17 maart 2011 -
Bij de meeste vergaderingen is het prettig als de achterban of de doelgroep belangstelling toont en mee wil praten over een voor hen belangrijk agendapunt of zelf iets inbrengt. Inbreng van de doelgroep wuift u niet snel weg. Maar hoe gaat u daarmee om tijdens een vergadering
Elke manager heeft wel eens de vraag van iemand van buiten de vergadering gehad: 'Kan ik een punt inbrengen?' 'Is het mogelijk in te spreken op een punt van de agenda?' of 'Kan ik meepraten over dat agendapunt?' Of meegemaakt dat iemand de vergadering bij wil wonen. Soms zelfs structureel. Hoewel het niet vaak voor zal komen, is het lastig om hierover te beslissen. Vooral als er geen regels zijn. Want waarom zou meneer A de vergadering wel bij kunnen wonen en mevrouw B niet? En welk agendapunt is wel openbaar en welk punt niet?
Handige regels
Carla van den Bos van Vergaderen doe je zo! raadt daarom aan om enkele regels op te stellen. Een paar mogelijkheden:
– de vergadering is altijd openbaar tenzij er over personen of vertrouwelijke zaken gesproken wordt;
- men kan altijd en zonder aanmelding het eerste deel (bijvoorbeeld het eerste uur) van de vergadering bijwonen als inspreker of toehoorder;
– men kan zich tot een paar dagen van tevoren aanmelden om in te spreken of als toehoorder aanwezig te zijn, de agenda wordt hierop aangepast;
- aan het begin van elke vergadering is een mogelijkheid om vanaf de publieke tribune een mening te geven over een agendapunt, vervolgens gaat de vergadering besloten verder;
– het is alleen schriftelijk mogelijk om in te spreken en de vergadering is altijd besloten.
Gesplitste vergadering
Kiest u ervoor om de vergadering te splitsen in een openbaar en een besloten deel, dan is het nuttig om meteen na de inspraakmogelijkheid ook het punt waar het publiek voor komt te behandelen. In het daaropvolgende besloten deel kunt u dan de mededelingen, de ingekomen stukken, de notulen en de overige agendapunten behandelen. Geef de inspreker altijd een bepaalde tijdslimiet en vermeld die voorafgaand aan de vergaderen en/of duidelijk voordat hij of zij begint te praten. Zo kan de spreker zich voorbereiden en loopt de vergadering niet nodeloos uit. Laat de deelnemers aan de vergadering direct na afloop van de rede verduidelijkende vragen stellen. Dan kan de inspreker die beantwoorden, waarna de overige deelnemers het punt tijdens het besloten gedeelte verder kunnen bespreken.
Rol van de voorzitter
De voorzitter moet het onderdeel waarin de inspreker mee kan praten duidelijk afsluiten. Dan is het aan de deelnemers aan de vergadering om erover te discussiëren en besluiten te nemen. Neem na de inbreng van de inspreker afscheid. Zo kan de vergadering doorgaan en voorkomt u dat mensen die eigenlijk weg willen uit beleefdheid nog even blijven zitten.
Ga naar www.vergaderendoejezo.nl voor het aanvragen van het gratis e-boekje '10 tips over besluitvorming.'
