26 januari 2011 -
Of u hem nu bewaart op uw mobiel, op een briefje of op uw computer, een goede to-do lijst kan uw efficiency flink verhogen. Choosewhat geeft vijf tips voor het beheren en uitvoeren van deze takenlijst. Het is even wennen, maar dankzij een goede organisatie van uw werkdag kunt u aanzienlijk meer bereiken in minder tijd.
1. Schrijf het op Opschrijven is essentieel. Het maakt niet uit of u dit op papier of digitaal doet. Dit geeft u namelijk veel meer houvast dan een lijstje bijhouden in uw hoofd. De kans dat u iets vergeet, wordt zo gereduceerd tot vrijwel nul.
2. Houd alles bij op één plek Gebruik hoogstens twee media om uw taken en afspraken bij te houden. Schrijf uw afspraken bijvoorbeeld in uw (digitale) agenda en uw taken op een notitieblok of in uw telefoon. Zo kunt u zich concentreren op wat u te doen staat en hoeft u niet ook nog eens te onthouden waar u alles opgeslagen heeft.
3. Zorg dat u uw lijst altijd bij u heeft U kunt uw lijst niet effectief beheren als u die niet bij u heeft op op ieder gewenst moment op kunt roepen. U kunt dan meteen noteren welke taken erbij komen en welke u afgehandeld hebt. Als u iemand tijdens een afspraak belooft iets te doen en dat naderhand op wilt schrijven, is de kans aanwezig dat u dat vergeet.
4. Update uw lijst continu Als u dan toch besloten hebt een to-do lijst bij te houden en die ook altijd bij u hebt, schrijf dan ook alles op wat u zich voorneemt te gaan doen en schrap alles wat u afgerond heeft. Maak er een gewoonte van en voor u het weet gaat het vanzelf.
5. Begin en eindig uw dag met uw lijst Begin uw dag met een blik op uw to-do lijst van de vorige dag. Zijn er dingen die u nog niet gedaan heeft, verplaats ze dan naar uw to-do lijst van vandaag. Eindig uw dag eveneens met een evaluatie van uw lijst. Streep de dingen weg die u afgemaakt hebt en schrijf op wat u de volgende dag moet doen. Nu weet u de details van die taken nog, morgen bent u die misschien alweer vergeten.
