De informatie die u als manager ontvangt komt niet altijd zo gestructureerd binnen als u wellicht zou willen. De gegevens dienen zich vaak niet aan in chronologische volgorde. In sommige gevallen is de benodigde informatie nauwelijks beschikbaar, maar wordt toch van u verwacht dat u adequaat handelt. Op andere momenten krijgt u zoveel informatie te verwerken dat u erin zou verzuipen als u deze allemaal tot u zou laten doordringen.
De informatie die u als manager ontvangt komt niet altijd zo gestructureerd binnen als u wellicht zou willen. De gegevens dienen zich vaak niet aan in chronologische volgorde. In sommige gevallen is de benodigde informatie nauwelijks beschikbaar, maar wordt toch van u verwacht dat u adequaat handelt. Op andere momenten krijgt u zoveel informatie te verwerken dat u erin zou verzuipen als u deze allemaal tot u zou laten doordringen.
De gegevensverstrekking mist soms volledige logica. Als manager dient u een meester te zijn in het anticiperen. Er wordt van u gevraagd te werken met informatie die nog niet beschikbaar is. U moet kritische situaties duidelijk weten te onderkennen en daarop effectief inspelen. Om tijd te winnen moet u selecties aanbrengen in de hoeveelheid input die u krijgt. U dient op zaken vooruit te lopen door de beperkte gegevens die u overhoudt zodanig te combineren dat er een logisch verband ontstaat, en daaruit conclusies te trekken.
Hanteren van onvolledige informatie Vanuit de gestaltpsychologie is het principe bekend dat mensen geneigd zijn onvolledige situaties kloppend te maken. Beroemd zijn de psychologische testen waarbij proefpersonen figuren - zoals een cirkel - waaruit een stukje ontbreekt, afmaken. Feitelijk is dit een slimme manier van ons brein om gebrek aan informatie te compenseren. We gaan eerst uit van een bepaalde verwachting en stellen die steeds bij. Stukjes informatie die we later ontvangen, passen we telkens in de puzzel om deze zo compleet mogelijk te maken.
Waarschijnlijk kent u dit wel uit eigen ervaring. U bent aan het zappen op televisie en belandt midden in een film die u wel aardig lijkt. De film is echter al drie kwartier bezig. Hoewel u de uitleg van het plot en de kennismaking met de personages aan het begin heeft gemist, lukt het u toch goed om de film te volgen. Om ‘in het verhaal te komen’ verwerkt u in de loop van de film kleine stukjes kennis die uw beeldvorming compleet maken. Dit principe werkt ook in andere situaties. Als u midden in een gesprek valt heeft u vaak maar een half woord nodig om te weten waarover gesproken wordt. U heeft dus niet altijd volledige informatie nodig om er adequaat mee te kunnen werken. Vaak volstaat het te anticiperen op de situatie met de beperkte informatie die u heeft.
Beperk de overkill Een probleem van de moderne tijd is in veel gevallen niet zozeer het gebrek aan informatie, maar juist de overkill. Er bestaan steeds meer kanalen via welke u informatie kunt krijgen. En via deze kanalen komt ook meer binnen dan u kunt - en wilt - verwerken. Neem alleen al de e-mail. Veel managers openen niet eens meer alles wat binnenkomt, maar maken een selectie op afzender en titel. Hierdoor mist u wellicht informatie die achteraf wel belangrijk blijkt te zijn. Anderzijds geeft het u meer overzicht als u niet alle informatie tot u laat doordringen. Bekijk het maar zo… als informatie écht zo belangrijk is, bereikt deze u meestal ook nog in een alternatieve vorm of via andere kanalen.
Scannen van informatie U kunt overkill beperken, maar toch zo goed mogelijk geïnformeerd zijn. Dit kunt u doen door bijvoorbeeld door uw manier van lezen aan te passen. Eerder al gaf Fred Akkerma u zes eenvoudige technieken om sneller te lezen.
Vaak worden bij snellezen de begrippen ‘scannen’ en ‘diagonaal lezen’ gebruikt. Behalve de genoemde technieken geldt dat u ook kunt lezen zonder werkelijk álles te lezen. U flitst met uw ogen heen en weer om de essentiële woorden eruit te pikken. U leest de koppen van de alinea’s en springt verder door de tekst met behulp van aanduidingen als ‘ten eerste’ en ‘ten tweede’. Deze woorden helpen u te weten te komen hoe de argumentatie is opgebouwd.
De kunst van het overslaan Om op deze manier te lezen moet u stukken durven over te slaan en te vertrouwen op het compenserend vermogen van uw hersenen. Bij het lezen maakt u dus ook gebruik van een vorm van anticiperen. Het blijkt dat u meer informatie opneemt dan u zou verwachten. Toch zijn er veel mensen die thuis alleen de koppen en vetgedrukte passages uit de krant lezen, maar op hun werk elke zin driemaal omkeren om er zoveel mogelijk essentie uit te halen.
Het overslaan van informatie is overigens een techniek die u niet alleen bij lezen van pas kan komen. Ook in de mondelinge overdracht kunt u veel tijd besparen door uw medewerkers aan te leren om beknopt te zijn. Sommige mensen trachten altijd zo volledig mogelijk te zijn, maar meer is niet altijd beter. Vaak kunt u beter de werkwijze van de handelingsgerichte luisteraar hanteren. In veel gevallen volstaat een samenvatting of beknopte informatie om een taak goed te kunnen uitvoeren. Een uitgebreid verhaal met veel voorbeelden maakt de zaak niet altijd helderder.
Oorzaak en gevolg Als u op een goede manier anticipeert, denkt u vooruit en weet u benodigde acties in te schatten. U voorziet knelpunten en voorkomt dat zaken uit de hand lopen door tijdig maatregelen te nemen. Hier dient u te werken met ontbrekende informatie. Dit kunt u vaak doen door logisch te redeneren vanuit oorzaak en gevolg. Deze manier van anticiperen wordt ook geadviseerd als u deelneemt aan het verkeer. U rijdt bijvoorbeeld met uw motorfiets door een woonwijk. Plotseling komt vanachter een auto een bal de weg op rollen. Aangezien ballen gewoonlijk niet uit het niets verschijnen, kunt u verwachten dat er een kind achteraan komt rennen. Deze kennis zorgt ervoor dat u voortijdig uw snelheid kunt aanpassen.
Vooruitdenken vraagt om logisch redeneren. Dit klinkt vanzelfsprekend. Toch is het niet voor niets dat bij rijlessen uitleg wordt gegeven over het principe van anticiperen. Anticiperen kunnen we blijkbaar beter als we vooraf bewust zijn gemaakt van deze mogelijkheid. Zijn we er eenmaal mee vertrouwd, dan wordt het zo mogelijk een tweede natuur.
Samenvatting en conclusie U heeft niet altijd volledige informatie nodig om te weten waar het om draait in het leven. Vertrouw op uw vermogen om te anticiperen: u krijgt meer informatie dan u denkt! Soms volstaat het om alleen de samenvatting en conclusie te lezen om de essentie te begrijpen. Is dit het eerste wat u heeft gelezen van dit hele artikel? Dan bent u op de goede weg!
Anderzijds is het goed om te beseffen dat het niet in elke situatie gewenst is om u slechts beperkt te informeren. De invulling die u geeft aan de leemtes in de informatie hoeft niet altijd de juiste te zijn. Als u beslissingen moet nemen in zaken die verstrekkende gevolgen kunnen hebben, kunt u beter volledig geïnformeerd zijn.
