordt is dan moelijk meer te controleren en na verloop denk iedereen dat iemand anders er wel mee bezig is. De realiteit leert nu dat het totaal niet zo is, en eigenlijk het probleem onbewwakt wordt. Gevaarlijk als het op veiligheidsaspecten gaat.
Mvg, Kim Deckx, Technical Support Manager.Antwerpen, België
Martijn Engler
|
|
27
-
09
-
2006
|
00
:
41
uur
Reactie op Kim Deckx,
Mijn reactie was gericht aan Jaap Verduijn, op het moment dat ik reageerde was alleen zijn reactie zichtbaar. Ik was vergeten dat de reacties eerst gekeurd moeten worden en er dus mogelijk reacties tussen zouden komen. Excuses voor het misverstand.
heer John Eckeren
|
|
30
-
09
-
2006
|
15
:
59
uur
Chaos, zo kun je het inderdaad noemen. De Spam eigenlijk niet , die wordt wel goed gefilterd maar het beheer achteraf.
Ik herken wanneer er wordt gezegd ; er wordt een mail gestuurd zet 8 mensen in cc en het probleem wordt opgelost. De realiteit is minder waar.
Sahin
|
|
19
-
05
-
2008
|
21
:
19
uur
Hallo Kim,
Een tip van mijn kant over intern e-mailen
Houd een vergadering over het e-mailen binnen het bedrijf: To is voor mensen die actief iets met het e-mailtje moeten doen en of moeten antwoorden, cc is voor alle mensen die iets met het project of desbetreffende klant te maken hebben en is voor hun dus puur informatief.
Uit ervaring weet ik dat de mensen niet precies weten wie wat precies doet. als de taken van een bepaald persoon duidelijk is weet je of je hem/haar wel of niet moet mailen. Ook de To en CC tool schijnt schijnbaar erg onduidelijk te zijn.
Ook denken sommige dat ze out of office replies moeten doorsturen naar een collega die ook met de desbetreffende klant te maken hebben.
Als je afspaken maakt over het wat wel en wat niet te mailen, Meer zicht op wat iemand functie is helpt enorm!
