8 november 2016 -
Veel bedrijven hebben nog altijd geen afscheid genomen van de miljoenen printjes die jaarlijks in de kantooromgeving worden gemaakt.
Herman Levert, algemeen directeur bij Xerox Nederland, is van mening dat digitale oplossingen zorgen voor flexibele en gestroomlijnde bedrijfsprocessen en tijd- en kostenbesparing opleveren. "Er raken miljoenen euro’s verloren door tijdrovende en foutgevoelige processen." In dit blog gaat hij in op hoe organisaties kunnen profiteren van een transformatie en hoe zij in vijf stappen tot een digitale strategie komen.
Workflowautomatisering
Het digitaal beheren van de workflow zorgt ervoor dat processen slechts enkele minuten in plaats van uren in beslag nemen. Levert:"Workflowautomatisering vereenvoudigt en versnelt complexe processen en verzamelt bedrijfskritische informatie uit verschillende bronnen. Om echt tot een digitale transformatie te komen is het cruciaal de bedrijfsomgeving goed te analyseren. Hierdoor ontstaat inzicht in wat er nodig is om het aantal handelingen terug te dringen."
Een geautomatiseerde werkplek
Xerox bracht recentelijk het rapport Digitalisering op het Werk uit waarin de uitkomsten van een onderzoek onder 600 ICT-besluitvormers, die actief zijn bij diverse grote ondernemingen, werd beschreven.Levert: "Het grootste deel van de respondenten voorziet een gedigitaliseerde werkplek. Daarnaast is 85 procent op dit moment in staat om werkprocessen aan te wijzen die mogelijk geautomatiseerd kunnen worden. Financiële en klantcontactprocessen komen hiervoor het meest in aanmerking. Bedrijven willen op deze manier een einde maken aan papiergebruik voor 91 procent van hun primaire bedrijfsprocessen. Een interessante ambitie alsu nagaat dat nog geen 50 procent van alle organisaties hun werkprocessen al volledig heeft gedigitaliseerd."
Tijd voor een digitale strategie
Een duurzame, organisatiebrede digitale strategie ontwikkelen wordt door veel organisaties gezien als een ingewikkeld proces, maar dit kan in enkele stappen worden gerealiseerd door grip te krijgen op interne processen.
Breng papieren werkprocessen in kaart
Een groot aantal organisaties, 55 procent blijkt uit ons onderzoek, heeft geen direct zicht op het verloop van papieren processen. Breng daarom allereerst in kaart welke papieren werkprocessen er door het bedrijf lopen.
Analyseer bedrijfsprocessen
Vervolgens moet er geanalyseerd worden wat er binnen de organisatie gebeurt, hoe verlopen de bedrijfsprocessen? Processen worden immers steeds slimmer en geavanceerde analysetools leveren bruikbare data op.
Gebruik digitale tools
Digitale tools zijn in staat realtime statusupdates door te geven over de procesuitvoering. Uiteindelijk moet de manier waarop die processen fungeren binnen de organisatie gedigitaliseerd worden. Zo kunnen bedrijven bijvoorbeeld precies zien hoe vaak documenten geprint worden dankzij ‘intelligente papierherkenning’.
Vergroot automatiseringsgraad
In het digitale tijdperk zijn er oneindig veel automatiseringstools beschikbaar die bedrijven in staat stelt snel hun capaciteit op te schalen, zodat ze extra werk kunnen aannemen. 45 procent van de respondenten werkt voor een organisatie die momenteel geen intelligente automatiseringstechnologie inzet. Het is onvermijdelijk dat meer bedrijven gebruik zullen maken van softwareoplossingen die in staat zijn om menselijke handelingen na te bootsen door het manipuleren van data, het beantwoorden van klantvragen en het verwerken van transacties.
Evalueer continu de stappen naar een digitale organisatie
Met de beschikbaarheid van verbeterde analyse- en evaluatiemogelijkheden komen bedrijven snel dichterbij een volledige overstap naar gedigitaliseerde processen. Door continu bij te schaven zal de overdracht van informatie tussen menselijke werknemers en geautomatiseerde bots steeds soepeler verlopen.
Verbeterpotentieel
Levert raadt bedrijven aan om snel stappen te zetten op het gebied van een digitale transformatie. "Gezien het enorme verbeteringspotentieel is het tijd dat bedrijven hun papierlast onderkennen en daar een einde aan maken. Op die manier kunnen ze overstappen op volledig gedigitaliseerde processen en de belofte van een digitale transformatie inlossen."
