Als manager heeft u vaak dagelijks een hele papierwinkel te verwerken. De komst van de computer heeft dat er niet veel beter op gemaakt. Documenten zijn immers gemakkelijker te lezen vanaf papier dan van het scherm en dus wordt alles maar uitgeprint. Wellicht print u ook stukken, met het doel die later te lezen. Verder ontvangt u brochures, brieven, schema’s, agenda’s en notulen van vergaderingen. Weldra is uw kantoor bezaaid met allerhande papier en ziet u door alle gekapte bomen het bos niet meer. Hoe schept u orde in deze chaos die u zelf gecreëerd heeft?
Als manager heeft u vaak dagelijks een hele papierwinkel te verwerken. De komst van de computer heeft dat er niet veel beter op gemaakt. Documenten zijn immers gemakkelijker te lezen vanaf papier dan van het scherm en dus wordt alles maar uitgeprint. Wellicht print u ook stukken, met het doel die later te lezen. Verder ontvangt u brochures, brieven, schema’s, agenda’s en notulen van vergaderingen. En dan heb ik het nog niet gehad over uw eigen werk, dat u vanwege de betere leesbaarheid ook maar even uitprint, en over uw handgeschreven werkaantekeningen. Weldra is uw kantoor bezaaid met allerhande papier en ziet u door alle gekapte bomen het bos niet meer. Hoe schept u orde in deze chaos die u zelf gecreëerd heeft?
Wat bent u voor iemand? Er worden van allerlei systemen bedacht om ervoor te zorgen dat papieren efficiënt verwerkt worden en dat er overzicht ontstaat. Er moet verschil zijn tussen papieren die direct de aandacht dienen te krijgen en stukken die geen haast hebben. Verder is er papier dat slechts als naslag bewaard dient te worden. Sommige managers vinden het belangrijk dat hun kantoor er representatief uitziet en doen er alles aan om te voorkomen dat er papieren op hun bureau rondslingeren. Anderen willen een direct overzicht van wat ze hebben en nemen de rotzooi die dat geeft op de koop toe. Er zijn verschillende manieren om met de papierstroom om te gaan en de manier die u kiest heeft ook veel te maken met het type persoon dat u bent.
Hieronder volgt een beschrijving van negen verschillende types. Wellicht herkent u uzelf in één daarvan en leert u iets van de benadering van anderen. Deze negen types zijn:
1. De stapelaar 2. De spreider 3. De archivist 4. De behanger 5. De ruimer 6. De eeuwige bewaarder 7. De sjouwer 8. De overwerker 9. De systemist
1. De stapelaar De stapelaar bekijkt de papieren die binnenkomen vluchtig en legt ze meteen op een stapel. Zolang de stapel nog klein is, probeert hij die van boven naar beneden af te werken. Belangrijke post komt meteen bovenop de stapel te liggen en wat minder belangrijk oogt wordt onderop geschoven. Als het aanbod te groot is, krijgen deze ondergeschoven kindjes geen aandacht meer. Om dat te voorkomen ontstaan er snel meerdere stapels die gesorteerd zijn in volgorde van belangrijkheid. De papieren schuiven dan steeds van de ene naar de andere stapel. Als er geen ruimte meer is, verhuizen de stapels die de minste prioriteit hebben naar de grond, een lade of een kast. De belangrijkste stapels krijgen een subonderverdeling. Met geeltjes die uit de stapel steken wordt dan aangeduid waar zich wat in de stapel bevindt.
2. De spreider De spreider wil voortdurend overzicht hebben over alle papieren die hij heeft. Hij heeft een hekel aan stapels, want aan de buitenkant van een stapel kun je niet zien wat er in verborgen zit. Als alternatief verspreidt hij alles wat binnenkomt gelijkmatig over zijn bureau zodat hij alles kan overzien. Als zijn bureau vol is, gaat hij gewoon op de grond verder. Stapelaars kunnen niet begrijpen hoe een spreider iets kan vinden in deze keet. Maar de spreider heeft daar geen probleem mee. Als hij iets nodig heeft, scant hij met zijn ogen de hele kamer en heeft hij het snel gevonden. De grootste angst van een spreider is dat een stapelaar zich op zijn papieren stort en daar stapels van maakt. Hij weet dan niets meer te vinden. Ik heb een echte spreider gekend die na zijn werkdag een briefje voor de schoonmaakdienst op zijn deur plakte met de tekst: ‘AUB het bureau niet opruimen!’.
