Zakenrelaties zijn moeilijk te bereiken, afdelingen draaien op halve kracht, voor vergaderingen kunt u niet de juiste personen bij elkaar krijgen, besluiten moeten worden uitgesteld. Kortom: het is zomer! Frank van Marwijk kijkt er anders tegenaan en geeft u handige tips om opgewekt en effectief het zomerseizoen door te komen. Doe nieuwe ideeën op, ga netwerken en besteed extra tijd aan uw personeel, betoogt hij.
Terwijl uw collega’s en zakenrelaties genieten van zon en zee, zit u nog steeds zwetend achter uw pc. Het lijkt er soms op dat u de enige bent die nog aan het werk is. De afwezigheid van anderen maakt het lastig om efficiënt te werken. Het kost u vele telefoontjes om de juiste mensen te bereiken. Vervangingen blijken veelal slecht geregeld, zodat het overkomt dat u steeds de verkeerde personen aan de lijn krijgt. Intern is het niet veel beter gesteld. Vanwege de afwezigheid van de helft van uw personeel is de communicatie inefficiënt. Uw boodschappen komen niet goed over; mensen voelen zich niet verantwoordelijk. Tijdens vergaderingen kunnen nauwelijks besluiten genomen worden. U vraagt zichzelf wel eens af wat u nu eigenlijk aan het doen bent.
Is dit uw beeld van de zomer? In veel bedrijven staan de werkzaamheden tijdens de zomer op een laag pitje. Opdrachten die begin juni verstrekt zijn hebben soms pas een deadline in september. Uw klanten zijn ook vaak slecht bereikbaar en nieuwe opdrachten blijven uit. Erg veel haast is er dus niet. De informatieverstrekking is om dezelfde reden weinig vernieuwend. Sommige mensen die geen vakantie hebben, lijken vooral naar hun werk te komen omdat ze zich daartoe moreel verplicht voelen: ‘je wordt immers betaald voor je aanwezigheid, dus moet je er zijn!’ Tegelijkertijd doen ze hun best om de schijn te wekken dat ze het erg druk hebben.
Als dit uw beeldvorming is van de zomer, bereikt u inderdaad niet veel. U benadert uw zaken dan als een mismatcher en focust eerder op de beperkingen dan op de mogelijkheden. Doe uw oogkleppen af! Het is zomer: geniet ervan en haal er tegelijkertijd zoveel mogelijk profijt uit!
Een bijzonder jaargetijde Het lijkt er soms op dat het accent van het werk vooral op het najaar en de wintermaanden ligt. Er staat dan weer veel gepland. Iedereen is er weer en we kunnen er weer flink tegen aan. U hoeft daar echter niet op te zitten wachten en u hoeft zeker niet hetzelfde te doen als in de herfst en winter.
Besef dat het nu zomer is! Dat maakt nogal verschil. Dit jaargetijde heeft zijn eigen karakter: het is warm, er is veel licht en kleur, de stemmingen van de mensen met wie u contact heeft zijn doorgaans goed, de dagen zijn lang, de muziek is vrolijk, de kleding luchtig, er zijn relatief weinig ziekmeldingen en er is veel tijd voor elkaar. Deze beeldvorming biedt u de mogelijkheid om naar uw werk te kijken vanuit een ander perspectief.
De zomer biedt u mogelijkheden die andere jaargetijden niet kennen. Het is bijvoorbeeld bewezen dat de donkerte van het najaar niet al te best is voor de stemming. Veel licht biedt helderheid voor de menselijke psyche. Tijd dus voor frisse ideeën en ontspannen contacten. Maak gebruik van de rust, benut de lange dagen en geniet van het aangename weer! Het is een andere instelling waar u misschien even aan moet wennen, maar in de zomer dient uw focus niet zozeer te liggen op wat er allemaal moet, maar op wat er allemaal kan!
