Gebrek aan structuur staat flexibiliteit van IT in de weg
23 februari 2016 -
IT is tegenwoordig een belangrijk middel, zo niet het belangrijkste middel, om innovatie te realiseren en het verschil te maken met de concurrentie. Veel organisaties nemen hun huidige systeemlandschap onder de loep, op zoek naar meer flexibiliteit en onderscheidend vermogen.
In de praktijk blijkt het door een gebrek aan structuur en ‘het niet met elkaar in de pas lopen van business en IT’ echter lastig om hier op een goede manier invulling aan te geven. Dit komt naar voren uit een inventarisatie van COOLProfs onder IT-beslissers, werkzaam bij middelgrote en grote organisaties in onder meer de financiële sector, de energiemarkt, de verzekeringsbranche, groothandel, e-commerce en de zorgsector.
Fragmentatie
Vrijwel alle organisaties die in de inventarisatie zijn meegenomen, hebben een systeemlandschap dat over de jaren heen is uitgebreid met meerdere applicaties en dat door uitzonderingen en work-arounds gefragmenteerd is geraakt. Daarnaast stelt het gros van de IT-beslissers dat hun IT-afdeling zich vooral bezighoudt met beheer en onderhoud. Als het gaat om het ontwikkelen van nieuwe functionaliteit, is er vaak een gebrek aan overkoepelende structuur. De IT-afdeling wordt gedreven door de noodzaak om zo goed en snel mogelijk in de behoefte van de business te voorzien. Het functioneert als traditionele leverancier van de business, waarbij het eigen bestaansrecht min of meer als vanzelfsprekend wordt beschouwd. Voor de inzet van IT worden doorgaans afzonderlijke investeringsvoorstellen ingediend en een goed inzicht in de totale kosten ontbreekt dikwijls. Deze bevindingen zijn in lijn met de resultaten van het onderzoek "Bringing Dexterity to IT Complexity: What"s Helping or Hindering IT Tech Professionals" (2015) van het Business Performance Innovation (BPI) Network: "Gebrek aan vaardigheden, kortetermijndenken, gebrek aan samenwerking en onvoldoende budget belemmeren de IT-transformatie."
Nieuwe eisen
Onder druk van toenemende concurrentie uit de markt wil de bedrijfsvoering dat aanpassingen sneller worden doorgevoerd. Functionaliteit gericht op het ontwikkelen van nieuwe verdienmodellen of het realiseren van een hoogwaardiger dienstverlening richting klanten, moet met een kortere time-to-market wordt opgeleverd. De business eist daarnaast dat de oplossingen toekomstbestendig zijn, oftewel flexibel en goed onderhoudbaar met het oog op veranderende wet- en regelgeving en het benutten van nieuwe marktkansen. En niet in de laatste plaats, te realiseren tegen lagere kosten en met een goede beheersing van de migratierisico’s.
Co-creatie
De meeste IT-beslissers zijn van mening dat verandering gerealiseerd moet worden in samenwerking tussen business en IT. Zij beschouwen in navolging van Gartner de Agile methodiek als dé manier om in co-creatie oplossingen tot stand te brengen, de relatie tussen business en IT ten goede te veranderen en projecten te versnellen. Uit onderzoek van PwC (2014) bleek al dat met Agile de Time to Market met achttien tot twintig procent verbetert, de productiviteit met veertien tot 95 procent, de kosten afnemen met zeven tot 29 procent en de tevredenheid van medewerkers toeneemt met twintig tot 40 procent. tegelijkertijd wordt onderkend dat Agile dan wel goed uitgevoerd dient te worden, in al zijn facetten en door de hele organisatie, omdat het anders meer problemen veroorzaakt dan dat het oplost. "Waar IT al overgegaan is op de Agile methodiek, houdt de business halsstarrig vast aan de watervalmethode", "Silodenken is nog steeds een probleem" en "De grootste bottleneck voor succes is het gebrek aan vertrouwen bij de business in wat IT met Agile oplevert", zijn enkele van de gehoorde ervaringen. Om dergelijke problemen voor te zijn, is concensus tussen business en IT over de enterprise architectuur volgens Joachim Vandecasteele, CTO van COOLProfs, essentieel: "De basis is een goede afstemming over het waarom, de business view, het wat, de information view en het hoe, de technology view."
Structuur
Om op een goede en verantwoorde manier verandering te realiseren, is structuur volgens Vandecasteele een andere cruciale factor. Dit kan worden bewerkstelligd door onder architectuur te werken in combinatie met de Agile methodiek. Vandecasteele "Met Architected Agile wordt een applicatie enerzijds binnen het grotere geheel bezien en anderzijds worden diezelfde applicaties opgedeeld in kleinere, behapbare stukken. Zo ontstaat er inzicht in hoe een toepassing in het bestaande IT-landschap past, welke afhankelijkheden en koppelingen er bestaan en welke bestaande elementen kunnen worden hergebruikt. Tegelijkertijd kunnen via korte iteraties voortdurend stukken nieuwe functionaliteit worden opgeleverd. Op deze manier wordt de uitdaging om een flexibele en kosteneffectieve applicatiearchitectuur te bouwen in lijn met de bedrijfsstrategie een realistische uitdaging."
En volgens mij gaat het echt niet alleen op voor grote en middelgrote bedrijven. Ook kleine bedrijven kunnen veel baat hebben bij een methodiek, waarin het einddoel vaststaat en stapsgewijs in kleine projecten daar naar toe wordt gewerkt.
Het contact en een oprechte, intensieve en betrouwbare communicatie tussen klant en leverancier enerzijds en binnen de projectteams is echter wel van doorslaggevend belang.
Je moet wel per deelproject 100% zeker zijn van het commitment van beide partijen. Waar daar te lichtzinnig over wordt gedaan, ligt desillusie niet alleen als geaccepteerde 'fase' op de loer, maar valt ook het vertrouwen en daarmee de kans op succes weg.
Ik leg momenteel de laatste hand aan een blog op LinkedIn over efficiënte en klantgerichte bedrijfsprocessen in het kader van een serie met als centraal thema ''Partnership als ultieme vorm van klantgerichtheid''.
Volgens mij dragen flexibiliteit in de IT en door IT gedragen processen tezamen met de Agile methodiek bij aan een gezonde bedrijfsopvatting, waarin ook ruimte is voor lean management en een open aanspreekcultuur.