Een clean desk policy is lastig voor spreiders. Uit noodzaak stapelen ze hun papieren aan het einde van de dag op en bergen ze in een lade, overigens zonder al te veel sortering. Het eerste wat ze de volgende dag doen is alles weer overzichtelijk verdelen over hun bureau. Spreiders zijn overigens niet persé slordig of systeemloos. Ze hebben gewoon hun eigen manier om overzicht te bewaren. Er bestaat trouwens nog een tussenvorm tussen stapelen en spreiden. Dat zijn de mensen die hun documenten dakpansgewijs op hun bureau leggen. Van elk document hoeft er maar een puntje uit te steken. Zo kan deze persoon overzicht bewaren, zonder gebruik te hoeven maken van de grond.
3. De archivist De archivist houdt niet van rommel op zijn bureau. Hij bergt alles meteen op in mappen en ordners en werkt vanuit deze systemen. Wat hij opbergt moet ook terug te vinden zijn. De ordners hebben daarom elk een overzichtelijke indeling op alfabet of datum. Natuurlijk bestaat er een - overkoepelende - map waarin te lezen is in welke ordner wát te vinden is. Dit lijkt een gestructureerde methode, maar sommige mensen kunnen met dergelijke systematieken niet goed overweg.
Ik heb een manager gekend die zichzelf dwong om georganiseerd te werken op deze manier. Zij verdronk echter in haar zelfbedachte systemen. Zij gaf haar medewerkers bijvoorbeeld opdrachten met behulp van briefjes, waarvan zij een kopie bewaarde in een map: ‘onbeantwoorde briefjes’. Zolang een medewerker geen antwoord had gegeven op het briefje ontving hij steeds herinneringen. Zodra hij echter een antwoord gaf in de trant van: ‘ik zal er binnenkort naar kijken…’, hoorde hij verder niets meer. Zijn opdracht was immers verdwenen in de map: ‘beantwoorde briefjes’. Zo kwamen de medewerkers er vaak gemakkelijk vanaf.
4. De behanger De behanger is een persoon die blijk geeft van ruimtelijk inzicht. Hij kijkt liever recht vooruit dan naar beneden. Waarom zou je alles op je bureau laten liggen als je ook gebruik kunt maken van de muur? De behanger hangt alles wat hij belangrijk vindt aan een prikbord, aan de deur van zijn kantoor of aan de wand. Alle reminders aan zichzelf schrijft hij op memoblaadjes en deze plakt hij aan de rand van zijn computerscherm, op zijn telefoon en aan zijn werktafel. Zijn kamer ziet er werkelijk feestelijk uit voor de bezoeker die bij hem binnentreedt. Zelf ziet hij dat niet meer. Hij is immers gewend aan een gedecoreerde wand. Als u bij hem thuiskomt zult u bemerken dat hij zijn toilet ook heeft volbehangen.
5. De ruimer De ruimer heeft zich een rigoureuze manier van systematiek aangeleerd. Deze persoon heeft liever overzicht dan naslag. Daarom gooit hij alles waarvan hij meent dat het geen waarde meer heeft meteen weg. Hij is een kunstenaar in het relativeren, dus vanuit zijn gezichtspunt heeft iets al snel geen waarde. Als een vergadering klaar is, verdwijnen de notulen van de vorige vergadering direct in de prullenbak. Als iets belangrijk is, krijgt hij de stukken wel weer opnieuw, meent hij. Berekeningen bewaart hij ook zelden: liever iets opnieuw uitrekenen dan troep op je bureau. Mensen die met een ruimer samenwerken zijn regelmatig van alles kwijt.
