Tien tips om uw werkdag niet te laten beheersen door uw e-mail

14 maart 2011 - E-mail neemt ongetwijfeld een groot deel van uw werkdag in beslag. Zoveel dat het ten koste kan gaan van uw productiviteit en zelfs uw privéleven. Dr Monica Seeley zet op Management Today tien tips op een rij om te voorkomen dat e-mail uw werkdag volledig gaat beheersen

1. Antwoord niet altijd direct 
Is het echt een drama als e-mail niet meteen beantwoord wordt? Hoe sneller u reageert, hoe sneller de afzender ook in de toekomst een reactie verwacht. Voorkom die hooggespannen verwachtingen door niet altijd direct te reageren. 

2. Check niet iedere nieuwe e-mail
Elke keer als u zich af laat leiden (bijvoorbeeld door een binnenkomende e-mail), kost het u een kwartier om weer terug te komen in uw werkritme. Doe één ding tegelijk en concentreer u daar volledig op. Daarna kunt u een pauze nemen om uw e-mail te checken. 

3. Handel elke mail in een keer af
Lees de mail en bepaal meteen wat u ermee doet: afhandelen, deleten, doorsturen of opslaan om later actie op te ondernemen. 

4. Zorg dat u belangrijke e-mail niet over het hoofd ziet
Zorg dat u niet vergeet belangrijke e-mails af te handelen. Kan dat niet meteen, markeer ze dan of zet ze in een speciale map. 

5. Beperk het aantal mailberichten dat u ontvangt
Hiervoor kunt u het Pareto principe toepassen. Kijk welke twintig procent van uw e-mail u van 80 procent van de informatie die u nodig hebt voorziet. Wees vervolgens meedogenloos met betrekking tot de resterende 80 procent. Beëindig uw abonnementen op nieuwsbrieven die u toch niet leest, en gebruik e-mailregels om minder belangrijke e-mail direct in een toepasselijke map te parkeren. 

6. Maak gebruik van kleuren
Geef mails van belangrijke afzender een eigen kleur. Zo ziet u ze minder snel over het hoofd. 

7. Ruim uw mailbox regelmatig op
Verwijder oude berichten en verzonden e-mails en sla belangrijke attachments op. Dit houdt uw inbox overzichtelijk en bovendien minder vatbaar voor (capaciteits)problemen. 

8. Voeg eerst het attachment toe
Hoe vaak realiseert u zich na het verzenden dat u de attachment vergeten bent of krijgt u een mailtje terug waarin gemeld wordt dat uw bijlage ontbreekt? Voorkom onnodig heen en weer gemail door het attachment toe te voegen voor u aan uw mail begint. 

9. Vermeld of en wanneer u een reactie verwacht
Zet in uw bericht duidelijk wanneer u een reactie verwacht/nodig hebt. Is een reactie niet vereist, dan kunt u dit aangeven door de afkorting NRE (No Response Expected) in de onderwerpregel te zetten. Ook dit vermindert het e-mailverkeer. 

10. Maak gebruik van sneltoetsen
Leer wat sneltoetscombinaties uit uw hoofd. Bijvoorbeeld: Ctrl + N opent een nieuw bericht; met Ctrl + 2 gaat u naar uw agenda; enzovoort. Dit bespaart tijd.

Gerelateerde nieuwsitems