Laat weten dat u er bent! Als u in de zomer zinnige dingen te doen wilt hebben, is het belangrijk dat u in contact komt met de mensen die er nog zijn. U zult al menig mailtje ontvangen hebben van mensen die te kennen geven dat zij met vakantie zijn. U bent juist aanwezig in de vakantietijd! Als u wilt dat mensen contact met u opnemen, is het zeker ook goed om uw relaties te laten weten dat u in deze periode wél bereikbaar voor hen bent en dat u tijd voor hen heeft. Als u ondernemer bent biedt de zomer geweldige kansen voor prachtige promoties: zonnevoordeel, korting boven de dertig graden, enzovoorts. Hoe dan ook… zorg ervoor dat anderen er niet klakkeloos vanuit gaan dat u er ook wel niet zal zijn…
Tijd voor uitgestelde netwerkafspraken Hoewel veel mensen op vakantie zijn, zijn zeker niet al uw zakenrelaties onbereikbaar. Net als u, zijn er anderen die het voor- of naseizoen prefereren om op vakantie te gaan. De zomer biedt u goede gelegenheid om contacten aan te gaan en te onderhouden. Verlaat uw werkplek eens en ontmoet uw zakenrelaties op een terras of in de achtertuin van hun kantoor.
De tijdsdruk is ’s zomers minder aanwezig en de contacten komen informeler over: jasje uit, stropdas los… Doordat deze ontmoetingen plaatsvinden in een ontspannen ambiance, ontstaan er vaak goede ideeën en creatieve openingen voor samenwerking. U leert uw zakenrelaties op een andere manier kennen waarbij de menselijke kant van het contact wordt benadrukt. Dit versterkt de band en verlaagt de drempel om opnieuw met elkaar in contact te treden.
Tijd voor uw personeel De context en sfeer bepalen hoe mensen met elkaar omgaan. U kunt daar zelf verandering in aanbrengen. De zomer biedt veel gelegenheid om het gespannen zakelijke er eens af te halen en uw ontmoetingen wat luchtiger te laten zijn. Dit kunt u ook teweegbrengen in contact met uw eigen personeel. Trakteer bijvoorbeeld eens spontaan op ijsjes. Nodig uw collega’s uit voor een lunch in de open lucht of organiseer een zomerse barbecue. Een vergadering krijgt een andere sfeer als u in plaats van thee eens een fles cola op tafel laat zetten. Dit lijkt zo simpel, maar u zult duidelijk het verschil bemerken. De lichaamshoudingen veranderen, er wordt op een andere toon gesproken en er wordt meer gelachen. De stemming is niet alleen goed; er komen ook creatievere ideeën op tafel.
Zorg er trouwens voor dat u de agenda van uw vergaderingen ook aanpast aan het zomerse gedachtegoed. Het is weinig inspirerend om in de ziedende warmte te moeten vergaderen over tegenvallende productiecijfers, deadlines en planningen voor het najaar. Het is zeker zinloos om alvast vergaderpunten uit te kauwen waarover - in verband met afwezigheid van… - toch geen besluiten kunnen worden genomen. Bied daarentegen meer ruimte voor creatief brainstormen en input van vernieuwende ideeën. De zomerzon geeft soms heldere inzichten en werpt licht op duistere zaken; maak daar gebruik van!
Siësta… doe het rustig aan! In Zuid-Europese landen hebben ze het goed begrepen: als het warm is moet je het rustig aandoen. Om deze reden sluiten daar de winkels en kantoren een paar uur op het warmst van de dag. Dit is spijtig voor de vakantiegangers die om deze tijd juist de pittoreske plaatsjes willen bezoeken, maar voor de inwoners van het land zelf is het een noodzakelijk moment om energie bij te tappen.
Ik pleit er niet voor dat u een tropenrooster invoert op uw kantoor. Wellicht wordt het dan namelijk nog lastiger om mensen te bereiken. Zorg er echter wel voor dat u en uw personeel het rustig aandoen als het warm is. Op die manier kunt u het lang volhouden.