6. De eeuwige bewaarder De tegenhanger van de ruimer is de eeuwige bewaarder. Dit is de persoon die alles bewaart en dus feitelijk meer troep heeft dan anderen. Van al zijn documenten bestaat de vorige versie ook nog ergens. De eeuwige bewaarder is meestal ook stapelaar of archivist, maar bij hem op zijn kamer vind je ook gevulde dozen. Hij is één van de weinigen in het bedrijf die de weg naar de zolder weet, waar ook nog één en ander van hem te vinden is.
7. De sjouwer De sjouwer hanteert een ander systeem. Deze persoon stopt alle documenten die hij belangrijk vindt in een grote tas (die hij ook mee naar huis neemt) en sjouwt zich elke dag een breuk. Zijn idee hierbij is dat wanneer hij het bij zich heeft, er zich mogelijk wel een goed moment aandient dat hij de stukken kan doorlezen. Het zou kunnen zijn dat hij thuis meer tijd heeft om zich in een bepaald document verder te verdiepen. In de praktijk komt daar meestal niets van, dus sjouwt hij alles alleen maar heen en weer. Eigenlijk weet hij wel van zichzelf dat hij er waarschijnlijk helemaal niets mee zal doen, maar toch neemt hij elke dag alles weer mee - je weet immers nooit!
8. De overwerker De overwerker houdt niet van papieren op zijn bureau of met werk gevulde lades. Hij wil ook geen werk mee naar huis nemen. Om goed overzicht te kunnen bewaren, meent hij dat de stapels op zijn bureau aan het einde van de werkdag moeten zijn weggewerkt. Als hem dat niet lukt, werkt hij liever over dan dat hij de volgende dag weer met dit werk geconfronteerd wordt. Hij werkt niet over omdat dat persé moet vanwege bepaalde deadlines, maar slechts om overzicht in de papierwinkel te behouden. Deze persoon heeft het altijd druk, want zijn lege bureau wekt helaas de schijn dat er nog wel wat werk bij kan. Een spreider heeft daar minder last van. Diens overvolle bureau heeft namelijk ook een nuttige signaalfunctie. Het is vol; er kan niets meer bij!
Als u uzelf herkent als een overwerker, verdiep u dan eens in de tien beproefde methoden om te tonen dat u het druk heeft. U zult dan ontdekken dat overwerken best nuttig kan zijn om te laten zien dat u hard werkt, maar dat u er om dezelfde reden ook beter voor kunt zorgen dat er nog wat blijft liggen voor morgen.
9. De systemist De systemist verwerkt alles in de computer. Hij ontvangt alle post het liefst per mail en als hij papieren binnen krijgt, scant hij ze in zodat hij ze kan inpassen in zijn computersysteem. Hij heeft zich aangeleerd om zoveel mogelijk van het scherm te lezen en beperkt het printen van documenten tot het minimum. Als reminder stuurt hij mailtjes aan zichzelf en maakt hij gebruik van zijn elektronische agenda. Als hij sjouwt, is het met zijn laptop.
De systemist is helemaal los op zijn computer en weet precies waar hij alles kan vinden. Iedereen kan er echter nog niet evengoed mee overweg als hij. Elk van de bovenstaande types heeft ook zijn eigen manier ontwikkeld om met de computer om te gaan. De volgende keer zal ik daarom aandacht besteden aan de verschillende manieren waarop managers met hun elektronische documenten aan de slag kunnen gaan.
Mensen in hokjes Hoe heerlijk is het toch om mensen in hokjes in te delen! Als iedereen zo gemakkelijk gecategoriseerd zou kunnen worden, zou dat ons leven een stuk gemakkelijker maken. Een typologie zoals hierboven helpt je een beetje om mensen te plaatsen door ze met elkaar te vergelijken. Het is mogelijk dat u uzelf of anderen in één van de types heeft herkend, maar evenals bij beschrijving van de verschillende roddeltypes in uw team, kan het zijn dat u meerdere eigenschappen op uzelf van toepassing vindt. Combinaties tussen de verschillende types zijn zeker mogelijk. Misschien hangt uw muur vol én heeft u stapels op uw bureau én ligt uw vloer bezaaid. Misschien heeft u uw eigen - hier niet beschreven - systeem. Uw manier van ordenen heeft ook alles te maken met de actuele situatie: een aantekening op een kladje is soms véél belangrijker dan een officieel document.
