Tips en tricks om invloed uit te oefenen via de vergaderagenda
5 augustus 2011 -
Een agenda is een prima instrument om de vergadering te sturen. U kunt immers van tevoren bepalen wanneer ergens over wordt gepraat en hoe lang. Soms zelfs óf er wel over wordt gepraat. Carla van den Bos van Vergaderen doe je zo! geeft tips.
Hoe worden agendapunten aangedragen Allereerst moet er worden bepaald wie agendapunten aan kan dragen en op welke manier. Ook moet u weten wie mag bepalen wat er wel en niet op de agenda komt. Een nette manier om samen de agenda te bepalen is door van te voren een concept agenda rond te sturen en te vragen of mensen aanvullingen hebben. Maar eigenlijk stuur u hiermee de agenda al: de punten op de conceptagenda worden immers zeker besproken in de vergadering.
Een voorbeeld van een agenda
De standaardagenda voor een vergadering ziet er ongeveer zo uit:
1. Opening door de voorzitter, afmeldingen voor de vergadering
2. Definitieve vaststelling van de agenda
3. Post
4. Mededelingen
5. Notulen vorige vergadering: bespreking en vaststelling
6. Onderwerp A
7. Onderwerp B
8. Rondvraag
9. Vaststelling datum volgende vergadering
10. Sluiting door de voorzitter
Tijdbesparing
Tijd valt te besparen door mensen te vragen voor de vergadering de mededelingen per email te doen. De post kan ook op deze manier afgehandeld worden. Tekstuele veranderingen hoeven echt niet in een vergadering aan de orde te komen. Meestal komen de discussiepunten toch al terug in uw vergadering.
Wvttk
Wat verder ter tafel komt (wvttk) is een vreselijk agendapunt vindt Van den Bos. Zij raadt u dan ook aan het nooit op te voeren. Het lokt uit tot het ter plekke bedenken van onderwerpen, die helemaal niet voorbereid zijn. Als iemand ergens over wil praten, stel dan voor het op de agenda voor de volgende keer te zetten. Als er een tijdslimiet aan zit: voer het op als 'echt' agendapunt.
Hoe kunt u hier nu mee sturen?
Dat kan heel makkelijk. Het maakt namelijk nogal uit of een agendapunt als eerste behandeld wordt of pas aan het einde van een (lange) vergadering. Aan het einde is iedereen moe en niet meer zo geconcentreerd. U kunt dus kiezen of u wilt dat iedereen fris en enthousiast mee doet met de discussie over het agendapunt. Dan begint u de vergadering er mee. Als u juist niet wilt dat het uitgebreid besproken wordt en er snel een besluit genomen wordt, dan zet u het aan het eind op de agenda.
Ga naar www.vergaderendoejezo.nl voor het aanvragen van het gratis e-boekje ?10 tips over besluitvorming.
