Informatie zoeken kost 1. 853 euro per werknemer per jaar
1 december 2011 -
Onderzoek van Mindjet heeft aangetoond dat Nederlanders ‘verdrinken in druppels informatie in plaats van overstromingen’ op het werk. Werknemers worstelen om in de informatiestroom te navigeren en deze te organiseren en verwerken. Dit kost het Nederlandse bedrijfsleven ruim 1.853 euro per werknemer, per jaar.
Het internationale onderzoek, waaraan 200 Nederlandse werknemers hebben deelgenomen, constateert dat slechts een kleine hoeveelheid informatie een overweldigend gevoel kan geven, omdat we niet zijn uitgerust de informatie goed te beheren.
Hersenen zijn niet goed in multitasken
"We krijgen informatie uit een enorme verscheidenheid van bronnen en soms gelijktijdig. Maar de hersenen zijn niet goed in multitasking: wanneer we te maken hebben met e-mails, documenten, meetings, tweets en telefoongesprekken kan het heel moeilijk zijn al deze informatie te verwerken," legt Neurobioloog Mo Costandi uit. "Het visualiseren van informatie helpt ons het grotere plaatje te zien en relaties beter te begrijpen, maar de manier waarop we werken stelt ons meestal niet in staat dit te doen. Hierdoor voelen we ons overbelast en worstelen we om informatie te begrijpen en verwerken. We zullen in de toekomst steeds meer informatie ontvangen van meer bronnen en daarom dienen we beter te worden in het beheren ervan. Technologie kan daarbij helpen, als het wordt gebruikt op de juiste manier."
Meerdere bronnen
Het onderzoek is uitgevoerd door One Poll in opdracht van Mindjet en toont aan dat hoewel Nederlandse werknemers relatief kleine hoeveelheden informatie ontvangen, zij deze stroom moeilijk te beheren vinden. Dat komt met name omdat de informatie afkomstig is van meerdere bronnen. Dit alles heeft een negatieve invloed op de bedrijfsresultaten en werknemerstevredenheid. Meer dan de helft (57 procent) van de werknemers geeft aan dat de hoeveelheid informatie hun werk negatief beïnvloedt. Het gemiddelde aantal ontvangen e-mails is 33 per dag, waarvan een vijfde niet wordt gelezen. We wonen één vergadering bij op een gemiddelde kantoordag, voeren zes telefoongesprekken of conference calls en ondanks de social media hype besteedt slechts 53 procent van de respondenten tijd op sociale netwerken gedurende een gemiddelde werkdag.
Verlies bedrijfsleven
Aan het zoeken naar informatie die ze hebben gezien maar niet kunnen vinden, besteedt de gemiddelde werknemer meer dan 25 minuten per dag, het equivalent van meer dan twee werkweken per jaar. Dit kost bedrijven 1.853 euro per jaar voor elke werknemer, gebaseerd op 234 werkdagen in een jaar met een gemiddelde werkdag van 7,5 uren en een gemiddelde salaris van 32.500 euro. Dit bedrag zal toenemen, gezien de toename van informatiestromen en het Big Data tijdperk.
Chris Harman, Regionaal Vice President voor Noord-Europe, Midden-Oosten en Afrika bij Mindjet, licht toe: "Er is niet veel voor nodig om het gevoel te krijgen dat men verdrinkt in informatie. Dat kost geld en heeft een negatief effect op de motivatie. Bedrijven dienen hun werknemers dan ook te helpen bij het beheren van informatie. Onze oplossingen voor ‘collaborative work management’ richten zich op het visualiseren van informatie, waardoor mensen deze beter kunnen beheren, effectiever communiceren, beter samenwerken, doelen voltooien en productiever zijn."
Internationaal probleem
In Engeland en Zweden zijn dezelfde resultaten zichtbaar: niet zozeer de hoeveelheid informatie ervaren werknemers als het probleem, als wel de veelheid aan informatiekanalen.
Heel herkenbaar. En dan heb je alleen nog maar de informatie die je al eens eerder hebt gezien. Om je werkzaamheden uit te kunnen voeren heb je nog meer kennis, vaardigheden en informatie nodig. Denk hierbij aan vragen als: Hoe kon je ook alweer dat overzicht printen? Waar is de laatste versie van de omstelprocedure? In welk programma moest ik ook alweer de factuurgegevens invullen?
Meestal is niet altijd duidelijk waar je de benodigde informatie kunt vinden. Je hebt dan verschillende opties: gewoon proberen (waardoor iemand dus meer tijd kwijt is aan een taak dan eigenlijk nodig is). Een collega vragen (zodat niet alleen jij, maar ook je collega tijd kwijt is met informatie zoeken). Of zoeken in de beschikbare informatiebronnen (F-schijven, intranet, ordners etc.). Inderdaad, bronnen te over. Mijn ervaring leert dat een medewerker hiermee gemiddeld ook zeker een half uur per dag bezig is. En dan heb je nog de tijd die je nodig hebt om vragen van collega's te beantwoorden in hun zoektijd naar informatie.
Mijn advies: richt je opleidingen en documentmanagement taakcentraal in. Hierbij staan de werknemer en zijn/haar taken centraal en richt je je op het vinden van kennis, vaardigheden en informatie. Bundel dit op 1 taakcentraal ingericht platform en de hoeveelheid bronnen maakt niet meer uit.
Zoals Mindjet terecht aangeeft: de hoeveelheid informatie zal de komende jaren alleen nog maar toenemen. Wacht daarom niet te lang met actie ondernemen.
Annemieke Deenen
Kusoma Opleiding & Advies
Michel van den Berg
|
|
1
-
12
-
2011
|
11
:
25
uur
Best een aardig artikel, maar nogal tendentieus:
''Meer dan de helft (57 procent) van de werknemers...''
''... slechts 53 procent van de respondenten ...''. Het verschil bedraagt slechts 4 procent. Volgens mij dus beiden 'meer dan de helft', of beiden slechts iets meer dan 50%? En wie waren precies de '200 Nederlandse werknemers'? Wat weten we (bijvoorbeeld) over hun opleidingsniveau, hun werkervaring, het type organisatie waarin zijn werkzaam zijn? Zoals gezegd, een aardig artikel, maar niet meer dan dat.
