15 februari 2012 -
‘Ter zake.’ Een bekende uitspraak voor een ieder die regelmatig vergadert. In het westen tenminste en daar betekent het ‘genoeg gekletst, tijd om knopen door te hakken’. Daar vergaderen we immers voor. Maar dat is niet overal de reden om samen te komen. In veel andere culturen zijn vergaderingen met name bedoeld om relaties te onderhouden en de onderlinge band te versterken.
Management Issues gaat in op internationale vergaderverschillen en geeft tips voor cultureel intelligente vergadervoorzitters.
Diverse redenen om te vergaderen Ten eerste een impressie van waarom mensen in verschillende landeneigenlijk vergaderen.
Verenigde Staten: de vergadering is over het algemeen bedoeld om informatie en input te verzamelen. Van deelnemers wordt verwacht dat ze goed voorbereid zijn en ter plekke in staat zijn de alternatieven te vergelijken en te analyseren.
Japan: de vergadering is met name bedoeld om al genomen beslissingen te communiceren. De deelnemers onderzoeken de alternatieven net zo grondig als hun Amerikaanse collega’s maar doen dit onderling en voorafgaand aan de vergadering om zo openlijke conflicten te voorkomen.
Mexico: de vergadering is bedoeld om relaties te verstevigen en het vertrouwen te versterken. Zodra dat vertrouwen er is, is beslissingen nemen relatief makkelijk en snel.
Nederland: de vergadering is bedoeld om alle zwakke punten van en kritiek op een bepaalde aanpak of plan boven tafel te krijgen. Het is niet nodig om uitgebreid te praten over dingen die goed gaan.
Vier vaardigheden
Tegenwoordig wordt er steeds meer vergaderd met mensen uit andere culturen. Om dergelijke multiculturerle vergaderingen te laten slagen, is een cultureel intelligent voorzitter vereist. Zo’n voorzitter beschikt over de volgende vier vaardigheden:
1. Betrokkenheid: interesse tonen, vertrouwen uitstralen en de motivatie om culturen met elkaar in overeenstemming te brengen.
De voorzitter ziet de culturele diversiteit van het vergaderteam als toegevoegde waarde die tot een betere uitkomst kan leiden. Ontstaat er een conflict, dan zet de voorzitter alles op alles om de deelnemers weer op één lijn te krijgen.
2. Kennis: begrip van culturele kenmerken en verschillen
De cultureel intelligente vergadervoorzitter begrijpt bijvoorbeeld dat teamleden uit bepaalde culturen minder geneigd zijn ‘hun mond open te doen’ tijdens een vergadering, met name niet als dit mogelijk kan leiden tot conflicten. Tegelijkertijd weet deze voorzitter dat deelnemers uit andere culturen juist geloven dat ze goed bijdragen aan een vergadering door de ander assertief te confronteren met hun tegengestelde mening.
De cultureel intelligente voorzitter is zich er tegelijkertijd terdege van bewust dat iemand niet per se voldoet aan het culturele stereotype omdat hij of zij nu eenmaal een bepaalde achtergrond heeft. Iemand uit Japan kan immers opgeleid zijn in de VS en het bijbehorende gedrag over hebben genomen. Of iemand reageert niet vanuit zijn/haar achtergrond, maar op basis van wat hij/zij denkt dat er verwacht wordt.
3. Strategie: diverse culturen met elkaar in overeenstemming brengen
De cultureel intelligente voorzitter houdt rekening met de aspecten die nodig zijn om het doel van de vergadering te behalen. Hij of zij praat bijvoorbeeld van tevoren een op een met degenen die directe conflicten tijdens vergaderingen uit de weg gaan. Of de leider bereidt deelnemers voor op een brainstormsessie door ze vooraf te vertellen dat van iedereen drie ideeen worden verwacht.
4. Actie: verbaal en nonverbaal gedrag met elkaar in overeenstemming brengen
De cultureel intelligente voorzitter zal de vergadering tenslotte leiden op een manier die zowel autentiek is als aangepast aan de groepssamenstelling en – dynamiek. Hij of zij vergeet het doel niet uit het oog en zorgt er voor dat iedere deelnemer zich gerespecteerd, gehoord en betrokken voelt.
Bron:Management Issues
Ik hed diverse internationale vergaderingen meegemaakt en het is inderdaad steeds weer een probleem om de doelstellingen van de vergaderingen te halen.
Jammer dat de geweldige verschillen in cultuur binnen Europa niet aan bod komen, verschillen die we maar al te goed zien binnen de vergaderingen binnen politiek Europa. Merkel meent vooraf zaken te kunnen regelen met Sarkozy, maar gezien de geweldige verschillen tussen de Duitse en Franse (vergader)cultuur, draait dat steeds op een fiasco uit (al laten ze dat aan de buitenwacht niet zien).
Duitsers, goed gestructureerd, duidelijke doelstellingen, goed leiderschap tegenover Fransen, geen structuur, macht gedreven leiderschap, geen enkele doelstelling.
En dan het eeuwige gepolder van Nederland, gericht op consensus (wat wil zeggen dat niemand zijn zin krijgt, iedereen inlevert en dus een suboptimale oplossing die een vergadering verder weer tot urenlang geklets leidt ''naar aanleiding van''.
In de vergaderingen die ik had met Fransen én Duitsers (gelardeerd met Belgen, Italianen en soms Chinezen) waren die verschillen steeds te zien. De Duitser die steeds wist waar hij het over zou hebben, de Fransman die te laat kwam (soms een hele week) en overal over wilde praten, behalve de agenda.
Het was een hele opgave om daar leiding aan te geven, iedereen steeds op het spoor te zetten en zeker om aan het einde een besluit te nemen.
Het is en blijft een geweldige ervaring die veel tijd en energie kostte.
F.P. Kuijl
|
|
15
-
02
-
2012
|
13
:
01
uur
Sinds ik Pim Fortuyn hoorde verklaren op TV dat het “Manager willen worden” DE ziekte van de 20ste eeuw was heb ik die wens van mijn “Wensenlijst” gehaald. Toen pas !
Tot aan dat TV programma was ik daar mee opgevoed, doordrengd, dan wel mee geïndoctrineerd.
Die zelfde opvoeders (NV Philips en mijn ouders) hebben mij in verschillende landen met nog meer helse dilemma’s geconfronteerd. (details op aanvraag).
Ik heb die HEL doorstaan en leef nog steeds.
Er zitten ook zeer prettige ervaringen aan overleefde dilemma’s.
Relativeren, Communiceren, Begrijpen. (RCB)
Voordat de lachers dit relaas willen ridiculiseren:
RCB op een aantal gevoelskwesties, beperkt tot een nuttig aantal.
Assisteren in zo’n culturele vergadering (ook op aspecten voor en er na) is op mijn lijf geschreven, nog steeds.
De Lokale Manager kan, al gebruik makend van mijn vreemde stijl, “to the point” komen en z’n winst/gewenst resultaat behalen.
De kosten?
Éénvoudig rekensommetje!
Een fractie van: De baten.
